Efektiivne töökorraldus on firma elustiil

Enamik Eesti ettevõtteid ja organisatsioone alles otsib grupitöö lahendusi. Selle põhjused on erinevad ? keskmine ettevõte on liiga väike ja näiteks alla 20 arvutitöökohaga kontori töökorraldust on ühes suures ruumis vahel lihtsam teisiti, ilma IT-lahenduseta korraldada. Sageli paneb juhtkonda mõtlema grupitöölahenduse investeeringu number.

Mitmed suuremad ettevõtted, riigiasutused ja paljud omavalitsusasutused üllatavad sellega, et grupitöö serverilahendus on neil töökorras juba aastaid, aga töötajad ei kasuta neid võimalusi. Paremal juhul täidetakse ühiskalendreid.

Jõuame jälle samasse punkti ? töökorralduse efektiivistamine on juhtide prioriteetide küsimus. Kui sinu ettevõtte töötajad (sh Outlooki kasutajad) tunnevad, et e-posti töötlemine, ajahaldus, tööülesannete planeerimine, kliendikontaktide haldus ja dokumendihaldus võtavad palju aega ja ?segavad? põhitöö tegemist, siis on viimane aeg tõsisemalt uurida grupitöö tarkvara juurutamist.

Entusiastlikule juhile on asi selge: ostame Exchange?i serveri ja Outlooki kasutajalitsentsid, korraldame koolituse ja laseme IT-spetsialistil kõikidele töötajatele ühiste kaustade kasutamise juhendi saata.

Suur on aga juhi üllatus, kui tema ponnistusi ei kroonigi töötajate õnnelikud naeratavad näod. Mis jäi tegemata?

Nii kulub märkamatult 3?6 kuud, et juht saaks uhkusega oma rahvale teatada: me töötame uute töökorralduspõhimõtetega ja oleme tänu sellele olulisemalt efektiivsemad.

Kui organisatsioonil on kindel plaan e-töökorraldust juurutada, siis ei pääse üle ega ümber dokumentatsioonist. See on juhendite, reeglite, nõuannete, hea tava, tööd kiirendavate nippide kirjalik kogum, mis on kasutajatele arusaadavalt kirja pandud ja alati käepärases kaustas.

Väga head dokumenteerijad on pangad ja ka ministeeriumid ning teised keskasutused, kellelt ootavad juhiseid paljud allasutused.

Selliste asutuste tööspetsiifika eeldab teatud reeglite süsteemi, mille järgimist nõutakse kogu organisatsioonilt. IT-lahendused võimaldavad ka palju nn süsteemseid piiranguid, mis lubavad teatud toiminguid sooritada ainult kindlal viisil.

Dokumenteerimine on aeganõudev töö ja paljudele töötajatele see ei istu. Seepärast tuleb hoolega kaaluda, mis on eesmärk, mida on vaja dokumenteerida.

Autor: Arvo Saat