Virtuaalkontor annab ettevõttele uued võimalused

Virtuaalse organisatsiooni all mõeldakse struktuuri, mis näib terviklik ja kompaktne väljastpoolt, olles tegelikkuses geograafiliselt hajutatud ning dünaamiliselt muutuv. Virtuaalsest kontorist oli juttu ka 6. mai Äripäevas, kus kirjeldasime virtuaalkontori põhifunktsioone ja tema loomise tähtsamaid etappe. Seekord vaatame, kuidas virtuaalkontorit lahendada ja mida see lõppkokkuvõttes organisatsioonile annab.

Virtuaalkontori lahenduseks on serveritarkvara, mis lubab hajutada infosüsteemi ja kasutada andmebaase hajutatult. Serveriprogramm sisaldab endas tooteid, mis lahendavad tabelis toodud firma tööks vajalikud funktsioonid. Virtuaalkontori kasutamine annab organisatsioonile järgmised tavalisest kontorist paindlikumad võimalused:

- ressursside (raha, aeg, tööjõud jm) optimaalne ja paindlik kasutamine

- kiire ja dünaamiline reageerimine väliskeskkonna muutuvatele nõudmistele, operatiivsus, kiire infovahetus

- töö efektiivsuse kasv organisatstsioonis (parem ajakasutus, parem keskendumine ülesandele)

- üld- ja halduskulude vähenemine.

Väiksematele firmadele ja organisatsioonidele olulised märksõnad virtuaalkontori eeliste osas on järgmised:

- investeeringute paindlikkus (investeering riist- ja tarkvarale on asendatav perioodiliste rendimaksetega infotehnoloogiat pakkuvale firmale)

- vastutuse üleandmine partnerile (kontori toimivuse tagab partner, kelle kohustuseks on kõrvaldada võimalikud vead ja tagada turvalisus).

Virtuaalkontor pole kindlasti ainus vahend organisatsiooni konkurentsivõime suurendamiseks, küll on ta aga üks võimalus tihenevas konkurentsis kaasa- (ja läbi-)löömiseks. Seda eelkõige kliendile orienteeritud geograafilist hajutatust eeldatavates tegevusvaldkondades: konsultatsiooniteenused (ei pea iga kord kohale minema, et mingit probleemi lahendada), projektijuhtimine, messide, näituste, kampaaniate jm suurürituste korraldamine, reklaami- ja marketingiteenused, hajutatud müügiorganisatsioonid jpm.

- MS Windows NT Server operatsioonisüsteem on kogu serveritarkvara kandja ning tagab ühtse turvasüsteemi

- MS Exchange Server on meili- ja grupitööserver, mida saab ühtlasi kasutada keskse infohoidlana dokumendihalduses

- MS Internet Information Server on laiade võimalustega ja väga paindlik veebiserver, mille kaudu antakse ligipääs virtuaalkontorisse kaugkasutajatele

- MS Proxy server muudab Interneti kasutamise turvalisemaks ning annab kokkuhoidu ning kiiruselisa Interneti sideliini koormuse vähendamisega