Virtuaalne kolleeg vabastab rutiinsest tööst

Tarkvararobootika ehk robotic process automation (RPA) on ühisnimetaja tehnoloogiale, mis rakendab protsesside automatiseerimiseks tarkvararoboteid. Kuigi RPA pole kuigi uus tehnoloogia, on see alles saavutamas oma täit potentsiaali. Seetõttu peetakse seda üheks lähiaastate olulisemaks IT-lahenduste reformaatoriks.

Tarkvararoboti ehk virtuaalroboti all mõeldakse arvutiprogrammi, mis töötab kasutajaliidese tasandil ning imiteerib arvutikasutaja tegevusi. Kuna tarkvararobotid töötavad arvutis sarnaselt inimestega, nimetatakse neid ka ettevõtte virtuaalseks tööjõuks. Nagu robotite puhul ikka, on nende kasutamisega võimalik äriprotsesse oluliselt tõhustada.

Milleks ja kellele RPA kasulik on? Tarkvararobootika peamine eesmärk on vabastada inimressurss rutiinsetest andmekäitlusega seotud ülesannetest, andes ülesannete üle suurema kontrolli. Selliste ülesannete hulka kuuluvad igasugused andmete sisestamise, kogumise, liigutamise, kontrollimise ja muutmisega seotud tegevused, millele töötajad kulutavad tavapäraselt palju aega, kuid mis reaalset väärtust ei loo.

Samuti pakub RPA testimis- ja monitoorimislahendusi, võimaldades kontrollida infosüsteemide ootuspärast talitlust, analüüsida erinevate komponentide jõudlust ning teavitada infosüsteemi haldureid tekkinud vigadest ja ohtudest. Lihtsustatult väljendades pakub RPA valgekraedele samu hüvesid, mida traditsiooniline automatiseerimine tootmistööstusele:

pakub lühikest tasuvusperioodi ja kulude kokkuhoidu (tüüpiliselt 25–50%);võimaldab vähendada inimeksimusi ning tõsta seeläbi töö kvaliteeti;tarkvararobot töötab ka töövälisel ajal ja ei küsi selle eest lisatasu;töötajad vabanevad igavatest ja demotiveerivatest tööülesannetest, mis võimaldab neil keskenduda loomingulistele ülesannetele;robotid annavad oma tegevuse kohta pidevat tagasisidet, mis võimaldab protsesse tõhusamalt analüüsida.

Kuidas erineb tarkvararobootika traditsioonilisest tarkvarast? Kuigi tarkvararoboti funktsionaalsust täidab tarkvarakood, on roboti abil protsesside automatiseerimisel tavalise tarkvaraarenduse ees hulk eeliseid.

Esiteks ei eelda RPA muudatust äriprotsessis, vaid olemasolev tööprotsess muudetakse efektiivsemaks, asendades inimtööjõu virtuaalsega. Teiseks puudub RPA puhul vajadus muuta olemasolevaid infosüsteeme ja nende arhitektuuri, mis on üldjuhul kulukas. Selle asemel n-ö treenitakse roboteid tegutsema olemasolevate lahenduste peal. Kolmas tegur on paindlikkus: juhtivad RPA lahenduste loojad rakendavad tarkvararobotite puhul masinõppimist, mis võimaldab robotil kogemustest õppida ning tulla seeläbi paremini toime võimalike tööprotsessis esinevate erandjuhtudega, tuvastada peidetud seoseid ja leida võimalusi protsesside jätkuvaks tõhustamiseks. Neljandaks on võimalik RPAd tunduvalt kiiremini kasutusele võtta, kui hakata sarnaseid tarkvaralahendusi ise arendama. Kui tüüpilise RPA rakendamise projekti kestuseks on hinnatud mõned nädalad või kuud, siis samu funktsioone pakkuva arendustöö teostamine infosüsteemis võib kesta aastaid. Samuti puudub risk, et arendustöö käigus läheb olemasolev lahendus n-ö katki.

Kuidas peaks ettevõtte juht otsustama, milliseid äriprotsesse tasub tema organisatsioonil automatiseerida? Sarnaselt tarkvaraarendusega algab ka RPA juurutamise projekt analüüsist. Esimene samm on identifitseerida protsessid, mille raames töötajad andmeid käitlevad. Selleks on mõistlik need läbi käia ja kaardistada, hinnates neile kuluvat aega. Saadud nimekirjast tuleks valida tegevused, mida tasub ning on võimalik automatiseerida. Automatiseerimiseks võiks sobida protsess, mis vastab järgmistele tingimustele:

põhineb hästi defineeritud reeglitel,on töötajate jaoks ajakulukas,toimub suure sagedusega,kasutab erinevaid infosüsteeme või rakendusi,vajab protsessi kvaliteedi ja kontrolli taseme tõstmist.

RPA on seni leidnud enim kasutust valdkondades, kus töötajad kulutavad igapäevaselt aega rutiinsetele toimingutele arvuti taga, näiteks pangandus, kaubandus ja kindlustus. Üks hea näide on protsesside automatiseerimine kõne- või teenuskeskustes (shared service center), kus RPA on oma kasulikkust tõestanud näiteks olukordades, kus töötaja peab kliendi liiniloleku ajal süsteemis navigeerima ning andmeid käitlema. Tegu on enamjaolt struktureeritud rutiinsete protsessidega, millega saavad tarkvararobotid töötajaid abistada. Tulemuseks on parem klienditeenindus ja väiksemad kulud.

Eelneva põhjal võib tekkida küsimus, kas Eesti-suguses e-riigis, kus tehnoloogiline küpsus on küllalt kõrge, automatiseeritavate tehingute arv väikesele riigile ja ärimaastikule kohaselt pisike ning tööjõud ka suhteliselt odav, on sellisel tehnoloogial perspektiivi? Kuna RPA võimaldab osaliselt asendada inimtööjõudu, saab nõudlust RPA järele seostada tööjõukuludega. Juhul kui palgatõus jätkub, tõuseb tõenäoliselt ka huvi kulude optimeerimise vastu. Seetõttu on ka Eestis tegutsevad ettevõtted tarkvararobootikaga tutvust teinud ning ei tasuks imestada, kui sinulegi tekivad tulevikus virtuaalsed kolleegid.

Autor: Ivo Malve, EY ärikonsultatsioonide osakonna konsultant

Kui teil on küsimusi artiklis avaldatu kohta või sooviksite saada nõu, võtke EYga ühendust. EY on juhtiv konsultatsiooniteenuste pakkuja Baltikumis ja tarkvararobootika rakendamise nõustamise kogemusega.

Vaata rohkem infot EY teenuste kohta: www.ey.com/ee