Töökeskkonna haldamine digitaalseks – on see võimalik?

Sellest nädalast avab Tööinspektsioon uue tööelu infosüsteemi (TEIS) projektilehe. See on esimene samm digitaalse inspektsiooni ja uue töökeskkonna iseteeninduse loomisel. Inspektsioon kutsub ettevõtjaid arendusele kaasa mõtlema, et see tõepoolest aitaks tööandjatel luua head töökeskkonda ja muudaks nõuete täitmise võimalikult sujuvaks. Töökeskkonna iseteeninduse esimesed funktsioonid avanevad kasutajatele 2020. aasta I kvartalis. Uurime lähemalt, kuidas loodav infosüsteem ja selle juurde kuuluv iseteenindus tööandjale abiks hakkab olema.

Töökeskkonna iseteeninduse kaudu saab tööandja edaspidi sujuvalt hallata oma töökeskkonda ja muuta seda ohutumaks ning seeläbi anda ühtlasi ka Tööinspektsioonile märku, et ta tegeleb ohutuse ja töötajate tervise hoidmisega, selgitasid Tööinspektsiooni projektijuht Rauno Piirsalu ning Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskuse (TEHIK) esindaja Rainer Rohtla.

Tänast järelvalvet illustreeriv olukord  

„Infosüsteemi rajamine on algusjärgus ning kutsume tööandjaid kaasa rääkima, milliseks süsteem kujuneb,“ ütles Rohtla. „See on üsna unikaalne olukord, et saame sisuliselt algusest peale koos tööandjatega arendada välja toimiva süsteemi,“ lisas ta.

Ettevõtteid, mille üle Tööinspektsioon järelevalvet teeb on hetkel ca 56 000, neist u 97% on mikro- või väikeettevõtted ning vaid 3% on enam kui 50 töötajaga. Infosüsteemi ja iseteenindust arendatakse eelkõige mikro- ja väikeettevõtete vajadusi silmas pidades, sest neid on kõige rohkem ja nende seas saab uue iseteenindusega saavutada ka kõige suurema muutuse. Iseteenindust saavad kasutada samas kõik ettevõtted ja võimaluste korral püütakse lahendada ka suurte ettevõtete keerukamaid vajadusi. Süsteemi tekib alates järgmise aasta esimesest kvartalist teenuseid jooksvalt juurde, kuid kasutama saab seda hakata vähem kui aasta pärast.

Kavandatavad arendused jagunevad kahte etappi. Iseteeninduskeskkond avaneb ettevõtetele 2020. aasta I kvartalis, alguses väheste võimalustega, ent funktsionaalsust hakkab samm-sammult 2020. aasta jooksul lisanduma.

Infosüsteemi sisenemine saab olema loomulikult nii mobiil-ID, smart-ID kui ID-kaardi abil ning seal sisalduv info on mugavalt jälgitav nii ettevõtjale, töötajale kui Tööinspektsioonile. Infot kasutatakse edaspidi ühiselt, kuid iga kasutaja pääseb andmetele ligi vastavalt oma õigustele, näiteks tööinspektor näeb ettevõtte töökeskkonnaga seotud detailseid andmeid vaid siis, kui alustatakse järelevalvemenetlust. Samuti saab ettevõtja soovi korral volitada iseteenindust oma ettevõtte nimel kasutama välise teenuseosutaja.

Mõistlik lahendus kõigile osapooltele

Iseteeninduse mõte on lihtne - hoida ära liigset asjaajamise ja dokumendivahetusega seotud ajakulu, sest vajalik info on igal hetkel süsteemis kättesaadav ning hallatav.

Kui ettevõtja iseteenindusse siseneb, näeb ta esmalt oma töölaualt, milliste ohutusalaste tegevustega ta tegelema peaks ja mis seisus need hetkel Tööinspektsiooni andmetel on. Samuti näeb ta andmeid, mis riigil ettevõtte ja selle töötajate kohta varasemalt olemas - hetkel on nendeks ettevõtte andmed äriregistrist ja töötajate andmed töötamise registrist. Edaspidi on plaanis ühildada süsteemiga kõik vajalikud registrid, mis on meie teenustega seotud. Edasi saab ettevõtja esimeste tegevuste seas näitaks hetkega määrata töökeskkonnaspetsialisti, esmaabiandja või mõne teise rolli. Järgmisena saab asuda tuvastama ohte oma ettevõtte töökeskkonnas, mis tuleks seejärel maandada. Nõuete osas näitab TEIS kolme võimalikku staatust – punane, kollane või roheline – olenevalt sellest, kas nõue on täitmata, täitmisel või täidetud. Mida rohelisem on vaade, seda paremas seisus töökeskkond eeldatavasti on. Süsteem tuletab ettevõtjale meelde, kui lisandunud töötajad vajavad näiteks juhendamist, tervisekontrolli või kui töökeskkonnaspetsialisti rollis olnud inimene on töölt lahkunud. Sel juhul saadetakse meeldetuletus määrata uus töökeskkonnaspetsialist. Nii ei pea ettevõtja selliseid asju ise meeles pidama. Kogu see info on mugavalt nähtav ettevõtte töölaualt.

„Töökeskkonna iseteenindus saab olema abiks ennekõike just mikro- ja väikeettevõtetele, keda on Eesti tööandjate seas enim, ligi 97%. Väiksemates ettevõtetes on töökeskkonnaspetsialisti roll antud sageli inimesele, kes tegeleb teemaga muude ülesannete kõrvalt ega ole töökeskkonna teemadega kursis. Uus iseteenindus aitab tal töökeskkonna küsimustes paremini orienteeruda ning selgitab, miks ühte või teist tegevust teha tuleb ning aitab need tegevused senisest lihtsamini ära teha,“ täpsustas Piirsalu.

Kui ettevõte tegeleb oma töökeskkonnaga iseteeninduse kaudu - määrab töökeskkonnaspetsialisti, esmaabiandja, juhendab töötajaid, tuvastab ja maandab ohte, siis selle võrra muutub paremaks ka ettevõtte üldine riskihinnang. Ettevõtte riskihinnet nähes suunab Tööinspektsioon oma ressursid sinna, kus seda tegelikult tarvis on - korras töökeskkonnaga ehk nii-öelda roheliste ettevõtete asemel tegeletakse rohkem punastega. „Ehk et tööandja saab hakata ise mõjutama seda, kui sage külaline tööinspektor tema juures olema hakkab,“ märkis Piirsalu.

Näiteid uue iseteeninduse kujundusest  

Kontaktivaba järelevalve

Uus infosüsteem aitab kasutada mõistlikumalt ka riigi ressursse, sest Tööinspektsiooni töö muutub senisest kiiremaks ning lihtsamaks. Järelevalvet saab edaspidi teha kahte moodi - kontaktivabalt iseteeninduse kaudu ja külastuse käigus ettevõttes kohapeal.

Nii konsultant kui tööinspektor saavad järelevalvet tehes ettevõtte infole edaspidi nutiseadme kaudu ligi, teha sellega kohapeal näiteks mõnest ohtlikust olukorrast pildi ning see edasiseks lahendamiseks salvestada. Tööandjale on info nähtav ning kui ta parandab ohu, on võimalik teha koheselt telefoni või tahvliga sellest pilt, lisada süsteemi, salvestada ning inspektor näeb ja kinnitab tehtu. Nõnda on ohu kõrvaldamisest teatamine senisest kiirem ja lihtsam ning ka meeldetuletus rikkumise korral kergesti märgatav. Uus infosüsteem teeb ka kontrollimise lihtsamaks - kui kohapeal selgub, et infosüsteemis olev info vastab tegelikkusele, on inspektori külaskäik oluliselt lühem kui täna.

Tööinspektsiooni eesmärgiks ei ole trahvida, vaid juhtida tähelepanu puudustele ning anda nõu nende parandamiseks. Pakume ettevõtetele tasuta töökeskkonna konsultatsiooni. Konsultandi kutsumiseks oma ettevõttesse tuleb saata e-kiri aadressile ti@ti.ee. Tööinspektsioon julgustab igati lisaks konsultanditeenusele ka telefoni ja meili teel nõu küsima.

Isetervenev ning arenev infosüsteem

“Igas etapis on mõeldud ka süsteemi edukale toimimisele. TripleDev OÜ ja Trinidad Wiseman OÜ poolt arendatava infosüsteemi näol on tegemist vabavaralistest komponentidest ja nende põhimõtetest lähtuvalt loodava süsteemiga, mille paigaldamisel ja integreerimisel kasutatakse automaatseid töövooge, et vähendada inimteguri poolt tehtavaid vigu. Lahenduse komponentide uuendused toimuvad valutult ja kasutajat häirimata, kuid koheselt kasutatavatena. Lahenduse jaoks kasutatakse pilvekõlbulikke konteinereid. Konteinerid võimaldavad meil kasutusele võtta isetervenemise põhimõtteid, kui üks komponent ei saa enda tööga enam hakkama, siis see pigem asendatakse, kui parandatakse. Sihiks oleme võtnud iseterveneva süsteemi, mis ei ole aegkriitiline nagu tänane,” selgitas tööelu infosüsteemi arhitekt Martin Õunap TEHIKust.

Piirsalu sõnul saab ettevõtjale head süsteemi teha siis, kui ettevõtjad oma sõna kaasa ütlevad. “Meil on juba praegu tihe koostöö mitmete aktiivsete tööandjatega, aga vajame veel ettevõtteid, kes oleks valmis oma arvamust avaldama ja ka testima,“ ütles ta. Aeg-ajalt tuleks katsetada ja arvamust avaldada, kuidas mõni funktsioon töötab – kas keskkond on arusaadav, mugav ja kasutamiseks lihtne.

Infosüsteemi ja iseteenindust tutvustavale lehele www.tooelu.ee/uus saab jätta oma meiliaadressi, et olla kursis projekti arengutega ja anda märku oma huvist osaleda loodava iseteeninduse testimisel.

Tööelu infosüsteemi arendust rahastatakse Euroopa Sotsiaalfondi toetuse andmise tingimuste "Töövõimet hoidva ja säästva töökeskkonna arendamine" vahenditest.

Jaga lugu:
Hetkel kuum