Dokumentide säilimist ohustavad enim vesi ja metall

Ettevõtte dokumendihaldusel ja arhiivisüsteemil on kaks eesmärki: dokumentide säilitamine ettenähtud tähtaja jooksul ja vajalike dokumentide võimalikult hõlbus leitavus.

Dokumentide säilimise tagamine sõltub kahest asjaolust: dokumentide füüsilisest korrastatusest ja arhiivihoidlas valitsevatest säilitustingimustest. Eriti lühiajalise, kuni kümneaastase säilitustähtajaga dokumentide puhul on teine tingimus esimesest märksa olulisem. Üldjuhul piisab lühiajalise säilitustähtajaga dokumentide füüsilisel korrastamisel nende minimaalsest kinnitamisest, näiteks plastklambriga arhiveerimisalusele, ning ümbristamisest. Viimane on vältimatu, et kaitsta dokumente mehaaniliste vigastuste (kortsumine, rebendid) ja tolmu eest.

Üle kümneaastase säilitustähtajaga dokumentidelt tuleb eemaldada metall ja muud võõrkehad ning dokumendid kinnitada kaante vahele. Märksa olulisem on jälgida arhiiviruumis valitsevaid tingimusi. Parimastki arhiivikorrastamisest pole kasu, kui arhiiviruumis valitseb näiteks troopiline palavus. Soovitavalt peaks arhiiviruum olema pime ja tolmuvaba, niiskus peaks jääma 30?50% ja temperatuur 15?20° C vahele, välistatud peaks olema veega, eriti kuuma veega kokkupuutumise risk, mis on suhteliselt märksa ohtlikum kui näiteks tuli.

Dokumentide leitavus sõltub eeskätt nende kirjeldamisest ning koostatavast teatmestust. Võib julgelt väita, et kaks kolmandikku arhiivi korrastamise tegelikust töömahust kulub arhivaalide kirjeldamisele, tähistamisele ja teatmestu koostamisele. Üldiselt hinnatakse, et kui peale arhiivi korrastamist kulub dokumendi leidmisele üle 15 minuti, on teatmestu koostatud oskamatult. Teatmestu koostamisel kasutatakse samu tähiseid kui dokumendihalduses. Kogu korrastustöö võtmeks on ettevõtte dokumentide loetelu, milles on kirjeldatud kõik ettevõttes tekkivad dokumendiliigid (sarjad) ja ühtlasi määratud neile säilitustähtajad. Seetõttu on oluline, et just dokumentide loetelu oleks koostatud maksimaalselt läbimõeldult. Korrastamise käigus formeeritavad arhivaalid ja arhiivikarbid on otstarbekas kirjeldada eraldi iga sarja piires. See võimaldab lihtsamalt sarja lisada uusi dokumente ning säilitustähtaja ületanud dokumente hävitada.

Kirjeldamisel on peamine jälgida kahte aspekti. Esiteks peab iga arhivaali, arhiivikarbi ja sarja tähis olema unikaalne. Eeskätt tähendab see seda, et sarjade tähised ei tohi korduda. Arhivaalid ja arhiivikarbid võivad unikaalselt eristuda mitme tähise või tunnuse kombinatsiooni kaudu (nt sarja tähis ? arhivaali tähis, sarja tähis ?arhivaali tähis ? aasta). Arhivaalide pealkirjad peaksid olema võimalikult selged ja üheselt arusaadavad. Kindlasti ei tohiks arusaadavust lühidusele ohvriks tuua.

Väikesemahulise arhiiviga suudavad ettevõtte kantseleitöötajad tavaliselt ise toime tulla. Arhiivi kasvades on aga arhivaari palkamine paratamatu, kuivõrd arhiivitööd tuleb teha süsteemselt ja järjepidevalt ? vastasel juhul kaob kord ja ülevaade kiiresti käest. Arhiivi asutamisel on vältimatud ka investeeringud arhiivihoidla rajamiseks ? isegi kui kõik arhivaalid on lühiajalise säilitustähtajaga.

Ettevõtetes on üha populaarsemaks muutumas arhiiviteenuse sisseostmine. Väga suurte arhiivimahtude puhul võivad kulutused arhiiviruumi rajamisele ja arhivaari palkamisele tunduvalt ületada makstavaid teenustasusid. Arhiiviteenuse ostmisel tasub kontrollida tegevuslubade olemasolu, mille väljastamise eelduseks on arhivaari kutsetunnistus ja arhiivihoidla olemasolu.

Autor: Hille Oidema