Infoliikumine määrab edukuse

Hoolikalt tuli läbi mõelda asjaajamine kõigi teiste osakondadega, kellega igapäevane töösuhe on vältimatu. Lähtusime põhimõttest, et kolleegid ei peaks kodubüroo projekti pärast oma tööharjumustes midagi oluliselt muutma.

Uuele töökorraldusele ülemineku jagasime kolme faasi: tutvumisperiood, ?kuiv trenn? ehk võimaluste katsetamine konsultantide juuresolekul toimetuse ruumides ning esimese kuu test reaalsetes tingimustes. Iga faasiga kaasneb tihe tagasiside kõigi nüansside kohta igalt projektist osalejalt. Samuti ei otsusta me ühtegi tegevust seda ühiselt katsetamata. Oleme häälestanud end muutusteks, juhul kui planeeritud variandid ei sobi.

Olles ühiselt jõudnud kokkuleppele uutes tööpõhimõtetes, määrasime töötajate koolitusvajaduse. Märksõnadeks kujunesid Outlook ja online-koosolekud. Kaalusime nii koolitaja palkamist kui oma arvutispetside tuge. Tulemuslikumaks osutus viimane, sest firmas töötavad IT-inimesed tunnevad toimetajate arvutioskusi ning on paremini kursis meie vajadustega.

Kuna töö planeerimises otsustasime Outlooki kasuks, sai igaüks Outlooki käsiraamatu. Sellele järgnes kahenädalane katsetamine. Testisime ka kolme suhtlustarkvara : ICQ, MSN Messengeri ja AOL Messengeri. Pärast teste tunnistasime ühiselt parimaks AOL, mis jääb edaspidi online-koosolekute ja kiire mõttevahetuse vahendiks.

Infoliikumisel on enesestmõistetav läbipaistvus. Töökorraldus võib olla geniaalne, aga kui töötajatel pole sellest ülevaadet, kukub projekt läbi. Esmalt tasub töötajatel luua arvutipõhine lihtne teadetetahvel. Seejärel jagada kõigile töökorralduse infopakett, mis sisaldab rutiine kuupäevase ja kellaajalise täpsusega, samuti vastutajaid ja osalejaid. Kuna muutused on iga töötaja jaoks suured, siis ei tasu mälu ja vaid suulist infot ülehinnata.

Leia vastused oma töö võtmeküsimustele

Millised tööd saab teha kodus, millised ainult kontoris?