Õnnestunud pressiüritus eeldab pingelist eeltööd

Pressikonverentsi väärivad ka suured võidud ja õnnestumised: ajakirjandus lihtsalt ei andesta sangaritele, kui need ei plaani aega meediaga suhtlemiseks.

Pressikonverentsi ettevalmistus algab ajaplaneerimisest. Eriolukordade ja kriiside puhul pole muidugi võimalik ajafaktori ja kontekstiga arvestada, kuid etteplaanitavate sündmuste puhul küll.

Esimene lihtne samm on kindlaks teha, kas samal ajal ei toimu juba mõni muu oluline sündmus - presidendivalimised, olümpiakoondise teelesaatmine, suurfirma majandustulemuste esitlemine, "Eurovisiooni" lauluvõistlus - sõltuvalt sellest, millise valdkonna ajakirjanikke on plaanis kutsuda.

Loomulikult tuleb arvestada raadio- ja telesaadete eetriaja ning lehetoimetuste töögraafikuga. Lootusetu on saada pressikonverentsile ajakirjanikku, kes peab olema samal ajal eetris, ning ka liiga hilja toimunud sündmused ei jõua saatesse/ajalehte. Muidugi jõuavad alati ja igale poole tõelised pommuudised, kuid kahjuks või õnneks ei tule enamikul juhtudel "pommidega" tegelda.

Pressikonverentsi koht peaks olema eeskätt selline, et sinnajõudmine ei võtaks põhjendamatult kaua aega. Kui avatav tehas asub linnast väljas, on kaugele sõitmine muidugi põhjendatud, kuid teha pressikonverents kuskil pärapõrgus lihtsalt sellepärast, et oleks lahe, on tavaliselt häving - ajakirjanikud ei tule.

Küll aga toimivad tavalistest konverentsisaalidest paremini ootamatud paigad, kus eeldatavalt on ka midagi pildistada/filmida. Loomulikult peab koht sobima plaanitava sündmusega: kiiret internetiühendust võib esitleda kardirajal ja uut looduskaitseprojekti botaanikaaias, kuid vastupidine paneks ilmselt üllatunult õlgu kehitama.

Kutse ohuks ja võimaluseks on sõltuvalt olukorrast see, et väga uudisväärtusliku sündmuse puhul teevad ajakirjanikud juba kutse põhjal eeluudise. Ohuks on see konkurentsitihedates valdkondades ja pikalt ette saadetud kutse puhul, sest annab konkurentidele võimaluse vastutegevusteks valmistuda või vähemalt omapoolsed hinnangud ja kommentaarid ette valmistada.

Mõnigi kord tahavad ajakirjanikud saada lisainfot juba enne pressikonverentsi. Üldjuhul on mõistlik seda mitte anda, vaid paluda oodata pressikonverentsini. Kuna ka meediakanalid konkureerivad omavahel edastatava info kiiruse ja põhjalikkuse osas, on üht kanalit eelistades oht teised ära pahandada.