Et 90ndate taasiseseisva majanduse esimesed sammud ei läheks kaduma

Mart Laari esimese valitsuse majandusminister Toomas Sildmäe (keskel) pidulikul lindilõikamisel 90ndatel.   Foto: Rahvusarhiiv

Rahvusarhiiv ootab praegu oma kogudesse eriti 1990. aastate majanduslugu kajastavaid dokumente, mida erinevalt näiteks nõukogude aegsetest napib. Eesti majandusloo säilimise probleem algab meie jaoks 1990ndatest ja napilt enne seda.

Kuna erasektor ei ole kohustatud hoidma oma põhitegevuse dokumente ega neid Rahvusarhiivi üle andma, on meile jõudnud eelkõige üksikute riigiettevõtete dokumendid kuni 1990. aastate keskpaigani. Samas võivad murranguperioodil asutatud ettevõtete säilinud dokumendid anda hindamatu pildi üleminekuajal toimunud ühiskondlikest muudatustest ja uute majandusolude kujunemisest pärast iseseisvuse taastamist.

Avaliku sektori kaudu on Rahvusarhiivi jõudnud ja jõudmas mitmeid 1990ndate majanduselu kirjeldavaid arhiive, nt Eesti Erastamisagentuuri ja Hüvitusfondi omad. Ka erasektorist on Rahvusarhiiv kogunud mitmeid tegevuse lõpetanud organisatsioonide ja ettevõtete dokumente, sh Eesti Kultuurifond, Eesti Noorsoofond, Lääne-Eesti Pank. Paraku on enamik neist arhiividest lünklikud ning nende saabumine Rahvusarhiivi pigem juhuslik.

Taasiseseisvumise-aegset majanduselu kirjeldava teabe loetelus ei saa mööda minna isikuarhiividest. Rahvusarhiivil on au säilitada näiteks majandusteadlase ja Eesti Panga presidendi Rein Otsasoni isikuarhiivi, mis sisaldab ka kirjutisi majanduseksperimentidest ja rahareformist.

Rahvusarhiivis üle 9 miljoni arhivaali

Rahvusarhiiv on Eesti arhiivinduse keskus üksustega Tallinnas, Tartus, Rakveres ja Valgas. Rahvusarhiivi põhiülesanne on tagada ühiskonna kirjaliku mälu säilimine ja kasutatavus tänastele ja tulevastele põlvkondadele.

Rahvusarhiiv lähtub sellest, et meie kogud peavad peegeldama kogu Eesti ühiskonda, seda aga on võimalik saavutada ainult koostöös erasektoriga. Vastasel korral jääb teadmine meie tänase ühiskonna toimimisest lünklikuks ja ühekülgseks.

Avalikke dokumente kogudes kindlustab arhiiv aga ühtlasi kodanike põhiõiguste ja -kohustuste kaitse ning demokraatliku riigi läbipaistvuse.

Rahvusarhiivi kogudes on üle 9,2 miljonit arhivaali, neist vanim aastast 1240. Lisaks tavamõistes arhivaalidele on meil ka 9,5 miljonit meetrit filmijäädvustusi ning enam kui pool miljonit fotot, vanimad 19. sajandist.

Uus peahoone Noora meelitab avarate võimaluste ja hoiutingimustega

2017. aastal valmis Tartusse kauaoodatud uus peahoone Noora, millega tõusis oluliselt uute dokumentide vastuvõtuvõimekus. 2018. aastal lisandus Rahvusarhiivi hoidlatesse 130 726 säilikut. Digitaalselt sündinud audiovisuaalset materjali võeti vastu üle 28 terabaidi.

Seoses haldusreformi läbiviimise ja maavalitsuste tegevuse lõpetamisega alustati nõustamist nii kohalike omavalitsuste kui ka maavalitsuste arhiivide üleandmise ettevalmistamiseks.

Allikas: Rahvusarhiiv

Digitaalse info säilitamine ettevõttes samm-sammult

1. Pange kirja ettevõtte protsessid. Koostage ettevõttes tekkivale infole süsteem/skeem, pannes kirja protsessid (nt tootmine, müük, raamatupidamine) ning iga protsessi alla erineva info liigid ehk sarjad.

2. Seadke sisse failihalduse keskkond (võrguketas ettevõtte serveris, Dropboxi tüüpi pilveteenus vmt), looge sinna skeemile vastav kataloogistruktuur ja määrake vajadusel töötajate juurdepääsuõigused.

3. Looge register, kuhu vastavalt skeemile registreeritakse kõik loodavad või väljast saabuvad olulised dokumendid. Kasutada võib spetsiaaltarkvara (Elektrooniline Dokumendihalduse Süsteem – EDHS) või tavalist tabelarvutust (Excel, Google Sheets vmt).

4. Nimetage failid arusaadavalt. Failinimedeks pange andmed, mille järgi hiljem infot leida tahate, nt arvete puhul tehingupartneri nimi, arve number ja kuupäev.

5. Kasutage arhiivivormingut. Faili lõplik versioon salvestage alati PDF/A vmt arhiivivormingus. Sama ka digiallkirjastamisel: esmalt salvestage dokument PDFiks ja siis allkirjastage PDF.

6. Looge varukoopiaid. Seadke sisse igapäevane back-up ja kontrollige seda regulaarselt.

7. Hoidke faile mitmes erinevas kohas. Lisaks back-up’ile looge arhiiv ehk eraldiseisev failihoidla, kuhu iga aasta alguses lisate eelmise aasta failid ja neid hõlmava osa registrist. Arhiivimaterjalist tehke mitu eksemplari, mis on geograafiliselt lahutatud ja millest vähemalt üks on offline (nt üks ettevõtte serveris, teine avalikus pilveteenuses ja kolmas välisel kõvakettal).

Miks on ettevõttele vaja arhiivi?

Kokkuhoid. Rahaline, ajaline ja ruumiline kokkuhoid kaalub üles dokumentide korrastamise ja hoidmise kulu (info kiire leidmine, õigeaegne hävitamine).

Seadus kohustab. Teatud dokumentide, nt raamatupidamise ja personalidokumentide, säilimine tuleb tagada vastavalt seadusele.

Abiks otsustamisel. Võimaldab mineviku analüüsimist äriotsuste tegemisel tulevikus (ettevõtte mälu).

Annab ideid. Arhiiv annab ideid tootearendusse.

Aitab luua identiteeti. Paljudele ettevõtetele ja töötajatele on ettevõtte identiteet oluline. See mängib väga olulist rolli ka tarbijate/klientide valikutes ja seega turunduses ning uute töötajate värbamisel. Korras arhiiv tõhustab ettevõtte intellektuaalse omandi, kaubamärkide, lepingute ja ärisaladuse kaitset. Kui te ise ei räägi oma lugu, teeb seda keegi teine! Kasuta vajadusel koostööpartnerit, kes korrastab ja säilitab olulisi, kuid igapäevaselt mittevajalikke dokumente.

Erileht valmis koostöös Rahviusarhiiviga.

Jaga lugu:
Hetkel kuum