Nõupidamise tulemuslikkuse võti on korraldajas

Nõupidamised on tavapäraseks töövormiks, mille tähtsust on võimatu alahinnata. Erinevatel hierarhiaastmetel olevate juhtide tööajast võib 50?80% kuluda nõupidamistele. Vaevalt on olemas organisatsioonides teist sellist tegevust, kus nii palju inimesi üheaegselt ja nii rohkelt aega kulutavad kui nõupidamistel. Peale selle on nõupidamine veel ka väga kallis ettevõtmine. Kui liita kõikide osalejate selle aja eest makstavad palgad (osalejate kuupalga kaudu nende tunnitasu arvutamine ei ole just eriti raske ülesanne), nõupidamise ettevalmistamise tasu, sõidukulud jms, saame tavaliselt väga aukartustäratavad summad. Seetõttu on ülioluline, et nõupidamised oleksid tulemuslikud.

Samas on aga hulk tüüpilisi probleeme, millega nõupidamisi korraldades kokku puututakse ja mis oluliselt kokkutulemiste efektiivsust vähendavad. Kõige rohkem tulemuslikkust ohustavateks on:

- teemast kõrvalekaldumine;- halb ettevalmistus;- küsitav tulemuslikkus;- venimine;- osalejatepoolne vähene tähelepanu;- osalejatepoolne vähene kaasatöötamine.

Selleks, et nõupidamine ei oleks kõikide osalejate aja raiskamine, vaid investeering tulevikku, tuleks lähtuda kõrvaltoodud üldpõhimõtetest.

Juhul kui nõupidamine lõpeb plaanitust varem, ei tohiks seda mingil juhul venitama hakata.

Loomulikult ei tohiks unustada ka järeltööd pärast nõupidamist. Kindlasti peaks hoolitsema selle eest, et otsused saaksid teatavaks kõigile, kellele vaja. Samuti tuleks teha nõupidamise käigus analüüs ja enda jaoks järeldusi järgmiseks korraks.

Autor: Algis Perens