Firma väärtusahelas peab info liikuma reaalajas

Maailma juhtiva IT-tööstust uuriva ja analüüsiva firma Gartner andmetel hakkasid IT-eelarved möödunud kümnendi lõppu jäänud tehnoloogiasektori mulli lõhkemisest ja investeeringute peatumisest tingitud depressioonist väljuma eelmisel aastal (vt graafikut).

Sektori taaselustamise juures mängis olulist rolli ka Gartneri nn reaalajaettevõtte kontseptsioon, mida tutvustati avalikkusele 2002. aastal. Kontseptsiooni keskne idee pole iseenesest midagi uut ? ettevõtte äriprotsesside toimimine peaks olema korraldatud selliselt, et see tõstaks informatsiooni liikumise kiirust kõigi ettevõtte väärtusahela osapoolte vahel, nagu kliendid, hankijad, sisemised protsessid.

Uus on vaid Gartneri idee radikaalne püstitus väitena, et tänapäeva ettevõte ei tohikski rahulduda vähemaga kui olla reaalajaettevõte ehk kõik osapooled peavad info saama koheselt ja otsustusprotsess peab liikuma reaalaega.

Käesoleval aastal täiendati seda mõtet soovitusega, et ka väikesed ja keskmise suurusega ettevõtted peavad üle minema seniselt tehnoloogiakeskselt IT-juhtimiselt rohkem ärikasule orienteeritud IT-juhtimisele.

Miks peaks otsustusprotsess ettevõttes liikuma reaalaega? Üksikute äriprotsesside elluviimise periood on tänu infotehnoloogia rakendamisele kahanenud üsna lühikese aja jooksul nädalatest sekunditeni. Samas ei ole võrreldavalt vähenenud toote elutsükkel ja ettevõtte muutuste juhtimise kiirus. Näiteks võiks tarkvarauuenduse juurutamisele kuluv aeg teoreetiliselt väheneda kuudest nädalateni, kuid kuna protsessi osaks on inimesed ja otsused, siis töökorralduse muutmine võib võtta endiselt mitu kuud aega.

Seega suureneb vahe mõne üksiku tehnoloogilise protsessi elluviimise ja organisatsioonisiseste reaalsete muutuste vahel.

Uue majanduse infotehnoloogia pole lihtsalt uus ülespuhutud meediakära, mis n-ö muudab ööd päevadeks, samuti mitte ka objekt iseseisvaks investeeringuks. Selle mõtteviisi aluseks on takistamatute andmevoogude kasutamine ja käsitsi tehtavate andmetoimingute vältimine. Tehnoloogia on selleks ammu olemas ja see muutub iga päevaga odavamaks.

Võib tekkida küsimus, et kui infotehnoloogia ei takista organisatsiooni igapäevast tegevust, siis kas sinna ikka peab juurde investeerima. Infotehnoloogia kulusid tuleb hinnata nende olemuse alusel ? jagades kulud niinimetatud igapäevakuludeks ja ärilist kasu toovateks investeeringuteks.

Kuidas ja millal tehnoloogiasse investeerida? Igapäevaste IT-infrastruktuuri ja tarkvarasüsteemide kulude hindamiseks kasutatakse kogu omamiskulu arvestust (inglise keeles Total Cost of Ownership ehk TCO). Tuleb valida, kas vahendid osta, valida teenus või hoopis rentida. Viimast nimetatakse ka teenusele orienteeritud infotehnoloogia arhitektuuriks. Teenusepõhine lähenemine annab jooksvate kulude parema jälgitavuse ja sageli ka madalama omamiskulu.

Kui igapäevane vajadus (käsitletav ka kui IT-hügieen) on täidetud, siis tasub liikuda väärtustele orienteeritud IT-investeeringute juurde. Siinjuures tuleb meeles pidada, et kaks kolmandikku IT-projektidest ei õnnestu viia ellu vastavalt esialgsele ajakavale, eelarvele või püstitatud eesmärgile. Pealegi ei alga ligikaudu pooled infotehnoloogiaprojektidest äripoole algatusel, vaid IT-osakonnast.

Alati tasub kaaluda ka alternatiivseid riskide maandamise viise. Näiteks võib IT-investeeringu riski jagada partneriga, kus mõlemad pooled lepivad kokku eesmärkides, mille täitmise korral lisatakse projekti maksumusele nn õnnestumispreemia. Selle tulemusel jagunevad riskid võrdselt ettevõtte ja IT-partneri vahel, samuti keskendub partner rohkem projekti poolt loodavale kasule.

Iga ettevõte peab arvestama trendiga, et tema konkurendid on asunud taas investeerima infotehnoloogiasse. Seda ka ise tegema asudes peaks lähtuma ärilisest kasust, läbima siin artiklis ja kõrvalloos mainitud olulised sammud ja kaaluma alternatiivseid riskide maandamise võimalusi. Eesti suurimad IT-investeeringud tehakse finantssektoris ja seal on reaalaja otsustusprotsessi trendi selgelt näha. Heaks näiteks on laenutaotlusele esitatava vastuse aeg. See on liikunud kunagistest nädalatest tänases tundideni.

Kui eesmärk on kasvatada IT abil ettevõtte väärtust, arvestage reaalsete probleemidega. Tavaliselt on kolm olulisemat: IT- ja ärikeele erinevused ? äriinimesed räägivad ärikasust, IT-inimesed tehnoloogiast ja funktsionaalsusest; kasvavad kulutused ? juhil on tunne, et IT jookseb eest ära; teadmiste puudumine ? ettevõttel puuduvad teadmised objektiivsete otsuste tegemiseks.

Enne IT vaatamist peab olema läbitud jada: äristrateegia -> äriprotsessid -> IT. Vastake küsimusele, kas investeering aitab strateegiliste eesmärkide saavutamisel. Leidke otsene kasu ? kas investeering genereerib suuremat käivet, kulude kokkuhoidu, paremat juhtimisinfot? Hinnake riske.

IT-investeeringu tegija ehk projekti rahastaja peab esindama ärikasu. Tehnoloogia ei kuulu enam IT sfääri ? ligi pooled IT-projektidest on initsieeritud ja juhitud äripoole poolt. Nimetage investeering ärikasuprojektiks.

Esitage tehnoloogia funktsionaalsus ettevõtte ärikasuna.

IT-projektid ei huvita sageli tippjuhti, küll aga huvitavad teda ärikasuprojektid.

Kõige lihtsam soovitus on hinnata lahenduse puhul funktsionaalsust, arenguvõimet ja integreeritavust.

Partneri valikul hoiduge emotsionaalsetest otsustest, hinnake esmalt tema pädevust, kogemusi ja metoodikat.

Ettevõttesisene ressursside kaardistamine ja planeerimine tagab kohustuste andmise võimaluse ja kontrolli.

Pärast ärieesmärgi püstitamist jälgige, et projekt ei keskenduks tehnoloogiale ega ka üksikutele detailidele.

Olge valmis regulaarselt investeerima, kui saate kasumlikkuse hindamisel positiivse tulemuse. Kehtib Winston Churchilli tuntud ütlus ?edu pole kunagi lõplik?.

Autor: Ivo Suursoo