Signe Rummo • 23. august 2015
Jaga lugu:

Kuidas selgelt mõelda?

Daniel Levitini raamat “Korrastatud mõistus” pakub neuroteadlase pilgu läbi näpunäiteid nii oma sisemaailma, kodu kui ka ärikeskkonna korrastamiseks. Korrastatud sise- ja välismaailm jätab ruumi loovusele ja laseb jõuda tipptulemusteni.

Lükake korraldamise koorem oma ajudelt välismaailma. Organiseerimise kõige olulisem põhimõte, mis hoiab asju unustamast või kaotamast, on järgmine: kui me saame kas või osa liigitamisest tõsta ajust välja füüsilisse maailma, teeme vähem vigu. Informatsiooni välismaailma suunamine ei tähenda alati üles kirjutamist või salvestamist. Sageli on see juba ära tehtud. Tuleb lihtsalt teada, kuidas märke lugeda.

Aktiivne sorteerimine on üks paljudest moodustest, kuidas kasutada füüsilist maailma oma mõistuse organiseerimiseks. Aktiivse sorteerimise võimalusi on palju, kuid selle lihtsaim vorm tähendab, et eraldate ­asjad, millega te peate tegelema otsekohe, nendest, mis seda ei vaja. Aktiivne sorteerimine on võimas moodus hoida end segamise eest. See tekitab ja soodustab suurt tõhusust, mitte ainuüksi praktilist, vaid ka intellektuaalset. Kui olete asjad tähtsuse järjekorda seadnud ja siis tööle hakkate, mõjub teadmine, et teil on käsil kõige tähtsam asi, mida teil on parajasti tarvis teha, üllatavalt võimsalt. Ülejäänud asjad võivad oodata – see on see, millele te võite keskenduda ilma muretsemata, et olete midagi unustanud.

 

Daniel Levitini raamat “Korrastatud mõistus” pakub neuroteadlase pilgu läbi näpunäiteid nii oma sisemaailma, kodu kui ka ärikeskkonna korrastamiseks. Korrastatud sise- ja välismaailm jätab ruumi loovusele ja laseb jõuda tipptulemusteni.

Horisontaalne ja vertikaalne organisatsioonistruktuur

Otsustamine kogu hierarhia ulatuses. Üldiselt kulgevad hulgi­tasandilises vertikaalses organisatsioonis käsuliin ja korraldused ülalt alla ja spetsiifilisus järjest suureneb. Osalise autonoomia ning alluvate valikuvabaduse pooldamine ei ole siiski organisatsioonistrateegia arengus hiljutine samm. Tegevuse sujuvuse nimel on vaja, et alluvate ja juhtide vahel oleks usaldus ning juhid eeldaksid, et alluvad tegutsevad õigesti. On häid põhjusi, miks otsustamist on kasulik delegeerida. Esiteks saab kõrgemal ametikohal olev inimene rohkem palka ja seega tuleb otsuse maksumust võrrelda tuluga, mida toob hästi tasustatud isiku selleks otstarbeks kasutamine. Ülemus peab oma aega kokku hoidma, et kasutada seda tähtsamate otsuste langetamiseks. Lisaks on alluvad otsustamiseks sageli paremal positsioonil, sest konkreetse juhtumi faktid võivad neile olla vahetus käeulatuses.

Aja kasutamise lihtne reegel. Kuidas otsustada, kas mingi tegevus on väärt teie enda aja kulutamist või on parem see delegeerida kellelegi teisele (näiteks kas puhastada ise oma vaip või kasutada puhastusteenust)?

Arvestage rahaliselt välja, kui palju teie töötund maksab ehk kui palju teie aeg väärt on ja kasutage aja väärtuse rusikareeglit:Kui ma kulutan vähem kui X eurot ja säästan tunni oma aega, siis tuleb delegeerida.Selline kalkulatsioon säästab teid iga üksiku olukorra üle pead murdmast. Mõistagi on eelduseks, et te ei pea tegevust nauditavaks. Kui teile meeldib vaipu puhastada, siis kalkulatsioon ei tööta.Samalaadset kalkulatsiooni sobib kasutada ka organisatsioonis, et määrata, millisel tasandil milliseid otsuseid tuleks teha.

Organisatsiooniskeem või võrgustiku­diagramm?

Tavapärane organisatsiooni­skeem kajastab väga hästi ­alluvusvahekordi, kuid ei näita, kuidas kolleegid omavahel suhtlevad. Võrgustikudiagramm näitab, kuidas töötajad üksteist tunnevad ja kellega koos töötavad, ning aitab diagnoosida probleeme nii ettevõtte struktuurilises ülesehituses, tootlikkuses kui ka tõhususes.

Meeskondade kokkupanemisel, ülesannete jaotamisel ja alluvusstruktuuri loomisel on oluline arvestada töötajate omavahelist suhtlemist. Meeskonna tõhusus ei tulene üksnes sellest, kellel on millised oskused, vaid on pigem tuttavlikkuse ja koostöö klappimise küsimus. Võib kasutada ka nn kuumakaarte, milles värvid näitavad suhtlemise intensiivsust (soojematest värvidest külmemateni).

Tavapärane organisatsiooniskeem näitab alluvushierarhiat. Võrgustikudiagrammilt on näha, et tippjuht suhtleb vaid ühe inimese, tegevjuhiga; üks töötaja tegutseb täiesti omapäi ja kaks suhtlevad küll omavahel, kuid mitte kellegi teisega.

Korrastatud mõistus. Selgelt mõtlemine infouputuse ajastul

Autor: Daniel J. LevitinTõlkija: Triin OlvetLehekülgi: 592raamatupood.aripaev.ee

Horisontaalne või vertikaalne organisatsioonistruktuur?

Mõlemal süsteemil on oma eelised ja puudused. Oluline on nendega arvestada, teades oma ettevõtte konteksti ja eesmärke. Horisontaalne struktuur julgustab inimesi koos töötama ja võimaldab ülesannete kattumist, andes töötajatele sageli võimu teha seda, mida tuleb teha, ja rakendada oma talenti väljaspool ametlikku käsuliini või struktuuri. Horisontaalse struktuuri miinuspooleks on, et selles võib otsuste langetamise võim olla vaid ühel inimesel ning see isik peab neid langetama liiga palju. 

Vertikaalsed struktuurid on vajalikud, kui tarvis on töötajate tugevat kontrolli ja otsest järelevalvet. Vertikaalne struktuur võib olla vahel koordineerimiseks hädavajalik, et vältida topeltpingutusi ja tagada projekti eri komponentide kooskõla. Vertikaalse struktuuri lisaeelis on see, et hõlpsam on panna töötajaid oma otsuste ja töötulemuse eest vastutama. 

Kõrged vertikaalsed süsteemid tavaliselt soodustavad spetsialiseerumist ja sellest tulenevat tõhusust. Kuid kõrged struktuurid võivad kaasa tuua ka töötajate isoleeritust ja töötamist eraldatud osakondades, teadmatuses, mida teised teevad sellist, mis võib olla tihedalt seotud nende oma tööga. Vertikaalse ja horisontaalse struktuuri peale on hea mõelda ka näiteks veebikeskkonna ülesehitamisel.

Jaga lugu:
Hetkel kuum