Üheaegsed helistajad ei jää vastuseta

Eduka ürituse eeltingimus on hästi läbimõeldud ja teostatud ettevalmistustöö.

Kutsed jõuavad adressaatidele kohale üheaegselt ning suure tõenäosusega helistab põhimass palvele R.S.V.P enam-vähem korraga. Siis on organiseerija telefon raskesti tabatav ja ürituse ebaõnnestumise korral pole võimalik isegi adekvaatseid põhjusi välja tuua, sest vastamata kõnede üle ei saa arvestust pidada.

Ajutise iseloomuga protsessid tasub firmal osta allhankena. Ürituse korraldamist toetab Baltcomi pakutav helistamiskeskuse kõnekäsitlusteenus, mis sisaldab nii välja- kui ka sissehelistamist.

Ürituse õnnestumiseks tasub kõigepealt kaardistada sihtgrupi huvid, küsitlusse võib lisada ka muid korraldajate jaoks olulisi küsimusi kuni sobivama toimumise ajani. Piisav eelinfo annab suurema kindluse kava kokkupanemisel.

Kutsetele reageerijatele vastamisel avaneb automaatselt kõnekäsitlusteenuse programm, mis on koostatud lähtuvalt ürituse organiseerija juhistest. Helistajat tervitatakse kokkulepitud lausega, vastatakse küsimustele (võimalikud küsimused ja probleemid prognoositakse programmi koostamisel) ning kantakse andmed andmebaasi. Kliendi teenindamine toimub kõnekäsitlusteenuse vahendusel ning üheaegselt on võimalik teenindada kuni 15 helistajat.

Teenuse tellijale tagab mugava ülevaate sisse- ja väljahelistamisteenust siduv online-programm, mida on võimalik interneti vahendusel jälgida. Kriitilistel puhkudel, kui oodatav registreerujate arv ei vasta korraldajate ootustele, saab paralleelselt kutsututele üle helistada.

Jooksvate muudatuste tegemine toimub operatiivselt, vajadusel isegi interneti vahendusel reaalajas.

Kõnekäsitlusteenuse kvaliteet tagatakse individuaalse lähenemisega: igale kliendile luuakse lähtuvalt tema vajadustest isiklik programm ning ka iga kliendi puhul eraldi koolitatakse klienditeenindajad.

Kui arvestada 200-liikmelise sihtrühmaga ja kahe nädalase ajaga, siis läheks Baltcomi kompleksteenus maksma keskmiselt 7000 krooni.

Mis teistesse firmadesse puutub, siis pakutakse ainult väljahelistamise teenust või siis toetatakse koostöös Ekspress Hotline'iga suuri reklaamikampaaniaid.

Seni oleme kasutanud Baltcomi sektretäriteenust, mis võimaldab vastata kõigile väljaspool tööaega tulevatele kõnedele. Teenus on ettevõttele väga vajalik, aga soovida jätab teatamise kiirus ning olulise eristamine ebaolulisest.

Info on olnud ka ebapiisav, näiteks teatatakse meile, et otsiti konkreetset inimest ja nimetatakse tema nimi, kuid seda, kes otsis ja miks, enam ei lisata.

Uue kõnede kompleksteenuse kohta hinnangut anda praegu ei oska.