Iga uue ettevõtmise puhul tehke kardinaalseid muudatusi

Firma tegevuse või toote teadvustamise üks konkreetne ja õnnestumisel ka tõhus vorm on kõikvõimalike ürituste korraldamine.

1. Millest korraldatava sündmuse puhul lähtuda?

- Eeskujudest. Ehitage sündmus üles, toetudes nn lääne eeskujudele või peakontori positiivsele kogemusele.

- Oma firma traditsioonidest, mille loote aastatega. Teie sündmusi iseloomustab jätkuvalt kindel vorm ja sisu, millega olete harjutanud ajapikku ka oma kliente.

- Üllatustest. Iga uue ettevõtmise puhul teete võimalikult kardinaalseid muudatusi.

2. Milline on sündmuse vorm?

Vastavalt sündmuse vormile kujundage ka mängureeglid, tehke selgeks, kas tegemist on ikkagi esitluse, kliendipäeva, vastuvõtu, lustipeo, piduliku õhtu, balli vms. Ärge ajage neid omavahel segi ega pookige ühe elemente teise külge.

3. Millega kindlasti aegsasti tegeleda?

- Toimumisaeg. Hoidke kuupäevaliselt kaugemale riiklikest tähtpäevadest, festivalidest, suurüritustest.

- Toimumispaik: veenduge, kas väljapakutud ruumid ja nende paigutus vastavad kirjeldusele. Need osutuvad tihti väiksemaks, pimedamaks, kõlavamaks. Vabas õhus arvestage juba ette, et ilm meie laiuskraadil ei ole enamasti meie sõber ja ka publik käitub selles keskkonnas teisiti.

- Kestus ja ajakava: iga vähegi ettevalmistatud sündmus lõpetatakse kindlaksmääratud ajal, vaatamata sellele, kas publik soovib jätkata. Seetõttu koostage täpne ajakava, kuid jätke improvisatsioonivõimalus kohapeal, alati tuleb nihkumisi vastavalt hetkeolukorrale.

Piinlikke momente, vaikust ja paanikat laval aitab lahendada kiire taibuga läbiviija ja/või ansambel.

- Kutsed: tegelge nende laialisaatmisega pigem natuke varem kui hiljem, sest 21. sajandi inimest ei vaeva probleem «kuhu minna, mida teha» ja hilinenud kutsetele reeglina ei reageerita.

Telefonikõne, faks või e-mail võivad osutuda pigem solvavaks, jättes mulje viimsel hetkel platsile palutud «varumängijast». Kutse püüdke koostada pilkupüüdev ja vaimukas, sest see tekitab kutsutus esimese ja määrava otsuse. Paluge kindlasti helistada tagasi ja teatada osavõtusoovist.

4. Kes peavad kohtuma?

Tingimata peaks eelnevalt toimumiskohas kohtuma ja sündmuse läbi mängima, nähes ette ka kõikvõimalikud muudatused ja üllatused (need just halvas mõttes): tellija esindaja, korraldaja(d), toimumispaiga esindaja, läbiviija ja cateringfirma esindaja.

Küsige korraldajalt või läbiviijalt esinejate ja tantsu- ning taustamuusikute kava ja stiili täpseid kirjeldusi. Soliidsed kollektiivid omavad enamasti tänapäeval demosid helikandjate ja videokassettide näol. Kontrollige üle heli- ja valgustehnika tehnilised parameetrid ja vajadused, veenduge tehnilise personali kohalekutsumise vajalikkuses. Vastasel korral võib juhtuda, et tassite kesk voogavat balli palmi ühest saali otsast teise.

5. Kas kasutada korraldusfirma ja kogenud spetsialistide abi?

Soovitavalt küll, sest nad näevad ette asju, millega on kokku puutunud kümnetel ja sadadel sündmustel. Korraldaja kaela saate veeretada kogu vastutuse.

6. Mida ei tohiks pidada paljuks isegi peale igati õnnestunud sündmust?

Tulge neljandas punktis nimetatud seltskonnaga uuesti kokku ja analüüsige toimunut. Kui pole vaja arutada, mis läks halvasti, arutage, mida järgmine kord teha teisiti. Tehke igast oma firma ettevõtmisest sündmus. Sündmuse edu ei määra aga alati tema maksumus ja pikkus: meelde jääte originaalsusega.

Autor: Artur Raidmets