Info liigub firmades tehnilisi kanaleid pidi

Tallinna Kaubamaja ASi personali- ja teenindusdirektori Janika Kuusiku sõnul on Tallinna Kaubamaja teenindusettevõttena infoliikumise olulisusest vägagi teadlik.

?Meie töös on ?tõe hetk? siis, kui teenindaja ja klient kohtuvad, ning siin sõltub väga palju meie töötaja heast informeeritusest ja motivatsioonist anda endast parim,? leiab Kuusik.

Kuusik ütleb, et info õigeaegne ja piisav edastamine on Kaubamajas kõikide tasandite juhtide üks oluline ülesanne, mille teeb omakorda keerulisemaks asjaolu, et teenindajad ei kasuta oma igapäevatöös arvutit ning nende puhul ei saa seega sisekommunikatsiooniks rakendada selliseid kanaleid nagu intranet ja e-post.

?Ka nii lihtne asi nagu koosolekute pidamine on Kaubamajas üks keeruline ettevõtmine ? käivad ju teenindajad tööl graafiku alusel ning maja on külastajatele avatud 12 tundi ööpäevas ja 7 päeva nädalas ja sel ajal ei saa teenindajaid müügisaalist lihtsalt ära viia või kuhugi nurka kokku koguda,? põhjendab Kuusik. Vähem operatiivse info jaoks on heaks kanaliks siseleht ja ka teadetetahvlid on Kaubamajas au sees. Erinevate tasandite ja valdkondade inimesi kaasatakse palju töögruppidesse ja projektrühmadesse ning ka koosolekud on raskustest hoolimata tähtsal kohal. Kui vaja, peetakse sarnase sisuga koosolekut mitmel korral, n-ö vahetustega. Ka sisemeilid ja avalikud kataloogid on Kuusiku sõnul firma büroopoolel väga aktiivselt kasutusel ning võimaldavad infot liigutada spetsialistide ja juhtide ringis. Sealt edasi on aga tavapärasest suurem roll isiklikul suhtlemisel ja suusõnalisel infoedastusel.

Integratsiooni Sihtasutuse avalike suhete juhi Hille Hinsbergi sõnul on Integratsiooni Sihtasutuses seitsmes üksuses kokku 27 töötajat. See teeb info levitamise suhteliselt lihtsaks ? ühepoolset teavitamist on kerge korraldada näiteks e-posti abil. ?Küsimustes, mis vajavad tagasisidet ja üldist heakskiitu, kasutame võimalust omavahel silmast silma kohtuda igareedeste infokoosolekute käigus,? selgitab Hinsberg.

Hinsberg ütleb, et keerulisemate, tööd kas sisuliselt või vormiliselt mõjutavate muudatuste lahtirääkimiseks korraldatakse lausa eraldi infotund või koolituspäev. ?Kõige suurem muudatus kestis aktiivselt ligi pool aastat, selleks oli konkursside korraldamise protseduuride käsiraamatu koostamine ja kasutuselevõtt,? sõnab Hinsberg.

350 töötajaga ASi Tallinna Vesi avalike suhete juht Karita Sall ütleb, et kõige lihtsam ja kiirem on informatsiooni edastamine e-posti teel kas kogu ettevõttele või kasutajagruppidele. Salli arvates on teine operatiivne info edastamise võimalus ettevõttesisene intranet. Kuid kuna ettevõtte 350 töötajast umbes 150 ei ole arvutikasutajad, on nende informeerimisel olulisel kohal keskastmejuhid, kelle kanda jääb oma meeskondade teavitamine põhiliselt koosolekute kaudu, selgitab Sall. Lisaks ilmub kord kuus siseleht Infotilk, mis on mõeldud kõikidele ettevõtte töötajatele. Kuna Tallinna Vees töötab nii vene kui ka inglise keelt kõnelevaid inimesi, siis käib siselehe osa tiraa?iga kaasas venekeelne kokkuvõte ning ingliskeelsele juhtkonnale saadetakse e-postiga ingliskeelne kokkuvõte.

Peale selle on Salli sõnul osakonnasiseseks ja osakondadevaheliseks infovahetuskohaks kujunenud regulaarsed koosolekud. Palju abi on ka Outlooki e-posti süsteemist. Outlooki kalendri abil planeerivad Tallinna Vee töötajad koosolekuid ning sealt näevad nad kaastöötajate ajakava. Sinna on üles seatud ka avalikud kataloogid ning MIS (Management Information System) süsteem, kust saab üldinfot ettevõtte tegevuse kohta.

Oluline roll Tallinna Vee sisekommunikatsioonis on ka ISO kvaliteediinfosüsteemil, mis annab hea ülevaate sellest, kuidas ettevõttes asju korraldatakse, millised reeglid kehtivad, selgitas Karita Sall. Kogu info on saadaval ühises kataloogis, millele pääsevad ligi kõik töötajad.