Parem kaitsta kui kahetseda

Infosüsteemiga ettevõtte kõige tähtsam varandus on andmed. Korraliku riistvaraga infosüsteemis pole andmete kadumine arvuti kõvakettalt küll tavaline, kuid selle juhtudes tuleb halvemal juhul firma tegevus lõpetada, paremal juhul aga kulutada hulk töötunde ja raha endise olukorra taastamiseks.

Varukoopiaid tehakse andmete hävimise ärahoidmiseks. Hävitajaks võib olla näiteks tuli. Kui varukoopia on arvuti kõrval kapis, on suur tõenäosus, et tuli hävitab lisaks originaalile ka koopia. Seetõttu tuleb varukoopiat hoida kas teises ruumis või veel parem, kontorist väljaspool turvalises kohas.

Oluline on kontrollida varukoopiate loetavust. Ühel hetkel, kui neid vaja läheb, võib selguda, et koopiate tegemine on pidevalt ebaõnnestunud.

USAs on kehtestatud arhiividele optimaalsed säilitusajad järgmiselt: ärialased lepingud ja muud äridokumendid 7 aastat, personali andmebaas ja palgalehed 3 aastat. Arhiiv on varukoopiatest pikaajalisem, seega tuleb need andmed salvestada püsivamatele andmekandjatele. Oluline on valida andmekandjaks meedia, mida ka seitsme aasta pärast saab millegagi lugeda. Arhiiv salvestatakse tavaliselt mitmes eksemplaris, kuna aastatepikkust tööd on hiljem reeglina võimatu taastada. Andmekandjaid säilitatakse püsiva temperatuuriga ruumis.

Praeguste koopialintide eluiga arhiivis seistes on tavaliselt 30 aastat. Kaua seisnud linte soovitatakse erineva temperatuuriga ruumi tuues lasta seista 24 tundi aklimatiseerumiseks. Seistes ohustab linte temperatuuri kõikumine, magnetväli ja ka närilised. Esimene tunnistus lindi kasutuskõlbmatuks muutumisest on aina tihedamini ilmuvad nn «pehmed vead».