Kolleegidega lobisemisele aega ei raiska

Arvestades kommunikatsioonivahendite võimekust ja vaadates ummikutes vaevlevaid töölesõitjaid, ei kahtle ilmselt keegi, et kaugtöö ehk töiste ülesannete täitmine määramata ajal ja asukohas on töö tegemisel üha sagedamini kasutatav meetod.

"Olen just viimasel aastal täheldanud, et paindlik töötamine on tõusev trend," kinnitas Eesti Kaugtöö Ühingu juhatuse liige Ave Laas.

Siiski ei toimi iseenesest ka eesrindlikud süsteemid - nii peab ka kaugtöö puhul paarile võimalikule ohupunktile tähelepanu pöörama. "Mitteplaneeritult ja strateegiata töötades tekivad probleemid distsipliiniga," hoiatas CPD Arenduskeskuse tegevjuht Klaas-Jan Reincke.

Ta rõhutas, et juht peab tiimis rääkima kaugtöö riskidest, seletama töö olulisust ja nõudma resultaate, vajadusel meeskonnaliikmeid õigele teele suunates. Ülesande, kuidas jõuda tulemusteni, peab aga töötaja sõltuvalt projektist ise või kolleegidega lahendama.

Reincke usub, et kaugtöö edukuse alustalad on toetus, usaldus ja tulemus. Kui üks kolmest punktist jääb kõrvale või on ebapiisav, saavutatakse vastupidine efekt. "Kuigi igaühele ei sobi ega peagi kaugtöö sobima, on ebaõnnestumiste põhjusteks peamiselt strateegiad ja inimesed, kes süsteeme juhivad," sõnas ta.

Kaugtöö meetodit saab rakendada põhimõtteliselt igas ettevõttes. Küsimus on pigem selles, kas firma juhtkond leiab mõtte ja oskab kasutada süsteemi tulemuslikult. "Selveri müüjad ja Kalevi kommipakkijad ei saa, kuid pole olemas organisatsiooni, kus ei saaks teatud ametikohtade puhul ja teatud mööndustega kaugtööd teha," kinnitas Laas.

Asukoht, kus tööülesandeid kontorist eemal täita, on personaalne ja sõltub töötajast. Peale kodus töötamise võimaluse sobivad selleks Eestis tegutsevad avalikud internetipunktid, mida on rohkem kui viissada.

Paraku vaid umbes seitsmekümnes neist on võimalik kaugtööd süvenenumalt teha, rääkis Laas, sest tihti jääb internetipunktides vajaka nende ruumikusest ja vaikusest. Eestis on olemas ka spetsiaalsed kaugtöökeskused. Võimalusi on veelgi, alustades pargipingil ning lõpetades autoroolis töötamisega.

Orientiiriks on tulemus. Laasi sõnul tähendab tark ja tõhusalt toimiv töökorraldus seda, et töötajale määratakse vastutus, abistatakse probleemide ilmnemisel ning seejärel oodatakse juba orientiiri lõpp-punkti.

Reincke sõnul on projekti õnnestumisel ülioluline kolleegide toetamine ning hädavajalik on motivatsioon. Ta rääkis tehtud uurimusest, milles arvestati selliste Hollandi, Inglismaa, USA ja teiste riikide ettevõtete majandustulemusi, mis hakkasid kasutama kaugtöö võimalust. Nende ettevõtete efektiivsus tõusis kakskümmend protsenti, lisaks üldkulude kokkuhoid - meeskonnaliikmed hakkasid aega enam väärtustama ning tulemused olidki tõhusamad.

Ka Laasi sõnul on Eesti mitme Euroopa riigiga võrreldes õigel suunal liikumas ega pea ennast majajäänuna tundma. Šotimaal, Hollandis ja Hispaanias hakati kaugtöö etappe juba üheksakümnendatel kaardistama. Ka Eestis on etapid läbitud, kuid pole lihtsalt üles täheldatud. Kui hollandlaste juhtimispõhisest kaugtöömeetodist on meilgi palju õppida, siis näiteks hispaanlased jälgivad põnevusega eestlaste ID-kaardi kasutamise ja teiste infotehnoloogiliste võimaluste arengut.

Aja kokkuhoid määrab valiku. Reincke tõi näite - kui valida büroos kolleegidega jutustamise, mille jooksul kaotad ajataju ja lükkad kohustusi edasi, või kodus olemise vahel, samas teades, et kui töised toimetused tehtud saavad, võib õhtul meelelahutusega (näiteks jalgpalli vaatamisega) tegeleda, ei pea pikalt mõtlema, kumb variant näib väljakutsuvam. Tihti on vestlused ja koosolekud neti või Skype'i kaudu tõhusamadki, võrreldes vestlusega silmast silma, märkis Reincke.

CPD Arenduskeskus pole oma tiimi liikmetele kehtestanud rangeid tööaja ja büroos viibimise reegleid. Vajadusel tegutsetakse kontoris või kaugtöötatakse näiteks kodus, kohvikus või lennujaamas - koht sõltub vajadusest, mitte vastupidi. Pealegi on nõustamine ja koolitamine valdkond, milles rakendavad end loomingulised inimesed ning igaühel on personaalselt välja kujunenud lemmiktöötamiskohad, kus saab sajaprotsendiliselt keskenduda, et saavutada efektiivseid tulemusi.

Kaugtöö lubab projekte tegema palgata professionaale, kes ei taha tööle sõitmisele aega kulutada.

Kodulehekülg lastekas.ee on ilmekas näide sellest, kuidas kaugtöövormita poleks projekt olemasolevas mahus tehtav.

Lasteveeb OÜ peatoimetaja Janika Leoste tõi näite Jänku-Jussi multika valmimise varal. "Ajaliselt tähendab üks nädal ühe uue osa valmimist. Projektis osaleb viis kuni kümme inimest, kes paiknevad geograafiliselt väga hajusalt."

Kuna meeskonnast valdava osa moodustavad üliõpilased ja mujal põhikohaga töötavad inimesed, on tiimiliikmeid keeruline vajalikul ajal reaalselt kokku saada. Seepärast töötataksegi eemalt.

Inimesed kirjutavad stsenaariume, salvestavad hääli, joonistavad ja animeerivad oma kodudes, koolis, avalikus internetipunktis, kohvikus või raamatukogus.

Firmal on olemas ka esinduskontor, kuid määravaks saab ikkagi ajafaktor.

"Kaugtöö eelis on suurem töötajate valik, sest väga paljud tipptegijad võivad anda oma tööpäevast kuni kaheksa tundi, aga nad ei ole nõus loovutama aega tööle sõitmiseks. Samuti saab töötamisel kasutada tasuta vabatahtlikke, osalise ajaga töötada soovijaid, üliõpilasi, väikelaste emasid, liikumispuudega inimesi ja teisi, kelle palgasoov võib olla konkurentsivõimelisem," loetles Leoste kaugtöö eeliseid.

Igale inimesele kaugtöövorm siiski ei sobi. Iga töökoha jaoks samuti mitte. Kaugtööks peab inimesel olema sisemine motivatsioon ja oskus tegutseda iseseisvalt.

Aasta vältel enne majanduslikult keerulist aega pakkus ka AS EMT oma töötajatele võimalust töötada ühel päeval nädalas büroost eemal. Nii ei saa töötada klienditeenindajad, aga teatud tiimiliikmete puhul pole asukoht määravaim.

Firma suhtekorraldusjuhi Kaja Sepa sõnul katkestas masu suhteliselt eduka projekti. Koormused kasvasid - igapäevane elu läks intensiivsemaks ning nii otsustati ka kodutööpäevade võimalus peatada.

Järele mõeldes tunnistas Sepp, et seesugusest vormist polnud tegelikult üldse kahju loobuda. "Meie töö iseloom nõuab pidevat ja vahetut suhtlemist kolleegidega - e-kirjad ja telefonivestlused ei pruugi soovitud efektiivsust tagada," rääkis ta kaugtöö varjupoolest. Meeskonnatöö puhul on reaalne suhtlemine võimalikest variantidest parim.

Tihti ei ole tööandjal otstarbekas omada kontoripinda ja maksta sellega kaasnevaid kulusid, kui töötajad saavad vajaliku töö ära teha kodus või pargipingil. Ka töötaja on tihti motiveeritum, kui ta saab töötada kodus või mujal tema poolt valitud kohas.

Hoolimata kaugtöö levikust ei ole tööandjad endale tihti selgeks teinud sellega kaasnevaid ohtusid. Töölepingu seaduse järgi peab tööandja teatama töötajale, kui töökohustusi täidetakse kaugtööna. Tihti arvatakse, et maagilise sõna "kaugtöö" mainimine lahendabki ära kogu problemaatika. Tegelikkuses vajaks kaugtöö märksa detailsemaid kokkuleppeid.

Kaugtöö puhul lepitakse sarnaselt "tavalise" töötamisega kokku töösuhte sellised olulised tingimused nagu töötamise koht, töötasu ja tööaja arvestamise põhimõtted.

Töökoht pole töötaja poolt vabalt valitud koht. Tänapäeval võib töökoht füüsilises mõttes asuda igal pool, kui töö olemus ei sea sellele piire. Tööandjal puudub tihti huvi täpselt määrata, kus töötaja oma ülesandeid täidab. Töö tegemise koha täpsema määratlemata jätmisega on seotud teatud riskid. Näiteks alljärgnev olukord: töötaja käes olev arvuti sisaldab tööandja ärisaladust. Töötaja töötamise koht on määratud selliselt, et see võib olla igal pool väljaspool tööandja kontorit. Töötaja kasutab sellist võimalust ja töötab tihti kohvikus, kasutades sealset WIFI-võrku. Tegemist on turvamata võrguga ning töötaja käes olevatele andmetele pääsevad ligi ka muud isikud. Tööandja ärisaladus sattub kolmandate isikute kätte. Töötaja vastutust on sellisel juhul raske kohaldada, kuna töötaja kasutas talle antud võimalust valida vabalt töötamise koht.

Ülakirjeldatud olukorda saaks vältida, kui tööandja oleks kehtestanud korra ning määranud, kus ja millistel tingimustel võib töötaja väljaspool kontorit tööd teha. Kirjeldatud juhtumi vältimiseks oleks olnud vaja määrata töötajale selgemad juhised, näiteks keeld kasutada töötamiseks avalikke internetivõrke.

Tasustamine: tulemuse või tunnitöö alusel? Töö tegemisel ei ole oluline mitte niivõrd kindlal ajal töötamine ja töötundide tegemine, vaid mõõdetava resultaadi valmimine. Resultaadi valmimisest sõltuv võiks olla ka kokkulepe töötasu kohta. Mis on selle eelis? Tööaja kasutamise üle puudub tööandjal kontroll. Tasustamine töötunni alusel eeldab tasu maksmist ka juhul, kui töötaja kokkulepitud ajal tegelikult tööd ei tee. Resultaadil põhineva tasustamise puhul on tasu maksmise aluseks vaid teatud tulemuse valmimine. Vajaduse tekkimisel on tööandjal lihtsam vähendada ka töötasu töö tulemuse mittesaavutamise korral.

Millal siis ikkagi tööd tuleb teha? Kaugtöö nõuab tavaliselt ka vabamaid kokkuleppeid tööaja osas. Kuni 2009. aastani kehtinud töö- ja puhkeaja seaduse kohaselt sai kaugtööd tegevate töötajate puhul rääkida n-ö iseseisva otsustuspädevusega töötajatest. Nendel isikutel oli endal võimalus otsustada oma tööaeg ning tulenevalt sellest puudus tööandjal kohustus tasustada erikoefitsiendi alusel nende öisel ajal töötamise tunde ning puhkepäevadel tehtud tööd. Kehtivas töölepingu seaduses enam selliseid iseseisva otsustuspädevusega töötajaid eraldi välja toodud ei ole. See ei tähenda siiski, et kaugtöö oleks enam piiratud ning kaugtööd tegevate töötajatega ei oleks võimalik leppida tööaega kokku tavapärasest erinevalt.

Tööaja arvestuse pidamisel on soovitav kasutada summeeritud arvestust. Töösuhte pooled lepivad kokku perioodi, mille jooksul arvestust peetakse. Tööandja võib küll määrata tööaja, kuid sellest kinnipidamine jääb suuresti põhinema poolte usaldusel. Kui see ei ole töö korraldamise seisukohast hädavajalik, on soovitav kokku leppida, et töötaja ei täida tööülesandeid riigipühal. Vastasel korral on tööandjal kohustus tasuda selle eest seaduses ette nähtud kõrgemat töötasu.

Kaugtöö ei tähenda ka seda, et vaba aja andmine ja puhkeaegade regulatsioon oleks kaugtööd tegevate töötajate suhtes kuidagi leebem. Töö korraldamisel on oluline jälgida, et seaduses sätestatud puhkeaja reeglid oleksid järgitud.