Tagasiside asemel eelista edasisidet

Kindlasti on igaüks tagasisidega kokku puutunud. Võib-olla on meeles mõni vestlus kolleegiga, kus talle antud tagasiside kutsus esile pireda reageeringu. Kui panna end neisse olukordadesse tagasi – mis oleks võinud olla teisiti? Mis siis, kui tolles hetkes oleks sobinud kasutada edasisidet?

Tagasiside käsitleb minevikku – vaatab tagasi sellele, mis juhtus, mis oli varem ja mida enam teiseks teha ei saa. Ära anna hinnangut olnule, jäta mainimata minevikus juhtunu. Kolleegile tema vigade loetelu pidev meelde tuletamine ei pane teda muutuma. Uutmoodi ja teistmoodi saab käituda olukordades, mis alles tulevad. Palju tõhusam on siira toetuse väljendus, kui soovitada, kuidas teha õigesti.

Iga inimene saab muuta iseenda tulevikku, kui ta sellesse oma tahte rakendab. Mis selle tahte käivitab? Edasiside (feedforward) on vahend inimese enda muutumistahte käivitamiseks. Termin feedforward sündis juhtimisekspertide Marshall Goldsmithi ja Jon Katzenbachi vestluse käigus aastal 1993. Edasiside on positiivne, tulevikuvõimalusi käivitav idee, mis on antud eesmärgiga parandada töösooritust või aidata muuta mõnd harjumust. Igapäevasuhetes on kindlam eelistada edasisidet, mis põhineb eeldusel, et idee saaja on võimeline tegema muudatusi.

Usun, et igas töökollektiivis tuleb ette hetki, kus töötaja saab positiivseid ideid, millele toetudes ta edaspidi oma käitumist muudab. Kui meenutada, siis igaüks meist on saanud kelleltki positiivses sõnastuses praktilise idee, mille oleme enda kasuks tööle rakendanud. Me käitume selliselt, ise sealjuures märkamata, et kogeme või anname edasisidet.

Näiteks selline juhtum. Kolleeg on just kohvitassi juures rääkinud, millised muudatused ta ühe protsessi kitsaskoha kõrvaldamiseks teeks. Ütled talle: „Sa suudad need sammud järgmisel osakonna koosolekul veenvalt esitada ja need lähevad rakendamisele. Valmista end ette sellest rääkima!“ Vastuseks tuleb näiteks umbusklik pilk või õlakehitus. Juhul, kui hetk on õige, võid eelnevalt öeldut täiendada ja siira toetuse lisada: „Sa oled koosolekul veenev ja võidad kõigi toetuse, kui sa oma ettepaneku põhjendused ja tegevuse sammude kirjelduse põhjalikult ette valmistad.“

See ongi edasiside oma argipäevases vormis. Järgmine samm on anda oma kolleegile edasisidet mingi tema edukust vähendava käitumise muutmiseks. Selgita, kuidas teha õigesti, väljenda oma ideid ja ootusi, kirjelda paremat tulevikku, abista!

Näiteks, sinul ja kolleegil on ühine koostööpartner teisest osakonnast, väärtuslik spetsialist, kuid keeruline isiksus. Näed kõrvalt, et kolleeg vajub teie partneriga suheldes kössi ja mõjub ebakindlalt. See ärritab keerulist partnerit, kes ei suuda aru saada, kas võtta esitatavaid seisukohti tõsiselt või mitte pöörata neile tähelepanu. Soovituse saad selles olukorras anda mitmes sõnastuses. „Pane see punane jakk selga, kui meil temaga järgmine koosolek tuleb, sellega sa kiirgad jõudu ja professionaalsust!“ „Kujutle talle balletiseelik selga, kui temaga järgmine kord rääkima lähed.“ „Hoia pea püsti ja lõug ees, kui sa koosolekul räägid, su hääl kostab siis tugevamalt ja selgemalt.“

Edasiside annab parema tulemi, kui seda sõnastades mõelda, missugune muudatus sobituks konkreetse inimese käitumisega, millise ettepaneku ta kõige suurema tõenäosusega vastu võtaks. Oma kaastöötajate tegevusi jälgides ja natuke ette mõeldes on lihtne anda neile edasisidet. Nii saab anda soovitusi, kuidas midagi kiiremini lõpuni viia, kuidas töötulemus parem oleks, kuidas muuta oma käitumist meeskonna paremaks kaasamiseks, kuidas keeruka kolleegiga toime tulla.

Veel üks näide. Sul on veidi häbeliku olemisega kolleeg, kes kardab edastada olulist, kuid ebameeldivat infot. Sellest tingituna jookseb tootmisprotsess mõnikord kinni, kuna info ei jõua õigel ajal järgmisesse lülisse. Sinu soovitus võib kõlada nii: „Mine kohe töödejuhatajale ütlema, kui sa näed et sisse tulnud materjal ei ole ühtlase kvaliteediga. Sina oled esimene, kes näeb, missugune toormepartii tuli.“ Su kolleeg vaatab veidi kahtlevalt ja vastab: „Noh, aga kui materjal ikkagi tõrkeid ei tekita? Siis ma teen ju ilmaasjata lärmi.“ Sina saad vastata: „Kui sina töödejuhatajale varakult info kätte annad, siis on meil kõigil parem tööd teha. Ta ärritub vähem, kui tekkivast probleemist ette teab.“

Edasiside kirjeldab ootusi kolleegi käitumisele, tema tegevuse soovitavat tulemust või mõtet, kuidas mingit harjumust muuta. Edasiside võlu on selles, et selle andmiseks pole vaja inimest hästi tunda. Edasisidet ei pea põhjendama näidetega minevikust, mis illustreerivad soovimatut käitumist.

Edasiside sõnum on lühike ja konkreetne, sellele tuleb anda idee vorm. Sa võid järgmist esitlust tehes vähem sõnu slaidile panna, siis jõuavad kõik slaidi kiiremini läbi lugeda, tähed on suuremad. Muuda aeg-ajalt iganädalase koosoleku toimumise ruumi, see ergutab osalejad rutiinist välja. Pea hommikune tootmisnõupidamine püstijalu, kõik kulutavad rääkimiseks vähem aega ja piirduvad olulisega.

 

Artikkel ilmus Äripäeva koolitus- ja arenduskäsiraamatus.

Käsiraamatus jagavad väärtuslikke nõuandeid arendus- ja koolitusspetsialistid ja -praktikud. Põhiteemad käsitlevad erinevaid personali koolitus- ja arendusmeetodeid, muudatuste oskuslikku juhtimist, juhi rolli meeskonna arendajana, psühholoogilisi enesejuhtimise oskuseid igapäevatöös ja loova organisatsiooni kujundamise põhimõtteid.

Käsiraamat valmib koostöös Excellence Koolitus- ja Arenduskeskusega ja peatoimetaja on Annika Allikas. 

• Ligipääsu e-käsiraamatule• Võimalust kasutada e-nõuandekeskust• Paberväljaannet• Paberväljaande täiendusi iga kolme kuu järel• e-uudiskirja Õigusuudised, mis ilmub 10 korda aastas

Autor: Kreet Aun, ALK Vabatkoda koolitaja, arenduskonsultant, coach