Raamatupidamine internetis aitab säästa töökoha

Online Raamatupidamine OÜ pakutav uudne teenus lubab klientidele kiiremat infovahetust ja rahalist kokkuhoidu. "Klient saab oma firma andmebaasi üle interneti kasutada 24 tundi ööpäevas. Igal ajal saab teha müügiarveid, andmeid sisestada, vaadata kasumiaruannet, bilanssi ning palju muid statistilisi aruandeid," selgitab raamatupidamisfirma juhataja Piret Prinzmann.

Tema teada on nende ettevõte Eestis ainuke internetipõhisele teenusele spetsialiseerunud raamatupidamisfirma.

Tavalise raamatupidamise puhul peavad firma töötajad raamatupidajale dokumente esitama, vormistades need eelnevalt Wordis või Excelis. Raamatupidajal tuleb need aga uuesti oma programmi sisestada, toob Prinzmann näite, kuidas internetipõhine raamatupidamine firma infovahetust parandab.

Erinevalt tavaraamatupidamisbüroodest jääb online-raamatupidamist kasutavas firmas jääb ära dokumentide pidev kogumine, edasi-tagasi saatmine ning topeltsisestamine, loetleb Prinzmann süsteemi eeliseid. Vajalikud dokumendid sisestatakse otse firma andmebaasi - seega teevad firma töötajad ära osa tööst, mis varem oli raamatupidaja ülesanne. Väheoluline pole ka see, et online-raamatupidamist kasutavas firmas ei tule enam arvestada raamatupidaja puhkuse ega puhkusetasuga, samuti ei jää ta haigeks või dekreeti.

Klientfirmale tuleb suurim kokkuhoid sellest, et pole vaja hoida palgal eraldi raamatupidajat ning kulutada sellega kaasnevale tarkvarale ja arvutile. "Meie firma raamatupidajad teevad automaatselt ära igakuised aruanded ja deklaratsioonid. Klient ei pea midagi tegema," räägib Prinzmann teenuse lihtsusest. Online Raamatupidamises töötab praegu kolm raamatupidajat ning sellest piisab enam kui 15 klientfirma teenindamiseks.

Ühendus kliendi ja raamatupidaja andmebaasi vahel toimub majandustarkvara HansaWorld Enterprise abil, selle kasutamisõiguse saab online-raamatupidamisega liitunud firma teenusega kaasa. Programmi välja ostma ei pea, tasuda tuleb kuumaksu.

Prinzmanni sõnul sobib HansaWorld Enterprise tänu oma moodulite laiale valikule mistahes tegevusalaga firmale. "HansaWorldi tarkvara on kasutusel enam kui 66 000 ettevõttes üle maailma," tõstab Prinzmann esile tarkvara laia levikut. Internetipõhiseks raamatupidamiseks sobib programm hästi, kuna on kiire ja paindlik. HansaWorld Enterprise töötab Macidel, Linuxi ja Windowsiga arvutitel ning isegi Nokia äriklassi telefonidel.

Klientfirmas viiakse esmalt läbi HansaWorld Enterprise´i kasutamise koolitus. Seega on raamatupidamisfirma ja kliendi vaheline suhtlemine esimestel kuudel tihedam. Hiljem saavad kliendid aga paljude asjadega ise hakkama - näiteks müügimehed müügiarvete koostamisega.

Sanitaartehnilisi töid teostav Estcenter OÜ leidis online-raamatupidamise ise internetist. Firma sekretär-asjaajaja Kaire Tiirmaa meenutab, et vajadus uue raamatupidamissüsteemi järele tekkis olude sunnil. "Raamatupidaja jäi lapsehoolduspuhkusele ja hakkasime otsima uut lahendust," kirjeldab ta. Otsuse tegemisel sai määravaks võimalus saada alati kiirelt ülevaade firma finantsolukorrast. Süsteemi muutmine kulges mugavalt ka endisele raamatupidajale - tal oli võimalik oma töö ära lõpetada kodus.

Tiirmaa sõnul oli firma endine raamatupidaja osalise tööajaga, seega käis ta kohal kuidas juhtus. "Mõnikord nädala või isegi kahe tagant. Raamatupidamisinfo hilines tihti," lisab ta. Nüüd on info liikumine läinud firmas oluliselt kiiremaks. Uuest süsteemist on alati võimalik saada värsket infot, näiteks klientide poolt tasutud ja tasumata arvete seise ja erinevat müügiaruandlust.

Helitehnika hulgimüügiga tegelev OÜ Digisound, kus Piret Prinzmann varem raamatupidajana töötas on nüüd online-raamatupidamise klient. Oma raamatupidajat hulgifirmal enam vaja pole.

Digisoundi tegevjuht Ülle Alev rõõmustab, et uue süsteemiga on firma kulutused raamatupidamisele oluliselt vähenenud. Kokku on hoitud palga, maksude, tasuliste koolituste ja materjalide pealt.

Alevi sõnul tuli otsus online-raamatupidamisega liituda kergelt. "Me ei kaalunudki muid variante, me tunneme Piretit ja teame tema kvaliteeti," selgitab ta.

Piret Prinzmann lisab, et oma raamatupidajast loobumine pole klientidele kohustuslik. "Meil on ka selliseid kliente, kes kasutavad ainult online-raamatupidamise süsteemi ning nende raamatupidaja töötab firmas edasi," märgib ta.

Prinzmanni sõnul pole põhjust karta, et oma raamatupidaja puudumine muudab info raskemini kättesaadavaks. "Vastupidi, just online-raamatupidamise puhul on firmal pidev ligipääs oma firma andmetele, mis tagab täieliku kontrolli ja pideva ülevaate oma raamatupidamisest," kinnitab ta.

Klientide andmebaasi hoidmiseks kasutab Online Raamatupidamine OÜ Apple Mac G5 serverit ning ka firma tööarvutid on Macid. Juhataja Prinzmann, kes vastutab ka firma tehniliste lahenduste eest, toob esile Apple´i arvutite kasutusmugavust ning turvalisust - Macidel on palju vähem viiruseid, mis võiks klientide andmeid ohustada.

Prinzmann leiab, et internetipõhine raamatupidamisteenus sobib eelkõige keskmistele ja suurtele firmadele. "Väikestes firmades, kus liigub vähem infot, tuleb odavam tellida ainult vajalike aruannete koostamine," märgib Prinzmann, pidades silmas nende online-teenuse igakuist tasu.

Kliendi andmebaasi hoidmine serveris ning HansaWorldi tarkvara kasutamine maksab igakuiselt tuhat krooni, sellele lisandub 500 krooni iga programmi kasutaja jaoks. Kui aga andmebaasi kasutab ainult üks inimene korraga, piisab ka ühe kasutajalitsentsi ostmisest.

Raamatupidamisfirma osutatavate lisateenuste tunnihind jääb 250 ja 500 kr vahele.

Autor: Tõnn Sikk