2. mai 2016
Jaga lugu:

Kuidas välistada suhtlushäireid projektide juhtimises?

Kuidas välistada suhtlushäireid projektide juhtimisel?  Foto: Pixaby.com

Projektijuhid otsivad lahendusi, kuidas vältida suhtlemisest tekkivaid vigu, sest uuringute andmetel ebaõnnestub 14–25% projektidest just puuduliku suhtlemise tõttu projekti osaliste vahel.

Pääsemist loodetakse IT-vahenditest, näiteks ühisplatvormide loomine, või siis protseduuride ja struktuuri korrastamisest: kvaliteetsemad aruanded, informeerimisgraafikud, parem protsessijuhtimine.

Paraku ei pruugi neist olla abi selliste probleemide põhjuste puhul, nagu näiteks eeldamine. Me kipume arvama, et teised inimesed on nagu meie. Mõtlevad sama moodi, mõistavad asju nagu meie. Seetõttu jäetakse kokkulepped üle kontrollimata – ma eeldan, et asi on kokku lepitud. Või kui kontrollimine toimub, siis küsimuse abil: “Kas sa said aru?” Vastus sellele: “jah” ei anna aga mingit infot selle kohta, mida täpselt ja kuidas see inimene siis ikkagi mõistis. Kui üldse mõistis.

Vastutuse jagamine

Muret teeb liiga suur info hulkPeeter Voovere, aasta ehitaja 2015 ja Embach Ehituse projektijuht 

Meil toimub tavaliselt kord nädalas nõupidamised nii töövõtja-tellija kui ka töö- võtja-alltöövõtja vahel. Nõupidamised toimuvad erineval ajal ning kiired küsimused lahendatakse otse meili teel, kuid tegevust koordineerib ikkagi töövõtja.

Töös olevate projektide infovahetus toimub igapäevaselt. Ettevalmistusfaasis olevate projektide korral vahetatakse infot vastavalt vajadusele.

Kommunikatsiooni kõige suuremaks murekohaks on olnud liiga suur ja mõttetu info maht. Sageli saadetakse forward-käsuga meil erinevatele osapooltele edasi, süvenemata info sisusse. Teiseks murekohaks on IT-süsteemide töökindlus. Tavaliselt on projektid elektroonilised ja asuvad serveris ning kui hommikul arvuti käima ei lähe, on päev maha visatud.

Üks eeldamise eriliikidest puudutab vastutuse jagamist omavahelises suhtlemises. Kelle asi on võtta initsiatiiv ja otsida ühendust? Mis asjaolude ilmnemisel? Kellega täpselt? Eeldus “kel janu, sel jalad” (või “kel häda, see kisab”), ei pruugi toimida, sest inimeste kannatlikkus, ajataju ja probleemitundlikkus võivad olla vägagi erinevad. Tegeliku psühholoogilise kontakti puudumine on teine sage põhjus, miks tähendus kahe inimese vahel “maha kukub”. Seda tingib kiirustav asjaajamine, vähene süvenemine, rööprähklemine (mitme asjaga korraga tegelemine). Püüeldakse “linnukese” kirja saamise poole või valitseb “Tehtud – mõeldud!” töökultuur (vahel ka lihtsalt “tehtud!” ilma igasuguse “mõtlemiseta”).

Nn small-talk ehk väike viisakusvestlus ei ole veidrike leiutis, sellel on täita ülioluline roll selguse ja usalduse tekitamisel suhtlemises. Kuid teatavasti eelistab üks õige eestlane härjal kohe sarvist haarata...

Püüame olla ausad ja konstruktiivsed Henri Veidenbaum, SMIT pääste ja hädaabi valdkonna projektijuht 

Eelistatult toimub meil suhtlus näost näkku, sest kõik osapooled asuvad ühes linnas, kuid oleme kasutanud ka Skype’i kõnefunktsiooni. Kokkusaamistel kasutame maksimaalselt projekti toetavaid illustreerivaid skeeme ja pilte, et ideed visualiseerida (näiteks screenshot’id ja täiendused). Samuti proovime suhtluses olla maksimaalselt ausad ja otsekohesed, väldime keerutamist ja hoiame suhtluse konstruktiivse.

Infot vahetakse igapäevaselt ning jooksvalt ka kogu aeg. SMIT-l on vedanud, et meie partnerid väärtustavad koos töötamist rohkem kui lõputute planeerimiskoosolekute pidamist. Töö käigus lahenevad lahtised kohad ning probleemid kiiremini. Olgugi, et partnerid asuvad üle neljaviie organisatsiooni, püüame maksimaalselt ühes asukohas koos olla. Võime öelda, et kuigi tööandjad on kõigil erinevad, on meeskond kokku töötanud ning oleme üks tiim.

Arvestades süsteemide keerukust, on kõigil erinev arusaam sellest, mida üldse teha võiks – arvamuste paljusus versus lõppeesmärgist arusaamine. Kuna projekti tulemuse saavutamiseks tehakse väga palju tööd, on pettumus suur, kui ootustest ollakse eelnevalt erinevalt aru saadud. Ehk kõige keerulisem ongi ärivajaduse joondamine ning selle ühtmoodi mõistmine.

Kommunikatsiooni murekohtadeks on ka tehnilised möödarääkimised ja emotsioonide juhtimine.

Emotikon kehakeelt ei asenda

Valesti mõistmine saab sageli alguse ka kirjaliku kommunikatsiooni suurest osakaalust. Kirjutamist eelistatakse, et jääks “jälg maha”. Samas, ilma hääletooni, miimika ja kehakeele toetuseta edastatud sõnum saab sageli vääriti mõistetud. Emotikonid tekkisid hädavajadusest natukenegi neid arusaamatusi leevendada. Kuid kehakeelt need ikkagi ei asenda.

Kirjalikul kommunikatsioonil võiks olla üks väga tugev eelis (lisaks “jälje jätmisele”) visuaalse pildimaterjali edastamise võimaluse näol. Paraku kasutatakse seda vähem, kui võiks, ning foto, joonis või graafik asendatakse hoopis tähemärkidega – sõnadega. Kirjalik tekst on aga pildist oluliselt nõrgema mõjuga.

Eeldamine, kiirustamine ja kirjalik kommunikatsioon mitte ainult ei tekita probleeme, vaid ka väga kiiresti võimendavad neid, sest pärsivad märkamist. Arusaamatusi tuleb inimeste vahel ikka ette, projektijuhtimisel kohe kindlasti. See on normaalne ja paratamatu. Mida varem neid märgatakse ja lahendama asutakse, seda väiksem on tõenäosus, et arusaamatus kasvab üle tõsiseks konfliktiks.

17. mail toimuval Projektijuhtimise Aastakonverentsil 2016 räägitakse projektijuhi isikuomadustest, kutsetunnistusest, projektijuhtimise meetoditest, tulevikust, kommunikatsioonist ning ellujäämisest projektides. Lisaks räägib enda projektijuhtimise kogemusest neli projektijuhti.

Vaata konverentsi programmi SIIT. Ning kuni 10. maini on võimalik konverentsile registreeruda soodushinnaga 189 eurot (km-ga 226,80)

Autor: Kristel Jalak, Develop Design koolitaja ja konsultant, Projektijuhtimise aastakonverentsi esineja

Jaga lugu:
Hetkel kuum