Raamatupidamistarkvara ostmisest

Vaatamata raamatupidamise konservatiivsusele tekib aeg-ajalt kõigil vajadus vastavat tarkvara uuendada. Lühitutvus pakkumustega tekitab aga kindlasti segaduse, sest turul on erinevaid tooteid palju ja kõik nad sobivad suurepäraselt mingiteks raamatupidamislikeks rakendusteks. Puudub aga üks universaalne ja parim.

Nii et igaüks peab valikut tehes arvestama oma põletavamaid vajadusi. Eriti peaksid tähelepanelikud olema need firmad, kus raamatupidamisest tahetakse saada natuke rohkem. Paraku võib hiljem selguda, et õigel ajal sellele ei mõeldud. Et oleks lihtsam alustada seda valikuprotsessi, tooks ära mõned üldised probleemid, millised võivad oodata ees aasta pärast, ja põhimõtted, millest tuleks lähtuda raamatupidamise tarkvara valides.

Tarkvara ostmisel tuleks endale selgeks teha, millist infot raamatupidamine peab andma lisaks seadusega ettenähtule. Siin võivad kõne alla tulla mitmesugused (näiteks müügi-, kulude- jne) aruanded, kas objekti või müügimehe kaupa või mis iganes. See koht on väga spetsiifiline ja erineb firmati suuresti.

Vältimaks hilisemaid sedalaadi arusaamatusi, tuleks tutvuda eri pakettides pakutavate aruandlusvormidega. Ebakõlade vältimiseks peaks valima sellise tarkvara, kus on võimalikult palju erinevaid aruandevorme, et pärast oleks, mille hulgast valida.

Veel parem, kui suvalisi aruandeid saab ise genereerida. Eriti heaks tuleks lugeda võimalust genereerida vabalt valitud algandmetest nelja põhitehte baasil finantsnäitajaid. Kogu vajalik info on raamatupidamises tegelikult olemas. Probleem on ainult selle töötlemises ja esitamises.

Samuti peaks olema võimalus raamatupidamisinfot mõnda teise programmi, näiteks tabeltöötlusse, eksportida. Seal saab vajaliku suurema või vähema vaevaga lõpuks ikka välja filtreerida.

Firma on kasvanud tasemeni, mida ei suudetud ette näha. See on raamatupidamispakettide üks nõrk koht. Nimelt võib firma laienedes luua mitu üksust üle Eesti ja teatud perioodilisusega on vaja saada andmeid peakontorisse.

Iseenesest ei ole selles midagi võimatut, kui tuua filiaalidest raamatupidamise algdokumendid ja sisestada need näiteks kord kuus arvutisse. Samas oleks mõistlik paigaldada odavamad arvutid ja teha algsisestus ära kohapeal. Tööd see juurde ei loo, pigem vähendab koormust keskuses ja ka kohapeal on parem ülevaade nende endi hetkeolukorrast. Keskuses aga, selle asemel et topelt sisestada, on võimalik vajalik info kettalt kätte saada.

Sellise võimaluse olemasoluga peakski raamatupidamispaketi ostmisel tutvuma. Kusjuures tähtis pole mitte võimalus infot kettale salvestada, vaid võimalus salvestada kettale infot valikuliselt ja seda hiljem keskuses teise programmi lisada samuti selektiivselt. Tarkvara peaks võimaldama liigendamist nii numeratsiooni kui ka perioodi järgi.

Siin on küll vähe tegemist tarkvarapaketiga, aga et paketi uuendamise või vahetamise aeg on muidu ka soodus uuendustele, siis oleks hea pilk peale visata ka kontoplaanile.

Kui on ette näha, et võib tekkida soov finantsanalüüsiga tegeleda, arvestage selle võimalusega. Nimelt põhineb kogu majandusanalüüs, kui mõni üksik asi välja arvata, eeldusel, et firma kulud on jaotatud püsiv- ja muutuvkuludeks. Kui seda põhimõtet rangelt jälgida, hakkavad ka numbrid midagi näitama.

Lõpetuseks võib öelda, et õige tarkvara ostmiseks ei ole muud vaja, kui defineerida oma vajadused lähemaks kolmeks aastaks, otsida minimaalsete puudustega tarkvara ja jääda lootma, et nii firma kui tarkvara arenevad soovitud suunas.