Infosüsteemi õige haldamine

Nii arvutid kui ka võrk- ja kasutatav tark-vara nõuavad hooldamist, täiendamist ja kasutajatuge. Samuti on vaja vahetada laserprinteri tahmakassette, täiendada disketivarusid jms.

Nimetame neid tegevusi infosüsteemi infrastruktuuri haldamiseks, mille alla võib koondada järgmised tegevused:

- tehnika ja baastarkvara hankimine;

- tehnika ja baastarkvara hooldamine;

- võrgu administreerimine;

- andmebaasi haldamine;

- kuluvahendite hankimine, kasutamine ja arvestus;

- kommunikatsiooni haldamine (e-post, faks, Internet);

- infosüsteemi kasutajate toetamine.

Kuidas neid töid ratsionaalselt teostada? Kui ettevõttes on oma infotehnoloogia osakond, siis põhimõtteliselt peaksid selle osakonna töötajad ise nende töödega hakkama saama, välja arvatud ehk seadmete remont.

Kui firma on väiksem ja oma infotehnoloogia meeskonda ei ole otstarbekas ülal pidada (kui arendustöid ei tehta ja süsteem toimib, on infotehnoloogia grupp alakoormatud), siis võib osa haldamisrutiine delegeerida partnerfirmale.

Kindlasti on mõistlik seda teha tehnoloogilise hoolduse osas, sõlmides tehnohoolduslepingu. Selles lepingus määratletakse perioodiliselt tehtavad tööd, väljakutseajad sõltuvalt potentsiaalse hälbe olulisusest ja muu selline.

Osa haldusrutiinidest saab kindlasti teha oma jõududega, kuid seejuures on oluline, et tegevused oleksid täpselt kirja pandud: kes mida ja kuidas teeb, kes mida otsustab jne. Ja kindlasti peavad olema kirjas täpsed tegevusjuhendid kriisiolukorras käitumiseks. Näiteks, mida ja mis järjekorras teha siis, kui andmebaasiserver «lendab õhku» ning seda uuesti käivitada lihtsalt sisse- ja väljalülitamise teel ei õnnestu.

Iga uut, kasutusele võetavat infosüsteemi või lihtsamal juhul rakendusprogrammi on vaja väga põhjalikult tutvustada firma töötajatele, kes seda kasutama hakkavad. Programmi demonstreerimine ja kasutajajuhendite olemasolu ei taga veel tarkvara efektiivset rakendamist.

Kui hangite uue raamatupidamisprogrammi, siis tellige kindlasti ka võimalikult põhjalik koolitus, kus jagatakse sisulisi näpunäiteid programmi kasutamise kohta. Näiteks, kuidas on mõistlik üles ehitada oma kontogrupid, mida pidada silmas perioodi lõpetamisel jne.