Kliendiüritus nõuab aega ja ettevalmistust

Kliendiürituse esimeseks põhireegliks on määratleda ürituse eesmärk ning sihtrühm. Ei ole välistatud, et üritus võib teenida mitut eesmärki, kuid soovitaksin siiski keskenduda ühele selgele eesmärgile. Näiteks ESSi 10. aastapäeva integreeritud üritusturunduskampaania eesmärgid olid: püsiklientide hoidmine ja tänamine ? VIP-vastuvõtt; tunnustada ja motiveerida oma töötajaid ? töötajatele suunatud vastuvõtt; avalikkuse tähelepanu äratamine ja turu harimine ? tasuta perepäev linnarahvale. Erinevat lähenemist nõuavad ka eri kliendigrupid, sest on oluline vahe, kas panga kliendiürituse sihtgrupp on õppelaenu soovivad tudengid või personaalpanganduse VIP-klient.

Loo laiema meeskonnaga ideekavand, integreerides erinevad turundus-, meelelahutus- ning projektijuhtimisfunktsioonid. 80 lõpptulemusest moodustab lähenemine probleemi lahendamiseks. Ainult säravad ideed ja edaspidine kvaliteetne teostus loovad eeldused õnnestumiseks.

Oluline on ka koostada kulueelarve ? kui palju firma saab kliendiürituseks kulutada. Kui puudub vajalik kogemus, tuleb komplekteerida kõikide kulude hinnapakkumised ning arvestada vähemalt 10 reservfondiga, sest tõenäoliselt tekib ettenägematuid lisakulusid.

Kõik elemendid, mis üritusega seotakse, peavad lähtuma tootemargist, olgu selleks ürituse eelkutse, VIP-kingitus, catering-menüü või õhtujuht. Näiteks Royal Service kutsus oma kliendid Tallinna Linnateatrisse ?Musketäre? vaatama, sest etendus sobis firma põhiväärtustega.

Kvaliteetse kliendiürituse ettevalmistusaeg peaks olema vähemalt kaks kuud, mastaapsematel projektidel neli kuud kuni pool aastat. Ürituse ideekavandile või loovlahendusele tuleb anda aega settimiseks. Alati tuleb töö käigus uusi ja paremaid ideid või täiendusi. Nii on hea kliendiüritus nagu teemant, mis lihvides muutub paremaks.

Suurepärane tulemus oleks ka see, kui kliendiüritus muutuks traditsiooniks, mida iga aasta või korraga edasi ning tugevamaks arendada. Nii võib üritusest endast saada bränd ja tulemuslik turunduse töövahend. Positiivseks näiteks on siin Tallinna Külmhoone jäätisemargi Villi perepäev 1. juunil ehk lastekaitsepäeval Tallinna loomaaias.

Üheks märksõnaks on ka aktiivne suhtlemine külalistega. Ole tähelepanelik, loo ja arenda suhteid ? see on kliendiürituse keskne eesmärk. Võtmeisikud ja klienditeenindajad peavad olema vabad muudest kohustustest, et saaks olulisega tegeleda. Ebahuvitavat tööd ehk järelevalvet ja kontrolli peab tegema üks konkreetne inimene, on see siis firmapoolne või üritusturundusfirma vastutav projektijuht.

Ei tohiks unustada ka üritusejärgset SWOT-analüüsi. Ainult hinnangutest ja pressikajastusest ei piisa. Värske kliendiürituse kogemuse detailne analüüs toob välja selle nõrkused, tugevused, ohud ning võimalused järgmisteks üritusteks.

SWOT ei peaks olema üldsõnaline, vaid pigem sügavuti minev ning detaile väärtustav.

Autor: Aivar Laan