Kuidas hävitada dokumente?

Artikkel

- Uudised
- 4. märts 2016 kell 4:00
Kuula
Tähelepanu! Artikkel on enam kui 5 aastat vana ning kuulub väljaande digitaalsesse arhiivi. Väljaanne ei uuenda ega kaasajasta arhiveeritud sisu, mistõttu võib olla vajalik kaasaegsete allikatega tutvumine.
Kuidas hävitada dokumente?
Eesti Arhivaaride Ühingu juhatuse liige Maila Kukk soovitab ettevõtetel läbi mõelda dokumentide hävitamise meetod, nii et hävitamine oleks turvaline.Foto: Erakogu
Ettevõtja peab eriti hoolega silmas pidama, et dokumentides sisalduvat teavet ei saaks pärast hävitamist enam taasesitada.
Dokumentide hävitamise meetod tuleb hoolega läbi mõelda, lähtudes dokumendi andmekandja tüübist ja konfidentsiaalsusastmest, kirjutab 7. märtsi Äripäev kuidas-rubriigis. Nii hoiame ära juhtumid, kus prügimäelt või tänavalt on leitud selliseid dokumente, mis sisaldavad isikuandmeid, kirjutab portaal raamatupidaja.ee.
Alustuseks tuleks määrata, milliseid dokumente on üldse vaja hävitada. Sellega peaks kindlasti tegelema regulaarselt – nii saab ära hoida dokumentide kuhjumise kontori- ja arhiiviruumides ning serverites. Kui sageli dokumente hävitada, sõltub dokumentide juurdekasvust ja vaba hoiupinna olemasolust. Dokumendimahukates asutustes ja ettevõtetes on otstarbekas dokumente hävitada kord aastas.
Parim enne möödas
Ka dokumentide hävitamist on vaja dokumenteerida. Esiteks peab kindlaks tegema, milliste dokumentide säilitustähtaeg on möödunud, kusjuures enne lõplikku hävitamist peab siiski olema täiesti kindel, et nende hulgas pole selliseid, millel on veel kas praktiline või lisaväärtus. Kuigi dokumentide loetelus on dokumentide säilitustähtajad määratud läbimõeldult ja kehtivate õigusaktide alusel, võib nende lisaväärtus selguda ka vahetult enne hävitamist.
Dokumentide praktilise väärtuse puhul peaks jälgima nende kasutusvajadust ja -sagedust ning tõendusväärtust (dokumendid on vajalikud õiguslikeks toiminguteks). Ei tohiks unustada ka seotust teiste, hävitamisele veel mittekuuluvate dokumentide ja andmetega (näiteks ühe sarja dokumentide hävitamisel võivad teiste sarjade dokumendid või andmebaasis sisalduvad andmed muutuda mõistetamatuteks või raskesti kasutatavateks).
Dokumentide lisaväärtus võib olla tähtis organisatsiooni järjepidevuse tõendamisel, samuti võib dokument sisaldada palju koondinfot põhitegevuse kohta või siis teavet oluliste sündmuste või isikute kohta.
Kui tundub, et mõni dokument on jätkuvalt organisatsioonile vajalik, tuleb kindlasti mõelda säilitustähtaja pikendamisele.
Hävitamisakti koostamine
Eesmärk on esitada andmed hävitamiseks eraldatavate dokumentide kohta nii, et saaks kindlaks teha nende koosseisu, hulga ja teabekandja.
Hävitamisaktis peaksid sisalduma järgmised andmed:Sarjade tähised ja pealkirjad (vastavalt dokumentide loetelule).Hävitatavate dokumentide/toimikute piirdaatumid;Hävitatavate dokumentide/toimikute hulk;Viide õigusaktile (vastava aasta dokumentide loetelu või selle puudumisel vastav seadus, näiteks raamatupidamisseadus);Dokumentide säilitustähtaeg;Andmekandja (digitaaldokumendid on soovitatav hävitamisakti kirja panna failide või dokumentide hulgana, märkides võimalusel ka nende mahu kilo- või megabaitides);
Avalike ülesannete täitmisel tekkinud dokumentide/toimikute puhul viidatakse ka vastavale hindamisotsusele.
Avalikus ja erasektoris erinevad nõuded
Eraettevõte juhindub tavaliselt oma dokumentide hävitamisel enda kehtestatud dokumentide loetelust, kus on kirjas dokumendisarjade säilitustähtajad. Ent kui dokumentide loetelu koostatud ei ole, peab näiteks raamatupidamis- ja finantsdokumentide ning töölepingute puhul ikkagi järgima seadustes nimetatud säilitustähtaegu. Nii tuleb töölepinguid töölepingu seaduse järgi säilitada 10 aastat töölepingu lõppemisest arvates (eelmise töölepingu seaduse kehtimise ajal sõlmitud töölepinguid aga 50 aastat).
Raamatupidamisdokumentide säilitustähtaeg on seitse aastat, pikaajaliste kohustuste või õigustega seotud äridokumente tuleb aga säilitada seitse aastat pärast kehtimistähtaja möödumist.
Kui eraettevõtja või füüsiline isik (näiteks notar) täidab talle riigi poolt seadusega antud avalikku funktsiooni, siis selle funktsiooni täitmisel tekkinud dokumentide puhul peab arvestama avaliku sektori asutustega samade kohustustega.
Avaliku sektori asutused peavad dokumentide hävitamisel juhinduma arhiivieeskirjast. Need asutused, kelle tegevuses tekib arhivaale ehk arhiiviväärtuslikke dokumente, peavad taotlema avalikult arhiivilt (Rahvusarhiiv, Tallinna Linnaarhiiv) luba oma dokumentide hävitamiseks, kui säilitustähtaja ületanud dokumentide arhiiviväärtus või selle puudumine pole varem välja selgitatud.
Kõik avaliku sektori asutused peavad dokumentide hävitamise dokumenteerima. Eraettevõtetel sellist kohustust ei ole, kuid seda tuleks siiski hea teha. Kindlasti tuleb kirja panna ka, kui palju dokumente, millisel viisil, millal ning kelle poolt hävitatakse.
Digitaaldokumentide turvalise hävitamise nõuded leiab Rahvusarhiivi veebilehelt Valdo Prausti koostatud juhisest „Digitaalse info hävitamine”.
Samuti peaks juhinduma ISKE (infosüsteemide kolmeastmelise etalonturbe süsteem) nõuetest, mis aitab määrata riskid andmete hävitamisel ja meetodid nende vältimiseks. Eelkõige tasuks tutvuda meetmetega M2.167 „Andmete kustutamine või hävitamine” ja M2.13 „Tundlike ressursside jäljetu hävitamine”. ISKE on kohustuslik riigi ja kohaliku omavalitsuste andmekogude infosüsteemides, kuid sellest saavad kindlasti vajalikku teavet ka eraettevõtted.
Kuidas hästi hävitada?
Paberdokumendid üldiselt purustatakse. Selleks on vastava teenuse pakkujatel tööstuslikud purustid, millega purustatakse dokumendid tuvastamatuks fraktsiooniks, välistades täielikult andmekandjatel oleva informatsiooni taastamise. Ka arvuti kõvakettaid, mikroskeemide plaate ja CDsid hävitatakse sarnasel moel.
Suuremad hävitusteenuse pakkujad võimaldavad dokumentide hävitamise juures olla, samuti saab hävitamisest video tellida. Võimalik on lasta hävitamisteenuse pakkujal paigaldada kontorisse paberikoguja.
Reegel peaks olema, et säilitustähtaja möödumisel hävitatakse kõik dokumendid, olenemata teabekandjast ja andmete asukohast. Kui vastav paberkandjal toimik on eraldatud hävitamiseks, tuleks elektroonilisest dokumendihaldussüsteemist kustutada kindlasti ka vastavad failid.
Arvestama peab ka sellega, et kui kasutada digitaaldokumendi kustutamiseks arvutist kustutamise klahvi, siis kõrvaldame ainult juurdepääsu failile, kuid andmed säilivad arvutis ja neid saab teatud programme kasutades ka tavakasutaja hõlpsasti lugeda. Otstarbekas oleks kasutada näiteks failide ülekirjutusprogramme. Digitaaldokumentide puhul on hävitamismeetoditeks ka magnetväljaga kustutamine ja failide tükeldamine.
Dokumentide õigeaegne ja turvaline hävitamine on oluline iga asutuse ning ettevõtte jaoks. Selleks on vaja teha veidi eeltööd ja olla kursis õigusaktide ja riskidega.
Autor: Maila Kukk, Eesti Arhivaaride Ühingu juhatuse liige
Hetkel kuum