Firmale infosüsteemi luues on kõige tähtsam leida õige arendaja

Tarkvaraplatvorm iScala ise paraku erilist paindlikkust ei pakkunud. Süsteemi aastapõhine lähenemine andmete talletamisel nõudis suurt iga-aastast aruandluse ja äriloogika valemite üle vaatamist ja muutmist. Sisuliselt oli igaks aastaks vaja koostada uus komplekt aruandepõhju. Tihti oli võimalik ärireegleid kehtestada vaid andmebaasi trigerite või välise partneri abil tehtud laienduste abil, mis omakorda suurendas keerukust ja halduskoormust.

Sellest kõigest lähtuvalt hakkas tasahilju küpsema otsus vahetada välja ettevõtte ERP lahendus. Tallinna Veel oli juba kogemus ettevõtte baassüsteemide uuendamisel ja ka uute süsteemide juurutamisel. 2012. aastal pandi tööle dokumendihalduse lahendus, aastatel 2011–2012 viidi varahaldusesüsteem uuele platvormile. Kui aastatel 2013–2014 liikus ka torustike halduse infosüsteem uuele platvormile, oli juba päris selge, et teist teed ei ole ka ERP platvormiga.

Uus infosüsteem pidi tulema kasutajale mugavam ja paindlikum ning andma rohkem ruumi vajalike ärireeglite rakendamiseks, lisaks sisaldama kodumaist tuge ja uuendusi, mis vastavad viimastele raamatupidamistoiminguid mõjutavatele seadusmuudatustele.

Uue süsteemi valikul aitas otsustamisele kaasa tugiüksus Eestis

Kuna ettevõtte üks peamisi infosüsteeme – arveldus ja kliendiinfo – baseerus Microsoft Dynamics NAVil, oli see kohe üks peamisi kandidaate uueks ERP platvormiks. NAVi kasuks rääkisid suur paindlikkus ning mis peamine – lõppkasutaja jaoks üsna avatud platvorm, millel on Eestis laialdane tugi. Pealegi kaasnes tänu hiljutisele Microsofti litsentsimuudatusele koos põhilitsentsidega kohe sisuliselt kogu finantsfunktsionaalsus. Kaaluti ka INFORi, SAPi, Oracle’i, samuti väiksemate Eesti tegijate (Taavi Tarkvara, Hansa jt) tooteid, kuid sisemisel hindamisel leiti, et arvestades olemasolevat IT arhitektuuri, majas olevat oskusteavet ja litsentse, toodete hinnaklassi, paindlikkust ning toe kättesaadavust, oli Dynamics NAV siiski parim kandidaat. Korra oli kaalumisel ka Dynamics AX, kuid üsna kopsakas litsentsihind andis taas võidu NAVile. Seega toimus tooteplatvormi valik juba enne tegelikku uuendusprotsessi algust.

ERP on väga tähtis infosüsteem, milleta ei oleks kogu äritegevuse jaoks vajalik keerukas analüütika ja aruandlus võimalik. Seega, kuigi oli teada platvorm, millele liikuda, otsustati tellida hanke jaoks vajalik infosüsteemianalüüs ning pika aja jooksul kujunenud ärireeglite ja toimingute põhjalik ülestähendamine. Seda protsessi aitasid läbi viia kogenud konsultandid ettevõttest Leego Hansson, abistades ka hankeks vajaliku tehnilise dokumentatsiooni kokkuseadmisel ning pakkudes nõu kogu hanke ettevalmistamisel. Lisaks selgitati välja kõikide asjasse puutuvate integratsioonide ja andmelaolahenduste uuendusvajadused.

Tähtsaim oli kõikide võtmeisikute kaasamine algusest peale

Tähtsaim kogu protsessi juures oli tegelikult kõikide selle valdkonnaga tegelevate võtmeisikute kaasamine algusest peale. Nemad aitasid paika panna juba esimesed nõuded süsteemile, ning ehkki uuenduse pooldajad ja vastased jagunesid algselt 2 : 1, siis mida enam protsess edasi läks, seda rohkem kõik kaasa tulid. Kuigi ajuti on eriarvamusi spetsiifiliste funktsionaalsuste lahenduse üle praegugi, ei ütle keegi, et tegu on mingi peale surutud IT-süsteemi uuendusega.