Kuidas on firmas korraldatud dokumentide säilitamine?

Oleme oma firmas arhiveerimise senini teinud ise, ilma spetsialistide abita. Arhiveerimisel oleme lähtunud raamatupidamisseadusest ja meie ettevõtte raamatupidamise sisekorra eeskirjadest.

Lepinguid, raamatupidamise aruandeid ja muid äridokumente säilitame raudkapis. Õnneks on firma noor ja paljud lepingud pikaajalised, seetõttu ei ole paberite maht veel väga suur.

Arvete maht meil kogu aeg kasvab, mistõttu oleme mõelnud, et tuleks taotleda võimalust säilitada dokumente osaliselt elektronkandjatel. Teame, et selleks on vaja rahandusministeeriumi luba, kuid millised nõudmised selle loa saamiseks täidetud peavad olema, me praegu ei tea. Oleme kasutusele võtnud uue müügiprogrammi ja loodame, et see võimaldab ka loa taotlemist ministeeriumilt.

Igale osakonnale on koostatud aastaks toimikute loetelu. Majandusaasta lõppedes annavad osakonnad oma dokumendid panga üldarhiivi. Riiklikus arhiivis me dokumente ei säilita.

Toimikute säilitustähtajad on määratud vastavalt seadustele ja ka meie vajadustele. Kõige väiksem toimikute säilitustähtaeg on viis aastat. On ka selliseid dokumente, mida hoitakse alatiselt. Seni pole veel ühtegi panga dokumenti hävitatud.

Kuna paberihulk on väga suur, jäävad arhiivi praegused ruumid peatselt väikeseks ning kastusele tuleb võtta suurem ruum.

Paberkandjatel säilitame kõiki toimikuid, osa säilitatakse dubleeritult ka elektronkandjatel. Lähiajal pole pangal kavas üle minna ainult elektronkandjate kasutamisele.

Meil on praegu olemas kõik dokumendid alates sellest ajast, kui Price Waterhouse Tallinnas tegutsemist alustas (aastast 1992).

Paberiuputus veel liiga suur ei ole, kuid ruumid hakkavad väikeseks jääma ning arvatavasti juba mõne aja pärast tõuseb see küsimus teravalt üles.

Kõiki dokumente peaksime säilitama 10 aastat. Vähem kui 5 aastat vanad dokumendid peavad olema kergesti kättesaadavad, vanemaid kavatseme hakata hoidma eraldi ruumides. Majast välja me dokumente ilmselt ei peagi hakkama viima, sest ka oma majas on ruume piisavalt.

Elektronkandjatel meil seni dokumente ei säilitata. Suuremat sorti ümberkujundamised võivad tekkida ühinemisel Coopers & Lybrandiga, seni me olulisemaid muudatusi ette võtta ei kavatse.