Ootamatud segajad keset tööd vähendavad tööviljakust

Iga ootamatu katkestus keset tööd pärsib tööviljakust 10 IQ punkti võrra.

Üks ekslikest arvamustest ütleb, et "aega kui ressurssi on võimalik kontrollida" ja teine, et "kui ma korraldan oma ajakasutust paremini, siis tekib mul rohkem vaba aega." Mõlemad väited on valed. Kontrollida saame ainult iseenda käitumist teatud olukordades.

Kontrolli ise oma ajakasutust. Suur osa ajaplaneerimises on sisuliselt võitlus kontrolli saavutamise nimel. Kas ma lasen ennast kontrollida sissetulevatel e-kirjadel, telefonikõnedel, kolleegidel, klientidel, MSNil? Või ma kontrollin ise oma ajakasutust, loen e-kirju siis, kui mulle sobib, oskan lõpetada pikalevenivaid telefonikõnesid ning suudan ootamatute külaliste visiite hoida lühikese ja asjalikuna?

Eelnevas kahes lauses peituvad nii tüüpilisemad probleemid kui ka lahendused.

Katkestused pärsivad tööviljakust. Üks kõige suuremaid produktiivsuse kadusid on seotud katkestustega. Iga saabuv telefonikõne, SMS, läbiastuv kolleeg või uue e-kirja infoaknake on katkestus. Mitu korda katkestad oma tööd sina? Glasgow ülikooli teadlaste tehtud uuring kontoritöötajate seas leidis, et inimesed katkestavad oma töö isegi 30-40 korda tunnis, et minna vaatama, kas neile on tulnud uusi e-kirju! Teise uuringu andmetel on meil katkestustevaba tööd keskmiselt kõigest kolm minutit. Katkestuste keskkonnas on mõõdetud inimese töövõime langust kuni 10 IQ punkti jagu. Võrdluseks - kanepi suitsetamine madaldab seda ainult 5 IQ punkti võrra. Kuna maksimaalse kontsentratsiooni saavutamiseks kulub 15-20 minutit, siis töötame katkestuste keskkonnas pidevalt alla võimaliku maksimumi.

Saavutage ühine kokkulepe. Meist enamiku töö sõltub paljuski kolleegide ja partnerite tegemistest. Tihtipeale juhtub, et ka kõige parema planeerimise korral ei saada kolleeg õigeaegset aruannet või sajab ootamatult kabinetti seltskondlikku vestlust pidama.

Sestap pole töine ajaplaneerimine mitte ainult ühe inimese ristisõda. Kõigi tegevus muutub efektiivsemaks, kui lepitakse kokku ühised reeglid. Meil on sisekorraeeskirjad, mõnes asutustes e-kirjade saatmise reeglid, nüüd on aeg ajakasutuse ühisteks kokkulepeteks.

Näiteks: iga planeeritud koosoleku vahel on 15 minutit vaba aega ruumi korrastamiseks. Või: e-kirjadele vastatakse alati 48 tunni jooksul. Tegemist on lihtsa, teatud olukordades oma tegevust kontrolliva käitumisega.

Autor: Ardo Reinsalu