Töörutiin paika!

Kui töötajate koolitamine on tulemuste saavutamiseks vaieldamatult kõige efektiivsem meetod, siis infosüsteemi kasutamise töörutiinide kehtestamine on kõige odavam. Kui firmas on kord majas ja igaüks teab, mida teeb ja mille eest vastutab, siis on firma vaieldamatult edukas. Uus võib olla fakt, kui suur on tegelikult meie võit oma infosüsteemis korra majja löömisel. Töörutiinide väljamõtlemine ja kirjapanek on suur töö, mis keerulisema struktuuriga firmades on omaette ülesanne. Toon paar näpunäidet, mis ei nõua suurt pingutust, kuid mille eiramine võib osutuda kalliks.

- Arvuti arhiiv olgu korras

Võrgu kataloogide struktuur peab sarnanema firma struktuuriga. Võrguserveris peab olema üldine kataloog, igal osakonnal oma kataloog, ja igal kasutajal oma privaatne kettaruum. Igale üksusele omistatud kataloogi struktuuri esimene tase mõeldakse läbi ja kinnitatakse soovitatavalt üksuse juhi poolt. Kataloogide puud täiustatakse edaspidi sügavuti ja mitte laiuti.

- Nimetage dokumendid ammendavalt

Windows 95 ajastul ei tohiks koonerdada dokumendile nime andmisega. Iga dokument peab paiknema õiges kataloogis («BCS\ TARKVARA\KLIENDID\KLIENDIFIRMA\DOKUMENDID») ja olema piisavalt nimetatud («Pakkumus müügiprogrammi teostamiseks.doc»). Erandina võib kuupäeva märkimata jätta, kuna arvuti salvestab dokumendi loomise ja muutmise kuupäeva. Dokumendi nimi «myygipak.doc» ei ütle nädala pärast kellelegi mitte midagi.

- Kasutage eelmise versiooni tarkvara

Kehtestage firmas standardprogrammidele (tekstiredaktorid, tabelarvutus jms) tarkvarastandardid. Kõik peavad kasutama kindla tootja kindla versiooniga tarkvara. Uuele versioonile ei minda enne üle, kui kõigi teie firma töötajate arvutid on suutelised kasutama uue versiooni tarkvara. Sellest tulenevalt on kasulik mitte kiirustada uue versiooni juurutamist vahetult pärast selle turule tulekut. Juhul kui keegi tahab väga kasutada uut programmi, siis kohustage ta salvestama kõik dokumendid firmas kehtestatud programmi standardformaadis.

- Ärge installeerige tarkvara prooviks

Vähemalt ärge installeerige tarkvara prooviks enda arvutisse. Hea oleks, kui firmas on üks või kaks arvutit, mis ongi mõeldud uue tarkvara pilootkasutuseks. Reeglina on sellised arvutid kas kohaliku arvutispetsialisti töökohas või mõne sellise inimese laual, kelle töö ei jää tegemata, kui arvuti pool päeva rivist väljas on. Tänapäeva arvutikeskkonna kiire areng on negatiivse poolena toonud turule palju vigadega tarkvara, mis paremal juhul ei lähe ise käima või halvemal juhul takistab teiste programmide tööd.

- Määrake infosüsteemile vastutajad

Firmas peab olema inimene, kes vastutab mitte niivõrd arvutite ja programmide toimimise, kuivõrd infosüsteemis olevate andmete õigsuse eest. Riistvara ja tarkvara hooldust saab erinevatest arvutifirmadest tellida. Kui aga infosüsteem sisaldab inimliku lohakuse tõttu vigaseid ja aegunud andmeid, siis pole kallitest arvutitest ja keerulistest programmidest kasu.