Kaugtöö sunnib info liikumist korrastama

Kui personal töötab pead ja jalad koos, parandatakse infosüsteemi defekte kohvi- või suitsunurgas. Kaugtöö rakendamine eeldab, et organisatsiooni liikmete koostöös oleks eelnevalt kaardistatud, millist infot, milleks, millal ja millisel kujul jagatakse.

Uut väärtust loova kooskõlastatud tegevuse jaoks tuleb organisatsioonis ühendada mitut tüüpi infot: ühtsed arusaamad kesksetest väärtustest ja mõistetest, protseduuridest, läbiproovitud lahendustest ja olulistest probleemidest, millele vaja ühiselt lahendust otsida.

Ühtseid arusaamu tööga seotud kesksetest mõistetest on sageli keeruline luua, kui virtuaalsesse töörühma kuulub erineva erialase taustaga inimesi. Möödarääkimiste vältimiseks võiks koostada organisatsioonisisese ?seletava sõnaraamatu?, kust muu hulgas saab lugeda, mida ühises tööprotsessis peetakse andmeteks, mida infoks ja mida teadmiseks. Andmed muutuvad infoks siis, kui nad on seostatud omavahel ja taustsüsteemiga. Informatsioon saab muutuda uueks teadmiseks, kui seda osatakse seostada tegutseja varasema kogemuse ja juba omandatud teadmiste ning eesmärkidega.

Kui kurdetakse, et kaugtöötajad ei ole informeeritud, on vaja selgusele jõuda, mis on selle väite taga. Kas nad ei pääse ligi andmebaasidele, ei oska infot tõlgendada, ei saa tutvuda kolleegide varasema kliendisuhtluse kogemusega või on segaduses, milline kolleeg võiks keerulise probleemi lahendamisel eksperdina head nõu anda? Võib-olla on nad hoopis uppunud e-posti sõnumitesse ja tegevuse tulemuslikkuse jaoks kriitilise tähtsusega teave jääb tähelepanuta?

Kaugtööd rakendades tuleb otsustada, millist tüüpi informatsiooni edastada korraga kõigile sellega seotud töötajatele ja milline info peaks liikuma mööda hierarhilist käsuliini ka siis, kui kasutatakse elektroonilisi kanaleid. Kenneth Boulding on iseloomustanud hierarhiat ?prahikorvide korrapärase paigutusena, mille eesmärk on vältida informatsiooni jõudmist tippjuhini?.

Virtuaalses suhtluses võib see avalduda ka teistpidi: ülemus valab oma prahikorvi sisu alluva arvutisse, ilma sealt midagi eelnevalt välja selekteerimata. Ehk saadab talle läkitatud e-posti sõnumid lihtsalt hierarhiat pidi allapoole edasi, lisamata neile sisulist hinnangut või suunist. Mida intensiivsem on informatsiooni vahetus kaugtöö tegijate ja teiste organisatsiooni üksuste vahel, seda enam on edukaks tegevuseks vaja teadmuspõhise võrgustikorganisatsiooni juhtimisloogikat. Tegelikuks kommunikatsioonikeskuseks kujuneb konkreetse probleemi lahendamisel see töötaja, kellel on tegevusvaldkonnas kõige rohkem teadmisi, suudab neid kolleegidega jagada ja on valmis ärikeskkonnast ja kaastöötajatelt saadud informatsiooni ning ideid toimivaks lahenduseks sünteesima. Käsuliini liigne rõhutamine võib võrgustikorganisatsiooni toimimist pärssida. Hierarhias tekkivad kergesti pudelikaelad, kus info viivitusega edasi liigub, kui üldse. Ohtlik on ka teine äärmus. Kui keskastmejuht alles personali meililistist või intranetist loeb, et tema alluv on kaasatud uue, tippjuhtkonna poolt vahetult juhitava projekti täitmisesse, on hiljem raske temalt allüksuse tulemusplaani täitmist nõuda.