ÄP fototoimetus • 25. november 2003 kell 22:00

Milleks teenust sisse ostes valmis olla?

Olulisim on kogu protsessi eelnev detailne läbimängimine ja dokumenteerimine koos ?mis-siis-kui...? analüüsidega võimalike erandolukordade puhuks, näiteks mida teha, kui kliendi klient keeldub kohaletoimetatud kaupa vastu võtmast vms. Selle töö tulemusena koostatakse lepingu lisaks olev tehnoloogiakirjeldus, mille üksikuid osi saab hiljem kasutada nii klient kui ka teenusepakkuja oma personali ametijuhenditena.

Lisaks teenuste hinnale on väga mõistlik leppida kokku ka kvaliteedimõõdikute osas ning kehtestada monitooringu metoodika. Sealjuures jälgitakse pidevalt mõlema poole kinnipidamist kokkulepitud tehnoloogiast. Kui teenusepakkujate puhul on põhiliseks võimalikuks veaks viivitus kohaletoimetamisega, kaupade kahjustamine veoprotsessis või aadresside segiajamine, siis klientide puhul on sagedasemad puudulikult või valesti vormistatud tellimused, hilinenud tellimused, kliendi valest markeeringust tingitud eksimused vms.

Outsourcing?uks ettevalmistumisel sobib kasutada hästi vanasõnu ?kaua tehtud, kaunikene? ja ?üheksa korda mõõda, üks kord lõika?. Kellele need liiga tuimad tunduvad, võib lähtuda filosoofiast ?rohkem higi õppustel, vähem verd lahingus?.

Ettevõte, mis on äsja alustanud logistiliste teenuste sisseostmist, võib olla teenuse osutaja suhtes ebakindel, kuna ta ei tunne sageli oma logistikapartnerit. Teenuse ostja suur sõltuvus oma logistikapartnerist tähendab, et ta tahab olla veendunud teenusepakkuja võimes tagada piisavalt hea kvaliteet.

Edukalt kulgeva koostöö loomise eelduseks on seega usalduse tekkimine logistikateenuste ostja ja pakkuja vahel. Parimaks garantiiks koostöö laabumisele on piisav ja asjalik infovahetus. Pärast lepingu sõlmimist logistikafirmaga peaks korraldama regulaarseid kohtumisi, näiteks alguses üks kord nädalas, kus osaleksid teenuseid ostva firma logistikateenuste kasutamisega seotud osakondade (turundus, ostmine jms) ning teenusepakkuja esindajad. Arvestades logistika olulisust klienditeeninduse elemendina, pole sugugi palju nõutud, et kohtumistel osaleks alguses ka teenust ostva ettevõtte tippjuht.

Kohtumiste eesmärk on hinnata, kas koostöö on alanud mõlemat poolt rahuldavalt, ja leida ohukohti, mis võivad hiljem kasvada tõsisteks probleemideks. On täiesti loomulik, et logistikateenuste ostja soovib koostöö alguses säilitada suuremat kontrolli logistikaoperatsioonide üle. Seetõttu ei tohiks kumbki osapool suhtuda regulaarsetesse kohtumistesse halvustavalt.

Kindlasti peaks teenuseid sisseostev firma määrama või jätma ametisse vahemehe, kes jälgib pidevalt, et koostöö laabuks ja et logistikateenuste osutamise lepingut järgitaks. Samuti on vahemehe ülesandeks kindlustada koostöö areng, näiteks uute teenuste lisamine lepingusse või olemasolevate teenuste muutmine.

Teenust sisse ostes tuleks olla valmis selleks, et nii logistikateenuste pakkuja kui ka ostja vajavad aega, enne kui koostöö häireteta sujuma hakkab. Seega ei tohiks esialgsed probleemid veel teenust sisse ostvat firmat oma teenusepakkuja suhtes vaenulikult häälestada. Samas ei tohiks järeleandmisi teha valdkondades, mis on tarnetingimustes väga selgelt määratletud, näiteks tarnetähtaegadest kinnipidamine ja kauba korrektne käsitlemine.

Koostöö toimimise huvides võiks korraldada ka kolmepoolseid kohtumisi, kus osalevad teenusepakkuja ja -ostja ning viimase klient või kliendid. Kuna logistikateenuseid sisse ostva firma kliendid puutuvad teenuse osutajaga paratamatult pidevalt kokku, on klientide soovidega kursis olek ja arvestamine kõigi osaliste huvides.

Autor: ÄP

Hetkel kuum