Väikepoodide infotehnoloogia võidukäik

Eestis on umbes 5000 kauplust. Nendest 2/3 on poed, mille kuukäive on arvatavasti alla 100 000 krooni. Väikekaupmeeste eelarvesse ei mahu sadu tuhandeid kroone maksvad kassasüsteemid, mis tagavad täieliku kontrolli hangete, laoarvestuse, arvelduste ja müügiprotsessi osas. Samas soovib iga kaupmees kindlasti kahte asja: infot ja kontrolli. Mida saaks väikepoes infotehnoloogia abil korda saata?

Paljud kaupmehed kasutavad hinnakujunduse puhul ühtset juurdehindluse protsenti. Sellisel juhul registreeritakse ainult müügitoimingutest laekunud rahasummad. Kaupmehele ei jää infot, milliseid tooteid ja kui palju koguseliselt müüdi. Kui tootevalik on suhteliselt tagasihoidlik ja käivegi väike, on rahuldav variant hankida kassaaparaat hinnaklassis 3000--5000 krooni, mis muu hulgas annab kindla perioodi lõikes (päev, kuu) rahalise müügiaruande. Kassaaparaat( ingl cashregister) ongi algselt selleks konstrueeritud.

Kui kaupmees soovib lisaks raha laekumisele jälgida ka konkreetsete kaupade käivet koguseliselt, tuleks hankida kassaaparaat, mis registreerib iga toote müügi eraldi, nii müügihinnas kui ka koguseliselt. Kassade tehnilistes andmetes kasutatakse mõistet PLU (price look up) ehk kindla hinnaga toode. Mida rohkem on kassal PLUsid, seda enamate toodete kohta on võimalik teada saada päeva- ja kuukäibeid nii rahas, kui n-ö tükkides. Asja teeb pisut tülikaks, et iga toote PLU-kood ja müügihind tuleb nüüd eraldi sisestada kassaaparaadi mällu, samuti hinnamuutused. Kaupade müümisel peab kassapidaja teadma mitte toote hinda vaid eelkõige just PLU-koodi. Kui tooteid on vähe, saab hakkama nii, et kaubad markeeritakse etikettidega, kuhu lisaks hinnale (ostja jaoks) kantakse ka toote PLU-kood (kassapidaja jaoks). Selleks sobib hästi kaherealine hinnapüstol või «spikker» kassa juures. Kirjeldatud moodus sobibki hästi just väikekaupmeestele.

Lisaks toodete läbimüügile saaks kassaaparaadi abil jälgida, millisesse tootegruppi (osakonda) müüdud kaubad kuulusid. Sõltuvalt kassaaparaadi tehnilistest võimalustest (ka hinnast) kõigub määratavate tootegruppide arv mõnest kuni paarikümneni.

Kui kaupmees soovib, et tshekile ilmuks toote nimetus, kaupluse nimi-aadress jm, peaks ta hankima «kirjutava» kassa. Tavaliselt on selline kassaaparaat komplekteeritud maatriksprinteriga. «Kirjutava» kassa puhul tuleb lisaks PLU-koodile sisestada ka kõikide toodete nimetused, kasutades kassa klaviatuuri. Selline toiming on pisut ebamugav ja aeganõudev, eriti suurema tootevaliku puhul.

Nagu ülaltpoolt näha, tuleb vähegi põhjalikuma müügianalüüsi ja «viisakate» kassatshekkide saamiseks teha eeltööd, st sisestada kassaaparaadi mällu toodete PLU-koodid, nimetused, müügihinnad, tootegrupid jm.

Väikekaupmehele sobivaks lahenduseks võiks olla arvutil baseeruva kassatöökoha (nn PC-POS ehk arvutikassa) muretsemine. Sellise lahenduse korral saab kõik andmed mugavalt sisestada tavaliselt arvutiklaviatuurilt. Komplekti kuulub peale arvuti spetsiaalne printer (tshekiprinter), väike kuvar ning loomulikult müügiprogramm. Müügiprogrammi abil saab muu hulgas pidada toodete andmebaasi, sisestades nii ostu- kui müügihinnad, samuti hangitud kogused.

Müügiprogramm annab kaupmehele korraliku aruande hangitud ja müüdud kaupade osas -- rahaliselt, koguseliselt, samuti iga toote juurdehindluse vaates. Arvutil baseeruv kassa võimaldab registreerida ka kliente. Jagades püsiklientidele nn kliendikaarte, saab jälgida ja arvesse võtta iga kliendi ostusummat, pakkuda soodushindu jm. Ka arve väljastamine (kui ostja on firma) toimub oluliselt kiiremini ja mugavamalt kui tavalise kassa puhul. Arvutikassa maksab ca 25 000 kr.

Selleks, et kiirendada müügitoiminguid ja andmete sisestamist, vähendada inimlike eksituste võimalust, tõsta müügianalüüsi ja arvepidamise taset, on välja mõeldud mitmesugused kassasüsteemid. Kassasüsteemide oluline eelis on muu hulgas see, et kõik kaupluses olevad kassaaparaadid on ühendatud võrku ja andmete sisestamine ning aruannete väljastamine toimub mitte kassade juures vaid selleks paigaldatud arvutite abil.

Kassasüsteemi puhul kerkib päevakorda vöötkood. Vöötkood on tavaliselt kantud toote pakendile selle valmistaja poolt. Vöötkood ei ole midagi muud, kui üks number (toote kood), mis on esitatud teatud viisil paigutatud triipude kujul. Need triibud teevad numbrid arusaadavaks arvutile.

Seade, millega vöötkoodi loetakse, on skanner. Kui tooteid on vähe (kuni paarsada), saab hakkama ka ilma skannereid kasutamata. Tuleb siiski arvestada võimalike eksitustega, mis tekivad, kui tootekoode sisestatakse käsitsi.

Kassasüsteemide koosseisu kuulub reeglina spetsiaalne arvutiprogramm (müügisüsteem), mis annab kaupmehele väga vajalikku ja huvitavat teavet: kellelt ja milline kaup on hangitud, milline on mingi toote laoseis, milliseid tooteid on laos liiga palju ja milliseid liiga vähe, millised tooted on parimad, millised on halvimad, kuidas jaotub kassiiride koormus jne.

Peagi on turule ilmumas just väiksemate poodide tarbeks mõeldud kassasüsteemid. Sellised süsteemid koosnevad ühest või mõnest odavast kassaaparaadist, mis on ühendatud arvutiga. Kogu komplekti maksumuseks, sealhulgas korralik müügisüsteemi tarkvara, prognoositakse ca 50 000 krooni.

Kaupluse omanikku huvitavat kontrollifunktsiooni täidab iga kassaaparaat, rääkimata juba kassasüsteemist. Väga odavad kassaaparaadid ei saa kahjuks hakkama kontroll-lindi trükkimisega. Kontroll-linti saab trükkida kahel viisil: kõigepealt üheosalise kassaprinteriga isekopeeruvale tshekirullile ning teiseks kaheosalise kassaprinteriga erinevatele tshekirullidele.

Kui kaupmehel on arusaamatusi või probleeme müügitoimingute usaldatavuse osas, annab just kontroll-lindi olemasolu võimaluse asjast tõene pilt saada. Kokkuhoiu seisukohalt oleks parem kaheosalise printeriga kassaaparaat, mis ei tarvita suhteliselt kallist isekopeeruvat paberit.

Kassaaparaadi valikul tuleks uurida, kuidas on piiratud erinevate toimingute sooritamine. Keerukamatel mudelitel on olemas võtmete süsteem.

Teatud toiminguid saab teha müüja, teisi aga ainult isik, kelle valduses on võti. Kassasüsteemides aga on asi korraldatud nii, et kõik olulised toimingud tehakse müügijuhtide, juhatajate ja teiste vastutavate isikute valduses olevate arvutite abil, jätmata müüjatele võimalust andmetega manipuleerida.