Kuidas peaks hoidma dokumente?

Arhiiviseadus, mida on ette valmistatud kuus aastat, on nüüd lõpuks riigikogus vastu võetud ning kontseptuaalsed vaidlused ajaloolaste ja juristide vahel selleks korraks lõppenud. Seadus sätestab arhivaalide kogumise, hindamise, arhiveerimise, säilitamise ja nendele juurdepääsu korraldamise ning arhiivide töö alused.

Kuidas asutus uue seaduse järgi oma dokumente hoidma peab? Seadus asjaajamist otseselt ei reguleeri, seda teeb arhiivieeskiri, mis peab jõustuma 01.01.1999, kuid tähelepanu tuleks pöörata järgnevale:

- asutuse või isiku arhiiv on asutuse või isiku tegevuse käigus loodud või saadud arhivaalide terviklik kogum. Arhivaal on dokument, millele on kehtestatud säilitustähtaeg või mida säilitatakse tema väärtuse tõttu ühiskonnale, riigile, omanikule või teisele isikule;

- arhivaali abil peab olema võimalik fakte tuvastada. Arhivaalide loomisel tuleb kasutada säilimist tagavaid materjale ja meetodeid. Lubatud on ka elektronkandjad, tulevikus kasutatakse senisest enam registreid;

- säilitustähtaegade määramisel tuleb lähtuda erinevate seadusandlike dokumentidega antud tähtaegadest (raamatupidamisseadus, äriseadus -- vt muudatusi äriseadustikus). Arhiivieeskiri ei kehtesta ammendavat toimikute loetelu koos säilitustähtaegadega, võimalik on teoreetiline liigitus otstarbekuse printsiipidest lähtudes. Asutus koostab ise endale toimikute loetelu ja kehtestab selle asjaajamiskorra.

Dokumente tuleb säilitada säilimist soodustavas, kahjustumise ja hävimise vastu kindlustatud ruumis. Arhiiv ei pea asutuses tingimata olema omaette struktuuriüksus, see võib olla üldosakonna, kantselei vms koosseisus.

Arhivaalide säilimise ja hävitamise eest vastutab arhiivi omanik või valdaja seaduses ettenähtud korras. Asutused ning isikud annavad nende tegevuse käigus loodud või saadud arhiiviväärtusega avalikud arhivaalid üle arhiivi, mille pädevusse kuulub nende säilitamine. Üleandmiseks korrastab üleandja arhivaalid arhiivieeskirja kohaselt.

Juriidilise isiku likvideerimisel näeb pankrotihaldur ette vahendid isiku tegevuse tulemusena loodud või saadud dokumentide säilitamiseks ja vastutab nende säilitamise eest kuni üleandmiseni säilitamisteenust osutavale arhiivile või isikule.

Arhiiviteenust võivad uue seaduse kohaselt osutada ka eraarhiivid, mis peavad taotlema tegevusloa. Eraarhiivid on kohustatud tagama arhivaalide nõuetekohase säilitamise, kaitse ja juurdepääsu, samuti ka isikuandmete ja ärisaladuse kaitse. Eraarhiivis peab töötama arhivaari kutsenõuetele vastav töötaja. Kui eraarhiiv lõpetab tegevuse, tuleb tagada arhivaalide säilitamine.