Peremeheta paljundusmasinat valvab kaart

Kui väikeses firmas on koopiate tegemise vajadus suurem kui tuhat koopiat kuus, siis ei saa enam muretseda laua peale mahtuvat personaalset paljundusmasinat. Viimastest astme võrra kiiremad koopiamasinad võimaldavad teha suuremal hulgal koopiaid -- ca 10 000--20 000 tk kuus. 9--19 koopiat minutis tegevatel paljundusmasinatel on personaalsete koopiaaparaatidega võrreldes suuremad kasutamisvõimalused ning üldjuhul on neile võimalik juurde panna teatav hulk tööd hõlbustavaid lisaseadmeid.

Kui personaalsed koopiamasinad võimaldavad tavaliselt kopeerida vaid A4-formaadis paberit, siis väikestelt paljundusmasinatelt nõutakse üldjuhul ka vähemalt A3- formaadis koopiate tegemise võimalust.

Ükskõik milliste paljundusseadmetega ka tegemist poleks, on kõigil ühesugused paberi võtmise süsteemid -- ikka on masina allosas või külje peal paberikassetid, kust aparaadi sisemuses olevad mehhanismid need kätte saavad. Kasutajat huvitab seejuures, mitut formaati saab masina puhul korraga kasutada. Tavaliselt on väikestele paljundusmasinatele võimalik juurde panna lisakassetiseadmeid, nii et eri formaati või värvi paberid saab panna eri kassettidesse. Kui paljundusmasinal on vaid üks kassett, siis saab seda tavaliselt eri formaatide jaoks reguleerida. Osal aparaatidel on formaadi ümberhäälestamine lihtne. Teistel masinatel tuleb formaadi ümberhäälestamiseks näppu võtta kruvikeeraja, mida tihtilugu enam teha ei viitsita. Enamik selle klassi paljundusmasinaid ei võimalda teha koopiaid väiksemast formaadist kui A4, vaid uuemad aparaadid suudavad vastu võtta ka A5-formaati. Viimane võimalus peaks huvi pakkuma näiteks mõnele hulgikaubandusfirmale, kes peab pidevalt toodetega etikette kaasa andma. Nii hoitakse kokku paberit ja välditakse tülikat lõikamist.

Kui paljundamiseks kasutatakse tugevaid materjale, nagu paljunduskile või -kleepsud, siis peaks masinal kindlasti olema paberi otsesööduvõimalus. See on tarvilik selleks, et terava nurga all paberit keeravatel mehhanismidel on tugevat materjali kassetist raske kätte saada.

Kui kilede või kleepsude paljundamine on põhitöö, siis on otstarbekas vaadata, et masinal on pakikaupa otsesööduvõimalus. Enamikul selle klassi masinatel on vaid ühe lehe otsesööt, mis mõnes olukorras võib tülikaks osutuda.

Kui kuni kümme koopiat minutis tegevate paljundusmasinate seas on vaid üksikutel suurendus-vähendusvõimalus, siis klassi võrra kiirematel aparaatidel on see funktsioon üldjuhul olemas. Seejuures tunnevad paljundusmasina kasutajad tihti huvi suurendus-vähenduspiiride vastu.

Mõned aparaadid muudavad kopeeritava materjali suurust astmeliselt standardformaatides -- nt A3-formaadist A4-paberile jne, enamik väikeseid paljundusmasinaid võimaldavad koopia suurust muuta 1% kaupa. Targemad aparaadid suudavad koopia mõõtmeid korrigeerida veelgi täpsemalt -- nt 0,2% haaval.

Tavalise teksti kopeerijale pole viimane võimalus oluline, küll aga võib seda vaja minna näiteks projekteerimisfirmadel, kel on tähtis, et joonised oleksid ka pärast mitmekordset kopeerimist õiges mõõdus.

Paljundusseadmete kasutamise mugavust suurendavad lisaseadmed, mis põhikomplektis ja baashinnas ei kajastu. Vastavalt töö iseloomule võib iga firma need vajaduse korral endale juurde osta.

Peamised väikeste koopiamasinate juurde rakendatavad lisaseadmed on fiider ehk dokumendi automaatne ettesöötja ja sorter. Need seadmed osutuvad heaks abiliseks, kui on vaja mitmelehelisest originaalipakist teha mitu eksemplari koopiaid.

Sageli ostetakse paljundusmasin mitme firma peale korraga. Koridoris seisvas mitme kasutaja jaoks mõeldud aparaadis pole aga paraku kunagi paberit ega toonerit ning alailma peavad remondimehed käima kõlbmatuid materjale masina vahelt välja urgitsemas. Nii võib leida kindla peremeheta paljundusmasinast aeg-ajalt vaid grafoprojektori jaoks mõeldud kõrget temperatuuri kartvaid kilesid, mis on kinnitussõlme külge sulanud jms. Keegi ei taha end pahategijaks tunnistada ja remondikulusid ei soovi ükski firma enda kanda võtta. Taolise olukorra vältimiseks on osa paljundusmasinate jaoks välja mõeldud lisavigurid, nagu kontrollkaardid või -koodid.

Kontrollkaardisüsteemiga paljundusmasinate kasutajatel on plastkaardid, mida on võimalik programmeerida minimaalselt 1000 koopia tegemiseks. Asutuse koridoris seisvat paljundusmasinat saavad siis kasutada vaid need, kel lubatud, ja nii palju, kui lubatud. Kaardijagaja võib oma kaardiga vaadata, kes aparaati on kuritarvitanud ning soovi korral tema kaardi «nullida». Mujal maailmas harva kasutatavad kontrollkaardid, mis kipuvad kaartide üldises rohkuses alailma ära kaduma, on veidi ebamugav variant. Lihtsam on paroolisüsteem, kus masin ei võta kopeerida soovijat enne jutule, kui sisestatakse kood, mida suurematel masinatel on 300, väiksematel ca 25. Selliste piirangute järele pole vajadust, kui paljundusmasinat kasutab väike kollektiiv, ta paikneb kindlas ruumis ja tal on peremees.