Neli võimalust infosüsteemi loomiseks arenevasse ettevõttesse

Igas firmas on informatsiooni, mis peab olema kasutatav paljudele töötajatele. Selliseks infoks on andmed klientide ja nende varasemate ning jooksvate tellimuste, aga ka esitatud arvete ja nende tasumiste kohta.

Mida rohkem sellise info kasutajaid on, seda olulisem on, et kõigile oleks kättesaadav sama versioon vajalikust infost. Seda ülesannet ei täida äriinfo hajus paiknemine siin-seal kasutajate arvutites ega ka kohtvõrgu serverites töötavad erinevad rakendused. Tagajärjeks on siis segadus, käsitsitöö ja vigade hulga kasv.

Infosüsteemi kasutuselevõtmine on kõrge hinna tõttu lühikeses perspektiivis kahtlemata kahjulik, pikemaajaliselt aga odavaim lahendus. Infosüsteemi ülesanne on lihtsustada ja automatiseerida rutiine ning koguda ja säilitada infot. Klient pole enam seotud «oma inimesega» teenuseid osutavas firmas, vaid iga volitustega töötaja saab igat klienti kogu vajalikku infot hallates teenindada. Infosüsteem on vahendiks, millega info vabastatakse paberkandjalt ja tehakse kergesti töödeldaval elektroonilisel kujul kättesaadavaks kõigile, kellele vaja. Infosüsteemi loomine on kallis ja võib kesta aastaid.

Siin varitseb mitmeid ohtusid, suurim neist on soov saavutada häid tulemusi lihtsalt, odavalt ja kiiresti. Tulemuseks on sidumata või halvasti seotud ja dokumenteerimata pisirakendused, mille hilisem asendamine on kallis. Ümbertegemise hinda tõstab kaootilise info korrastamine, muudatustega kaasnevad ka segadused ja ümberõppe vajadus. Seetõttu peab infosüsteemile siirdumine algama heast eeltööst.

Sageli võib selline infosüsteem, millesse firmasisest infot sobitada, juba olemas olla. Suur tõenäosus mõni sobiv infosüsteemi lahendus leida on kaupade või teenuste müügile spetsialiseerunud firmadel. Kindlasti on valmislahenduse kasutuselevõtt odavam, kuid nõuab firmasiseste infovoogude ümberkujundamist. Sellisest ümberkujundamisest võib aga esialgu ka nähtamatut kasu olla, sest reeglina pole isevoolu teel tekkinud infovood optimaalsed. Esimese variandi puudus on see, et valmislahendused on loodud juba aastaid tagasi.

Hoopis uue infosüsteemi väljatöötamisega saab täpselt firma vajadustele vastava lahenduse, need vajadused tuleb aga enne peensusteni välja uurida ja kirjeldada. Kirjelduse ehk infosüsteemi projektini jõudmine nõuab eeltööd, mille maksumus ületab rakenduse programmeerimiskulud mitmekordselt. Samas on ka ebaõnnestumise riskid kõige suuremad. See variant eeldab kestvat ja head koostööd asjatundliku firmaga, keda leiab Eestist ehk kümmekond.

Mõlemad eelkirjeldatud variandid on sellised, kus ühekordsed investeeringud on suured ja vale otsus võib minna kalliks. Riski vähendab tunduvalt sobivate valmislahenduste hulgast infosüsteemi leidmine, mille kasutusõigust renditakse. Siis ei pea tegema riskantset ühekordset investeeringut ja end sellega pikaks ajaks siduma, vaid lahenduse sobivust on võimalik justkui proovida. Teatud hulk raha tuleb aga uue infosüsteemi algandmetega täitmiseks, töötajate väljaõppeks ning töökorralduse muutmiseks investeerida.

Meelitav on variant, kui infosüsteemi rentimiseks ei pea kasutaja isegi serverit omama, vaid kogu süsteem paikneb spetsialiseerunud teenusepakkuja juures. Enamasti on firmade kohtvõrgud Internetiga ühendatud, seda ühendust saab kasutada ka virtuaalse infoserverini jõudmiseks. Tänu infoserveri riistvara, tarkvara ja hoolduse jagatud kasutusele on lahendus odav. Teenusepakkujasse tuleb aga suhtuda kui infopanka, sest usaldusväärsus ja teenuse kvaliteet on siin võtmeküsimusteks.

Autor: Neeme Takis