Info omamine annab äriettevõttele suure konkurentsieelise

Arvuti, mis toodab killustatud ja süstematiseerimata informatsiooni, täidab kalli kirjutusmasina või kalkulaatori funktsioone. Palju informatsiooni aga asub nüüd ja edaspidigi firmajuhtide peades.

Veel rohkem on igas ettevõttes jagatud infot -- sellist, millele peab olema tagatud paljude töötajate ligipääs. Info olemasolust, selle õigsusest ja sellele ligipääsu kiirusest sõltub ettevõtte võime kliente konkurentsivõimelisel tasemel teenindada.

Olemuselt immateriaalse informatsiooni ebaõige kasutamine või hävimine on aga mõne materiaalse põhivahendi kaotsiminekust hoopis saatuslikumate tagajärgedega. On aeg kriitiliselt üle vaadata seni kasutatavad informatsiooni kogumise, hoidmise ja levitamise meetodid.

Paber on olnud oluline infokandja, mille omadused täna paljudel juhtudel ei rahulda. Paberil asuvat informatsiooni ei ole võimalik kasutada mitmes kohas korraga, seda on ebamugav muuta ning otsingute korraldamiseks arhiivis tuleb palgata grupp arhivaare.

Õiges vormis elektroonilisel infol kirjeldatud puudusi ei ole. Kuid võib leida mõne sellise puuduse, mis elektroonilisel kujul olevat infot paberitest enam ohustab: oskamatu hoolduse all võib info kergesti hävineda ning seda on võimalik varastada.

Arvuti jõudmine igale büroolauale on toonud kaasa kiusatuse lahendada kõik infotöötlusküsimused kohapeal, sest Wordi ja Exceli võimalustest tundub selleks piisavat. Pahatihti sarnaneb aga personaalse kontoritarkvara kasutamisel tuginev töö vägagi endisaegsele paberite tootmisele. Harva on teistel sama ettevõtte töötajatel kellegi personaalarvutis asuvast infost mingit kasu. Failide ühiskasutusse andmine ja serverisse tõstmine ei lahenda samuti olukorda -- kellelgi peale autori ei ole aimu, mida üks või teine failinimi võiks tähendada või milleks selle sisu peaks kasutama. Nii ongi arvutid kallite kirjutusmasinate või kalkulaatorite funktsioonides.

Firmasisese info õigsuse ja kättesaadavuse tagamiseks ei ole infosüsteemi loomisele alternatiivi. Võimaluste skaala on lai: lisaks individuaaltellimusel erilahendusele on kasutada ka valmislahendusi, mida saab spetsiifiliste vajaduste osas kohendada.

Autor: Neeme Takis