Kommunikatsiooni planeerimise tulemusel võimendub firma sõnum
Praegu on ettevõtetel viimane aeg järgmise aasta kommunikatsiooniplaani koostamiseks.
Eesti suurfirmades on kommunikatsioonitegevuse planeerimine muutunud viimaste aastate jooksul tavapäraseks, keskmise suurusega firmades ja väikefirmades ei osata paljudel juhtudel kommunikatsiooni planeerimisest tulenevaid eeliseid veel ära kasutada. Praegu on aega, et panna saabuvaks aastaks paika ettevõtte peamiste sihtrühmadega suhtlemise kava. Planeeritud kommunikatsioonitegevuse eelisteks on tugevam, järjest suurenevas infohulgas eristuv sõnum ning firma tööaja, raha ja inimeste oskuste otstarbekam kasutamine.
Peamised punktid, mida kommunikatsiooni valdkonna planeerimisel meeles pidada, on järgmised:
- Firma kommunikatsiooniprotsess peab olema planeeritud tegevus, sisaldades plaani, mis koostatakse vähemalt aastaks ja mida muudetakse vastavalt ärikeskkonna muutustele.
Ühtses plaanis sisalduvad erinevate valdkondade ? reklaami, turunduskommunikatsiooni ja korporatiivse kommunikatsiooni ? sihtrühmad, sõnumid, tegevused ja ajakava.
- Firma erinevate kommunikatsioonivaldkondade (reklaam, suhtekorraldus, turunduskommunikatsioon) tegevus peab olema koordineeritud, kandes ühist sõnumit. Sõnumiks võib olla näiteks keskkonnakaitse, mida väljendab reklaam, edastab suhtekorraldus ja millest lähtuvalt korraldatakse turunduskampaaniaid.
- Erinevate valdkondade projektid tuleb ajaliselt koordineerida nii, et nad üksteist toetaksid ja täiendaksid.
Eesmärgiks peab olema erinevate meediate kasutamine selliselt, et firma ühtne sõnum jõuaks vaataja-kuulajani tema tavapärase meediakanali kaudu.
- Turunduskommunikatsiooni tegevus ja korporatiivse kommunikatsiooni projektid peavad üksteist toetama, sest firma korporatiivne maine ja toote või teenuse kaubamärgi maine mõjutavad üksteist.
Planeeritud kommunikatsioonitegevus aitab järjestada tegevused selliselt, et näiteks firma uue toote turule toomine ei satuks ajaliselt kokku olulise koostöölepingu sõlmimisega. Vastasel juhul on suur tõenäosus, et üks või teine sündmus jääb teenimatult tähelepanuta.
Kommunikatsiooniplaanis tuleb kirja panna ka firma järgmise aasta peamised sihtrühmad (võivad aastate lõikes muutuda), sihtrühmadele suunatud kõige olulisemad sõnumid ja tegevused ning valdkondade kaupa meediakanalid nende sõnumite edastamiseks. Firma kommunikatsioonitegevuse seob ühtseks plaaniks ajakava, kus on koos erinevate valdkondade tegevusprojektid. Ajakava on soovitav koostada terveks aastaks, selguse huvides tuleks tegevusplaanis esitada tegevused ka kuulise jaotusega.
Seega lisaks tavapärasele reklaami-, suhtekorralduse ja turundusplaanide koostamisele on firmadel soovitav kokku panna ka firma terviklik kommunikatsiooniplaan. Sõnumite ühtne auditooriumini jõudmine on oluline mitte ainult suurettevõtetele. Väiksemate firmade puhul, kus sõnumite hulk ja kõlapind on sageli väiksemad, võib kommunikatsiooniplaan omandada isegi suurema tähtsuse.
Vt. ka tabelit: Kommunikatsiooniplaani esimese poolaasta näidis
Autor: Ulli Sats