Mõne sündmuse puhul võib tunduda, et ainult pressiteate saatmisest ei piisa, vaja on ajakirjanikega näost näkku kohtuda. Sellist sündmust korraldades tuleb vaagida, kuidas pressis huvi äratada ja miks pressiüritust korraldada.

Keskendu uudisväärtusele. Suhtekorraldajad peavad oluliseks ajakirjanike soovide tundmist ja nendega arvestamist - meedia jaoks on kõige olulisem uudisväärtus. Kindlasti pole soovitatav manipuleerida ja meediaesindajaid millegi ebaolulise pärast kohale kutsuda, sellest sünnib pigem kahju kui kasu.

"Oluline on osata välja tuua tähtsad sõnumid ning need meedia tarbeks ajakirjanduslikult kvaliteetseks muuta," andis nõu kommunikatsioonibüroo Hamburg ja Partnerid konsultant Brit Vister. "Sõnumi loomisel tuleb arvestada, et iga hinna eest ja vahendeid valimata meediasse pääsemine võib kauges perspektiivis osutuda andestamatuks veaks."

ASi Corpore partner Allar Tankler soovitas eristada pressiüritust, kuhu ajakirjanikud spetsiaalselt kohale kutsutakse, meediasündmusest, kuhu meedia ise uudist otsima tuleb.

"Pressiinfotunnid, -õhtusöögid ja teised säärased formaadid sobivad, kui ajakirjanikel on huvi mitteformaalse taustainfo vastu, mida pressiüritusel osalejad võivad vahendada," sõnas Tankler.

"Pressiüritus õigustab ennast ainult juhul, kui organisatsioonil on avalikustada märkimisväärse tähtsusega uudis ning on oluline see võimalikult paljudele ajakirjanikele korraga ja ühtsel kujul teatavaks teha," lisas ta.

Kriisiolukorras tähtis kiirus. Kriisiolukorras võib ajakirjanike kohalekutsumine olla vältimatu ning mõnikord tuleb seda teha väga kiiresti. Visteri sõnul ei ole pingelisel hetkel eriti oluline, kus üritus toimub, vaid keskenduda tuleks tõese info kiirele edastamisele.

Kuigi sõnum ja sisu on peamised, mis ajakirjanikud üritusele kohale toovad, tuleb arvestada ka palju muuga. Planeeritud pressiürituse puhul peab tähelepanu pöörama kõigile detailidele. Oluline on tegeleda ajakirjanikega nii ürituse ajal kui ka pärast seda. Ainult kohalekutsumisest ei piisa, vaja on luua otsene kontakt ning pakkuda piisavalt taustainfot ja muid vajalikke materjale, näiteks fotosid.

Ära unusta visuaalset külge. "Fotograafid ja teleajakirjanikud ootavad atraktiivset pilti ning näiteks mõne hotelli konverentsisaalis üritust korraldades tuleb sellele kindlasti mõelda," selgitas Vister pildimaterjali olulisust. Ruum peaks olema nii fotoaparaatide kui ka telekaamerate jaoks sobivalt valgustatud ja paigutatud.

Veel soovitas Tankler mõelda sellele, et ideaalis peaks meediasündmusel olema otsene publik - sündmus võiks toimuda avalikus ruumis ja kohal peaksid olema organisatsiooni jaoks olulised sihtrühmad.

Oma tööst võin tuua näite Kadaka Selveri remondijärgsest avamisüritusest. Kõlab ju igavalt? Aga sündmus sai 27 kajastust üleriigilistes kanalites. Loomulikult polnud sõnumiks kaupluse avamine - tekitasime uudishimu uue ostutehnoloogiaga SelveEkspress, mille võtsime kasutusele esimesena Baltimaades.

Pressiürituse korraldamisel on väga olulise tähtsusega ajastus. Parim aeg on hiline hommikupoolik hapukurgihooajal. Muidugi läheb tarvis head õnne, sest kui vahetult enne üritust kukub alla lennuk või tuntud sportlane saab dopingukahtlustuse, ei tohi lasta end väikesest meediahuvist heidutada.

Ajakirjanikega saab tegelikult jutu peale ka konverentsi korraldamata, seda enam, et Eestis on ühte valdkonda kajastavate ajakirjanike ring väga väike.

Autor: Triin Toome