Mida peaks oma harjumustes muutma inimene, kes on alles elektronposti kasutajate hulka astunud?

Levinud viga on see, et püütakse elektronposti teatele graafilisi või Wordi formaadis attachment'e lisades edastada ikkagi harjunud kombel kujutisi. Mugavaim lugejale ja sobivaim arhiveerimiseks on aga puhas, ilustamata tekstiformaat.

Nimelt on attachment'e ehk kodeeritud lisasid sisaldava arhiivi sisu analüüsimine suhteliselt lootusetu üritus ja sel juhul piiratakse nii enda kui adressaadi tulevased otsinguvõimalused selle elektronpostiteate osas väljades «To:», «From:» ja «Subject:» sisalduvaga ja paremal juhul ka sissejuhatava tekstiga elektronkirja alguses. Lisaks vajab kodeeritud lisadeta elektronpostiteadete arhiiv palju vähem arvuti kettamahtu.

Kuna aga faksiaparaatide arv firmades ületab veel elektronpostiaadresside arvu, tuleb ka veendunud elektronposti pooldajal faksimist kasutada.

Vähemalt teadete koostamise ja teelesaatmise juures on siiski võimalik elektronposti vahendeid kasutada. Nimelt on Eestiski kasutusel spetsiaalseid faksiservereid, mis võtavad informatsiooni vastu elektronpostiteatena, edastavad aga faksiformaadis kujutisena etteantud faksinumbrile. Teate lähetaja jaoks on tegemist väljunud elektronpostiteatega, mis arhiveeritakse nagu iga teinegi elektronpostiteade.

Tavalisest erinev on vaid saaja aadress, mis sisaldab faksiaparaadi numbrit ja võib firmasiseseks kasutamiseks mõeldud serveri korral olla näiteks kujul [email protected] Selliste serverite kohta leiab Internetist ka eestikeelset informatsiooni.

Faksiteadete vastuvõtmisega sellised serverid enamasti ei tegele ning tavalist faksiaparaati nad seega mittevajalikuks ei muuda.

- ärge jätkake endiselt graafiliste tekstide edstamist attach- -failidena

- kasutage elektronpostis puhast, ilustamata tekstiformaati. See kergendab arhiveerimist ja otsingut

- kasutage faksiserverit, mis edastab teie e-posti edasi faksile, nii saate väljunud dokumentide üle arvestust pidada sama lihtsalt nagu elektronposti sõnumite üle