Virtuaalkontor on virtuaalse organisatsiooni süda

Kaks majanduses toimivat trendi -- globaliseerumine ja kliendile orienteeritus on olnud tõukejõuks uut tüüpi organisatsiooni -- virtuaalse organisatsiooni -- tekkele.

Virtuaalse organisatsiooni struktuur näib terviklik ja kompaktne «väljastpoolt» vaadates, olles tegelikkuses geograafiliselt hajutatud (virtuaalsus ruumis) või dünaamiliselt muutuv (virtuaalsus tegevuse sisust lähtuvalt, ülesande või projekti lahendamiseks kaasatakse just hetkel nõutavad ressursid -- oskusteave, lisatööjõud vms).

Virtuaalsel organisatsioonil puudub tihtipeale klassikalistele organisatsioonitüüpidele iseloomulik kindel struktuur ja fikseeritud asukohaga peakontor. Virtuaalsus on oluline märksõna kliendi vajadustest lähtuva teenindusorganisatsiooni puhul, võimaldab ju virtuaalsus minna kliendi juurde ka kaugete vahemaade taha ja muutuda kliendi vajaduste ja soovide kohaselt. Virtuaalsus annab organisatsioonile dünaamilisuse ja paindlikkuse, kuid seab kõrgendatud nõudmised organisatsiooni juhtimis- ja infokeskusele ehk kontorile. Virtuaalse organisatsiooni süda -- virtuaalkontor -- on infohalduskeskus, mis võimaldab organisatsiooni kompetentsi dünaamilist täiendamist ning organisatsiooni liikmete geograafiliselt hajutatud paiknemist, täites tabelis toodud põhifunktsioone.

Virtuaalkontori kui organisatsiooni töö efektiivse ja paindliku korraldamise keskuse loomisel tuleb erilist tähelepanu pöörata tööprotseduuride ja eeskirjade kirjeldamisele. Puudub ju meeskonna liikmeil võimalus vahetuteks kontaktideks, mille kaudu lahendatakse probleeme ja operatiivülesandeid tavaorganisatsioonides. Tehnilise lahenduse väljatöötamisel ja realiseerimisel on lisatingimusteks võrreldes tavakontori IT-lahendusega lihtne ja kiire ligipääs ühiskasutuses dokumentidele ja andmetele, kasutades erinevaid sidekanaleid (ISDN, püsiühendus, GSM-Data, Internet vms), ning töökeskkonna turvalisus.