Küllakutse vormistamise võimalused

Kutse eesmärk on informeerida külalist võimalikult täpselt ürituse sisust ja vormist.

Korrektselt koostatud kutse annab teada:

- kes on kutsuja (organisatsioon, ametiisik, eraisik);

- keda kutsutakse;

- mis laadi üritusega on tegemist (mille puhul korraldatud);

- kuhu, millal ja millises rõivastuses (vajadusel) ilmuda;

- kuhu teatada oma osalemisest (mitteosalemisest).

Kutse liigitus ja vormistamine

Kutsed liigitatakse ametlikuks ja mitteametlikuks.

Ametlikele üritustele (erialakonverentsid, presentatsioonid, ametlikud vastuvõtud) kutsutakse külalised tavaliselt üksi, ilma kaaslaseta. Kutsuja soovi korral võib ka ametlikele üritustele kutsuda koos kaaslasega.

Mitteametlike ürituste kutsed on tavaliselt kahele. Kutsutav märgitakse kutsele ametinimetuse järgi: nt ASi Põhjamaa juhatuse esimees ja pr Kalda.

Ametlike ürituste kutsetel võib külalise nime asemel kasutada ka ametinimetust: hr peadirektor, pr müügijuht.

Juhul kui kutsutakse kahekesi, kirjutatakse kutse välja näiteks järgmiselt: «Austatud juhatuse esimees ja pr Saar»

või «Härra ja proua Saar».

Juhul kui ametikohast sõltuvalt on kutsutud üritusele abielus daam, siis kirjutatakse kutse tema nimele, tema abikaasale on aga eraldi kutse. Vallaliste külaliste kutsele võib lisada märkuse «Kutse kahele» või nt «Hr Saar kaaslasega».

Suusõnaline kutse

Paljudes riikides on kombeks päevastele üritustele anda kutse edasi suusõnaliselt. Kirjalikku teavet tavaliselt ei järgne.

Eestis ei ole suusõnaline kutsumine eriti levinud, tavaliselt oodatakse kirjalikku kutset. Eestis kasutatakse suulist teadet tavaliselt perekondlike, klubiliste või sõpruskondlike sündmuste puhul.

Kutse väljasaatmine

Kutse peaks välja saatma nii, et see oleks külalisel käes 14--7 päeva enne üritust. Eestis on enam levinud 14--10 päeva.

Mida keerukam on külalisele peoks ettevalmistus (riietus, kingitus jne), seda varem peab kutse käes olema. Pulmade puhul näiteks on soovitatav, et kutse saabuks külalisele juba kuu aega varem.

Kutse vormistamise nõuded

- kutse vormistatakse alati kvaliteetpaberile, korrektses trükis;

- kutse tekst peab olema lühike, üheselt mõistetav, korrektses eesti keeles;

- vajadusel lisatakse kutsele võõrkeelne tõlge (võib olla käsikirjas). Tõlge kinnitatakse nurkapidi kutse esiküljele;

- juhul kui lisate kutsele lisainfot (juhised, kuidas kohale sõita, kohakaart jne), kinnitage see nurkapidi kutse tagaküljele.