Väikefirmale sobib pigem üks terviklahenduse pakkuja

Mida keerukama äriprotsessiga on tegemist, seda tõenäolisemalt on teil vähem konkurente, kuid seda olulisem on rakendada ettevõtte igapäevaseks juhtimiseks spetsiifilisi infosüsteeme.

Millal ja kuidas tasub väiksemal või keskmisel ettevõttel võtta kasutusele vertikaalrakendus? Paljudes väikefirmades kasutatakse esmalt tabeltöötlusvahendeid ja püütakse andmeid hallata Exceli abil või pööratakse pilk lihtsamate andmebaasisüsteemide poole ja luuakse nt Accessi-põhine lahendus.

Paraku ilmneb kasutamise käigus, et peate pidevalt tegelema infosüsteemi arendamisega, mis on enamikule ettevõtjatele võõras.

Arvestades heade IT-spetsialistide põuda, on vähetõenäoline, et leiate piisavalt heade teadmistega programmeerija, kes on valmis end siduma ühe konkreetse firma infosüsteemi arendamisega. Seega tuleb otsida tarkvaraturult sobivaid vertikaalrakendusi või leida usaldusväärne pikaajaline tarkvaraarenduspartner.

Enne vertikaallahenduse kasuks otsustamist mõelge, kuidas muudab teie firma infost sõltumise konkurentsieeliseks ja selle kaudu kasumiks. Ka konkurentidel on sama probleem ja võidumees on parima lahenduse leidja.

Võtame näiteks kaks enamvähem sarnast hotelli samast piirkonnast ja vaatame, kas infosüsteem võib anda ühele teise ees konkurentsieeliseid. Hotell on tavaliselt kompleks, kus peale majutamise tegeletakse ka toitlustamise ja meelelahutusega. Samuti on sõltuvalt piirkonnast tegemist sesoonse äriga, kus tipphooajal võib tekkida raskusi kõigi külastajate vastuvõtmise ja teenindamisega, kuid vaiksel ajal tuleb tegeleda täitumuse probleemiga.

Vähegi suurema hotelli puhul on vaja reaalajas hallata üsna suurt hulka informatsiooni, et teenindamine sujuks tõrgeteta ning kõik protsessid oleksid teostatud optimaalselt. Hotelli infosüsteemi võib jagada kaheks - front desk ja back office. Esimene on siin kitsamas mõistes hotellimajanduse-spetsiifiline vertikaalrakendus, mis hõlmab näiteks kõike vastuvõtus toimuvat, ja selle süsteemi headusest sõltub olulisel määral, milliseks kujuneb külalise esmamulje.

Kahtlemata ei tule kasuks, kui saadate külalise koristamata ruumi või veelgi hullem - alles kasutusel olevasse ruumi. Samuti on äärmiselt oluline, et hotellikülastaja lahkumisel toimuksid kõik protsessid sama sujuvalt ega tekiks ebameeldivaid üllatusi näiteks hotelliarvel mõne teenuse või tootega, mis pole külalisega seotud. Hotell, kus infosüsteem toimib tõrgeteta ja kõik laabub nagu õlitatult, on konkurentsivõimelisem võrreldes hotelliga, kus ei ole investeeritud korralikku vertikaallahendusse.

Hotelli näite varal pole taolise vertikaalrakenduse funktsionaalsust mõtet otsida lihtsast raamatupidamisprogrammist. Samas pole võimalusterohked hotellisüsteemid enamasti väiksematele hotellidele jõukohased.

Üks võimalus on leida hotellile sobilik rakendus mõne korraliku majandusinfosüsteemi moodulite nimekirjast.

Seejuures tuleb vahet teha majandustarkvara edasimüüja poolt kohalikule turule loodud rakendusel ja hotellimoodulil kui standardlahendusel. Viimane tagab, et vertikaallahendusel on korralik tootjapoolne tugi ning seda arendatakse terviklahenduse osana.

Edasimüüja loodud vertikaalrakenduste arendus ei toimu pea kunagi tarkvaraloojaga sajaprotsendiliselt kooskõlas ning majandustarkvara uute versioonide väljalaskmisel on vähetõenäoline, et edasimüüja loodud hotellisüsteemi saab valutult uuendada.

Tervikliku majandusinfosüsteemi koosseisus olev vertikaalrakendus on paremini integreeritav. Hotelli näite puhul on klientide vastuvõtt ja raamatupidamine ning ladu ühtse lahenduse osadena looduna algusest peale võimelised vahetama mis tahes infot. Eraldiseisva vertikaalrakenduse puhul peab ette võtma kuluka integreerimisprojekti.

Ühtset andmebaasi omavast terviklahendusest on võimalik saada palju vähema vaevaga kätte ka mis tahes analüüsiks vajalikku aruandlust või päringuid.

Hotelli puhul annab eelise n-ö analüütilise juhtimislaua olemasolu, kus on kõrvutatud nii finantsnäitajad kui hotelli või restorani-pubide külastatavust kajastavad numbrid.

Hotelli- ja restoranisüsteemide näitena võib eraldiseisvate vertikaalrakenduste poolelt tuua firma BHRS pakutava Fidelio (hotell), Microse (restoran), Top Vitali (spaa). Integreeritud terviklahendustest on üks võimalus HansaWorld Enterprise. Selle koosseisu kuuluvad hotelli-, restorani- ja kassamoodulid, mis on täielikult seotud lao-, logistika- ja finantsmoodulitega.

Vertikaalrakenduste valikul tuleb olla ettevaatlikum võrreldes näiteks raamatupidamissüsteemi valikuga.

Väikese ja keskmise suurusega firma jaoks on kindlam leida terviklahenduse pakkuja, siis on suurem tõenäosus saada parema hinna-kvaliteedi suhtega lahendus. Peale tegevusvaldkonnast lähtuvate vertikaalrakenduste on oluliseks teemaks erinevate tehnoloogiliste rakenduste sidumine firma majandusinfosüsteemiga.

Eraldiseisva vertikaalrakenduse ja mõne majandustarkvara koosseisus pakutava vertikaalrakenduse funktsionaalsuse vahe tundub esmapilgul olevat küllaltki suur.

Sageli on tegemist üksnes informatsiooni esitamise viisi ehk ekraanil kuvatavate niinimetatud töölaudade ülesehituse loogika vahega.

Loomulikult on aastaid ainult ühele majandusharule rakenduste loomine tinginud ka spetsiifilise kasutajakeskkonna väljakujunemise. Samas ei pruugi see olla majandustarkvara koosseisus oleva vertikaalrakenduse kasutajakeskkonnast oluliselt parem.

Kogemused on näidanud, et kohati on vanad vertikaalrakendused isegi ebamugavamad kasutada - eriti juhul, kui kogu rakendus töötab mõnes tänaseks moraalselt iganenud märgipõhises operatsioonisüsteemis, nagu näiteks Microsoft DOS või vana UNIX.

Vertikaalrakenduse kui terviksüsteemi osa üks olulisi eeliseid on ka võimalus kasutada terviklahenduse kohandusfunktsionaalsust. Infosüsteemile "oma näo" andmine, oma väikeste spetsiifiliste eeliste toetamine võib vahel anda suurt efekti. Tarkvara kohandamise teemat käsitlesime lähemalt üle-eelmises ITee numbris.

Tervikliku majandusinfosüsteemi koosseisus oleva vertikaalrakenduse kasutamise peamine eelis seisneb palju paremas integreerituses.

Autor: Margus Tammeraja