Infosüsteemi valimise võtmeküsimus

Paljud kliendid arvavad, et uus majandustarkvara lahendab kõik probleemid, kuid kas see ikka on nii?

See arvamus on sama, kui ilma autojuhtimisoskuseta valida uusi ja uusi masinaid, liikumata samas paigalt, sest probleem ei ole automargis, vaid autojuhtimise oskuste puudumises.

Mingil tasemel teab igas ettevõttes keegi, mida on võimalik saavutada infosüsteemiga ja mis tegelikult IT-alaste otsuste taga peitub, aga reaalselt seda ellu viia ei suudeta. See tähendab, et visioon-eesmärk on udune ja puudub konkreetne nägemus või teadmine, mille abil tulemust saavutada.

Mida oleks siis vaja teha selle nägemuse konkreetsemaks muutmiseks? Kuidas vabaneda eelmise taseme ehk harjunud vaatenurgast? See pole lihtne ja eriti raske on seda teha üksi. On vaja inimesi, kes tunneksid teemat ja oleksid avatud ning loovad. Aina enam ja enam saab visioonide koostamisel oluliseks idee oma algolemusega. Pole vaja asetada oma mõtteid mingite piiride sisse ? oluline on see, et tulemusena leiaksite õige eesmärgi.

Kuidas see eesmärk leitakse? Adudes, et kõige taga on tegelikult info. Õige info õigel ajal ja õiges kohas. Kõik vast teavad, et info on oluline, aga sellest ei saada siiski piisaval määral aru. Info mõiste on väga lai ning see jaguneb ettevõtte arengu seisukohast oluliseks ja ebaoluliseks. Eriti oluline on õige info olemasolu. Seega oleks normaalne tegeleda firma jaoks olulise infoga, nii selle säilitamise kui töötlemisega.

Mida siis tegelikult annab majandustarkvara? Ehk spetsiifilisemalt ? mis infot annab näiteks hulgilao tarkvara? Vaatame detailselt. Kui raamatupidamine tegeleb peaasjalikult mineviku kajastamisega, siis müügi ülesandeks on olevikus õige käitumine, mis on suunatud tulevikus toimuvasse arengusse. Laosüsteem ongi spetsialiseerunud müügi seisukohalt olulise info vajadusele. Õige info müügi jaoks ongi laosüsteemist tulev info ? laos olev või lattu tarnijatelt tulev kaup, klientide eelnevate perioodide käitumist näitav aruandlus, uute toodete kirjeldus jms. Müügimehele tähendab õige info ka näiteks pihuarvuti kaudu saadavat teavet kliendi ja tema koostatud tellimuste kohta, sealhulgas tema ostuharjumusi ning erinõudmisi.

Õiget infot saab kasutada ettevõtte müügimees ise, aga saab pakkuda ka otse ilma vahelülideta kliendile ? seda siis, kui kasutada veebikeskkonnas toodetega tutvumise või tellimuste koostamise süsteeme.

Muidugi mõista saab seda näidet kohandada igasse tarkvaraga hallatavasse valdkonda, aga asi on põhimõttes. Kõige põhimine ongi info, selle olemus ja tema juhtimine õigetesse kanalitesse.

Mis on kõigis organisatsioonides tihti peamine probleem? Väidan, et info liikumine või pigem selle moondumine ja liikumatus. Seega omades ise õiget informatsiooni, on lihtne pakkuda ka koostööpartneritele õiget infot ? ilma kommunikatsioonimürata.

Nagu näha, ongi IT eesmärgiks info juhtimine, hoidmine ja edasiandmine. IT loob seega suurepärased eeldused, kuid ei ole vajalik asjana iseeneses. Kunst kasutada infot on inimese kätes ja võimalusi on lõputult ? peaasi on teha õige valik. Aga õige valiku eelduseks on teadmine, mis on oluline ja mida millisel otstarbel kasutada.

Autor: Kristi Pool