28. aprill 1996
Jaga lugu:

Millist kriteeriumi arvestades valite firmasse sekretäri?

Hea sekretär peab tingimata olema tugev spetsialist ja hea suhtleja.

Saku õlletehase puhul on kindlasti olulised keeled, arvuti tundmine ja mingid teadmised majandusest. Kui sekretär protokollib majandusnõupidamisi ja ei saa aru, mida ta kirjutab, võib protokoll pärast väga rumal välja näha.

Meil on selline reegel, et kui mind ei ole, siis peab sekretär lahendama kõik olukorrad.

Sekretär on see, kes jätab esimese mulje ettevõttest. Pole tähtis, et ta oleks läbinud iluduskonkursi, kuid ta peab olema meeldiv inimene.

Maailmas on levinud, et juht oma töökohta muutes võtab kaasa ka sekretäri. Selline koostöö nõuab aastaid.

Sekretär on see, kes peab võimaldama juhile kõige tähtsamat -- aega, et juht saaks tegeleda rohkem asjadega, mida temalt oodatakse. Ja rutiinset ning segavat juhi igapäevases tegevuses tuleb sekretäril võimalikult palju ära hoida

- Sekretär on majas väga tähtis persoon. Öeldakse, et kui juht on ära, peab sekretär nädal aega firmat juhtida suutma.

Üks kriteerium on suhtlemisoskus, kaasajal kindlasti ka keeled ja arvuti kasutamise oskus. Oluline on diskreetsus, kuna ta valdab firmas informatsiooni.

Keskkoolist tulnud inimene suure firma sekretäriks ei sobi.

Meile tulles peaks kindlasti olema eelnev töökogemus. Kui on vaja, saadame sekretäri lisakoolitusele. Ta peab firmas orienteeruma ning tundma ka etiketti ja muid selliseid asju.

Sekretäri välimus on firma visiitkaart. Ta ei pea olema midagi erilist, kuid ta ei tohi mõjuda inimestele negatiivselt. Nii nagu teater algab fuajeest, algab suhtlemine firmas sekretärist.

Juht ja sekretär peaksid omavahel kindlasti ka sobima. Nad peavad tundma, et üks toetab teist. Vaja on vastastikust austust.

Sekretär ei tohi olla lihtsalt töölkäija, tema töö peab igaühele ka meeldima.

- Meil polegi otseselt sekretäri, vaid ta on pigem juhi abi, kellel on väga ulatuslikud funktsioonid. Mingil määral on ta muidugi minu kui direktori sekretär, teine osa tema tööst on olla müügisekretär ning kolmandaks peab ta jälgima firmasisest informatsiooni liikumist ning jooksvat aruandlust.

Selline inimene ei saa olla eristatud firma üldisest tööst. Ta peab tundma firma põhieesmärki, põhiprotsessi ja organisatsioonikultuuri, vastasel juhul ta ei oska suhelda inimestega, kes meile helistavad.

Teiseks peab ta olema laia profiiliga selles mõttes, et oskab kasutada arvutit ja valdab võõrkeeli, et sujuvalt suhelda välisparneritega.

Kolmandaks soovin ma endale sellist abi, kes aitab mul pidada kinni ajagraafikust ja tuletab mulle teatud asju meelde, mitte vastupidi.

Neljas kriteerium oleks see, et ta jälgib, mis toimub asjaajamises ja tööstiilis ning teeb omapoolseid ettepanekuid, kuidas asja parandada.

Jaga lugu:
Hetkel kuum