Kui mõni aasta tagasi oli elektrooniline dokument siiski paljuski moodsate lahendustega kaasaskäimise küsimus ning nii mõnigi kahtles e-dokumendi vajalikkuses ? senini ju asi paberil edukalt töötanud ?, siis tänaseks on olukord muutunud.

Ettevõtted (peamiselt Eestis, kuid õige pea ka teistes Põhja-Euroopa riikides) on aru saanud või aru saamas, et töötajatele on mõistlikum maksta otseselt ettevõtte tulemusi parandavate tegevuste kui abitegevuste eest. Abitegevustega võivad ja peavad tegelema need, kes teevad seda kõige paremini, seega arvutid ning tarkvara.

Üldiselt on inimese vahendusel dokumentide sisestamisel tehtavad vead nii suure kaaluga ning tegevus ise niivõrd aeganõudev, et inimeste tööjõu kasutamine infosisestamiseks on muutunud ebaefektiivseks.

Arveid või saatelehti e-kujul edasi toimetades saavutate suure ajalise kokkuhoiu. Kuid e-dokumendi vahendus ei tähenda vaid saatelehtede ja arvete liigutamist interneti vahendusel. Kuna tegelikult eelneb saatelehele toodete ostutellimus, siis ostu e-kujule viimine on sama vajalik kui reaalse arve sisseimportimise vajadus. Selleks et aidata viia ettevõttes ostud e-kujule, on näiteks laotarkvara Ladu20 lisanud tavalisele ostutellimuse tegemisele e-tellimuse koostamise võimaluse.

Mis on siis e-tellimuse olemus? E-tellimus on tarkvara seisukohalt nagu tavaline tellimus ikka ? vahe on vaid selles, et kui tarkvaras koostatud tellimus saadetakse tavaliselt adressaadile faksi või telefoni teel, siis e-tellimuse puhul saadetakse see lihtsalt tarnijale sobival failikujul tarnija kasutatavasse majandustarkvarasse.

Üks osa e-tellimustest sooritatakse ka veebikeskkonnas, näiteks B2B-lahendused ehk siis ettevõtetevaheline interneti-keskkonnas tellimise võimalus. Eestis kasutavad enim veebipõhist tellimissüsteemi kontoritarbeid, raamatuid ning ravimeid hulgi müüvad ettevõtted. Veebipõhised tellimiskeskkonnad on universaalsed oma lihtsuse tõttu ? interneti kasutajaliides on tavaliselt otse ühendatud laotarkvara andmebaasiga ning see tagab korrektse ning kiire õige info olemasolu tellimuse koostamise hetkel.

Veebi kaudu tellimise lahendust ei tasuks segi ajada tavaliste internetikaubamajadega. Nimelt on B2B-lahendused neist pisut n-ö kliendispetsiifilisemad. Firmalt firmale suunatud lahenduse puhul omistatakse igale ettevõttele just temale mõeldud parool ning kasutajanimi, mis võimaldavad näha spetsiaalselt sellele kliendile kehtivat hinda ning muid vajalikke tingimusi (tellitud tooted, maksmata arved, uudised jms).

Iseenesest tundub e-tellimus väga loogiline samm ettevõtte arengus ? aga ka kõige loogilisemad asjad saab juurutada ikkagi alles siis, kui tehnoloogia ja teisest küljest ettevõtte reaalne vajadus seda kinnitavad.

Mida on siis e-tellimuse juurutamiseks vaja? Esmalt tarkvara, mis seda võimalust toetab. Muidugi ka arusaama, et e-tellimus on firmale vajalik. Viisime ise läbi ühe uuringu, mille tulemus kinnitas, et ligikaudu veerand müügisekretäride või ostusekretäride tööajast kulub fakside ja e-posti ?de?ifreerimiseks? ning sealsete andmete täpsustamiseks.

Autor: Kristi Pool