Kuidas optimeerida juhi tööd?

Organisatsiooni igal tasandil täidavad juhid (tippjuht, keskastmejuht, esmatasandi juht) kindlaid ülesandeid. Juhtimisülesanded erinevad juhtimistasandi ja tegevusala põhjal. Juhil tuleb eelkõige mõista ülesandeid, analüüsida oma eelistusi, puudusi ja tugevusi ning hinnata nende vajadust oma töölõigus.

Tööülesannete eristamine ning analüüsimine on tähtis neile juhtidele, kellel on väga erinevad tööülesanded, näiteks esmatasandi- ja keskastmejuht. Näiteks täidab mõni keskastmejuht ka spetsialisti ülesandeid, mis on sama töö, mida teevad ka alluvad.

Välissuhtluse juhtimineSuhtlemine väliskeskkonnaga, nt konkurentidega, klientidega, reklaami korraldamine jm. Enamasti tegeleb sellega valdkonnajuht, nt turundusjuht.

2. Hinda oma tegevustLisaks tööülesannete täpsustamisele ja teadvustamisele tuleks juhil need kirja panna ning hinnata iga ülesande osatähtsust. Analüüsida võib selle põhjal, kui palju aega või energiat mingi ülesande peale kulub. 3. OptimeeriAnalüüsi põhjal algab ülesannete optimeerimine – iga tööülesannet ja selle osatähtsust vaadeldakse kuue näitaja alusel. Tulemus peaks näitama, kas ülesanne on üldse vajalik ning kas sellele kuluv tööaeg on põhjendatud.

Ülesandest loobumineJuhil peab olema julgust ülesandest täielikult loobuda, kui see pole organisatsioonile, osakonnale või juhile vajalik ja kasulik. Loobuda võib ka osaliselt, pühendades sellele vähem aega.

Ülesande võtmineVahel võib ülesandeid hinnates selguda, et on tegevusi, mida kirjas ei ole, aga vajadus selle järele on. Siis tuleb uus ülesanne võtta.

Ülesande delegeerimineSageli on juhtidel ülesandeid, mida nad täidavad seepärast, et see neile meeldib või on kujunenud harjumuseks. Samal ajal võiks seda teha ka keegi teine.Seepärast tuleb juhil osata ülesandeid delegeerida ning vabastada oma väärtuslik aeg vajalikumaks tegevuseks. Delegeerimine on ülesannete üleandmine ja nende täitmiseks vajaliku info (teadmiste/oskuste) jagamine. Seega võib delegeerimist käsitleda kui personali arendamise üht moodust.Delegeerimine aitab suurendada usaldust ja avatust organisatsioonis, sest juht ei hoia kogu infot enda valduses. 

Ülesande ülevõtmineKui juht märkab, et kellegi teise täidetav ülesanne ei ole piisavalt hästi tehtud või vajab sekkumist, tuleb tal see endale võtta.

Ülesande täiendamineJuhil on tavaliselt ülesandeid, millele ta ei pühenda piisavalt aega ja vahendeid, kuigi peaks. Sel juhul tuleb ülesannet täiendada.

4. Analüüsi oma tööd korrapäraseltJuhil tuleks kindla aja tagant oma tööülesandeid taas hinnata, et tekiks ettekujutus, milline ülesanne võtab kõige rohkem aega, või uurida, kas ta mõnele asjale liiga palju aega ei kuluta. Sagedasem viga on see, et juht tegeleb asjadega, millega talle meeldib tegeleda, aga mitte sellega, mida oleks vaja teha. Tihti juhtub see juhiks edutatud spetsialistiga, kes kulutab aja peamiselt pidevate ülesannete täitmiseks. See tähendab, et ressursse kasutatakse ebaefektiivselt.

5. Koosta tõhusamaks juhtimiseks tegevuskavaKui optimeerimise kava on koostatud, tuleb vaadata, kas ülesannete kategooriad on ühtlaselt täidetud. Sellest saab järeldada, kas eelistatakse iga päev täita üht liiki ülesandeid või meeldib mitmekesisus. Tuleb hinnata, kas uus ja optimaalne ülesannete jaotus erineb oluliselt vanast. Selle põhjal saab kindlaks teha, kui hästi on seni tööaega kulutatud ja kas on võimalik ka tõhusamalt tegutseda.

 

Pane tähele

Kuidas koostada optimeerimise kava?

Kirjuta üles nii palju juhtimistegevusi, kui meelde tuleb.Kirjuta kõigi tegevuste juurde tundides või protsentides tegevusele kuluv aeg nädalas või kuus (olenevalt töö eripärast). Hea tulemuse saab, kui pidada päevikut umbes kuu aega.Analüüsi igale tegevusele kuluvat aega ja hinda selle optimaalsust. Mõtle, milline oleks tegevusele kulutatav optimaalne aeg (tundides või protsentides) ja pane see kirja.Mõtle läbi iga tegevuse optimeerimise võimalused ja otsusta, kas ülesanne tuleb lõpetada, võtta uus ülesanne, delegeerida, üle võtta, täiendada või jätkata ülesande täitmist.Pööra tähelepanu nendele ülesannetele, millele tegelikult kulutatava ja ideaalselt kulutatava aja vahe on kõige suurem. Koosta plaan, et tegevusele kuluvat aega korrigeerida.Soovi korral võib näitlikustamiseks koostada diagrammi endiste ja uuendatud ülesannetega. See aitab paremini näha neid ülesandeid, mida on vaja kõige esimesena muuta.