Kui vanaviisi ei saa enam, uuenda tarkvara

Selline areng on ettevõtte kasvamisega paramatult kaasnev nähtus ning tuleb valida, kas muuta oma protsesse või lasta arendajal tüüptarkvara põhjal endale meelepärane variant kohandada, kirjutab 5. mai tööstuse rubriik.

Microsoft Dynamics NaV on terviklik ja ühtselt integreeritud majandustarkvara lahendus keskmistele ja suurtele ettevõtetele. See on üks populaarseimaid selle valdkonna lahendusi Euroopas ning eelkõige Skandinaavias, Lääne-Euroopas ja Baltimaades. Tarkvara on ka eestikeelne ja lokaliseeritud Eesti ärikeskkonnale, lihtsustades protsesside kulgu, varustades tõhusate aruandlus- ja ärianalüüsivahenditega ning ühendades töötajaid, kliente ja partnereid.

Dynamics NaVi peetakse üheks paindlikumaks ning avatumaks lahenduseks, mille puhul on võimalik teha valikuid eri valdkondadest: finantsjuhtimine, tootmine, kliendisuhete haldus, lao- ja logistikahaldus, projektijuhtimine, palga- ja personaliarvestus, teenindus, ärianalüütika, e-äri jt.

ASi Balti Veski juhataja Ergo Neeme sõnul sai selle kasuks otsustatud eelkõige seetõttu, et ka emaettevõttes oli sama tarkvara kasutusel. Balti Veski emaettevõte on Soomes tegutsev Helsingin Mylly Oy, mille omanik on eesti rahvusest perekond Puhk. Teiseks mõjuteguriks oli tootmismoodul - kuna eelmise tarkvaraga tekkis kaupa lattu ja tooraine vähenes, siis Navisionis on kogu tootmisprotsess kaetud ning kõik ressursid hallatud. Kolmandaks sai vanas süsteemis finantsaruandeid luua vaid pärast kuu lõppu, mis polnud firma vajadustega kooskõlas ja millele otsiti lahendust.

Lihtne edasi arendada. ASi Sangar turundusdirektori Raul Saksa sõnul sai valik tehtud seepärast, et  tarkvaral on lai kasutajaskond ning hea tehniline tugi. Lisaks on tarkvaral ka vajalik ühilduvus ettevõtte teiste süsteemidega ning piisavalt võimalusi selle edasiarendamiseks. "Dynamics on ka juba end tõestanud süsteem, mida õigesti kasutades ja oma vajaduste järgi kohandades saab suurepäraselt ettevõtte äri edasiarendamiseks tööle panna," selgitas Saks.

ASi Interconnect Product Assembly juhatuse liikme Roman Klepikovi sõnul oli nende eelmine tarkvara suunatud pigem suurtele korporatsioonidele ning selle väljakujundamine IPA jaoks osutus liiga keeruliseks, pikaajaliseks ning ressursimahukaks, mistõttu otsustati teha pööre ning tarkvara välja vahetada. Klepikov lisas, et Dynamics sobis neile eelkõige oma lihtsuse tõttu ning tagasiside teistelt kasutajatelt oli samuti suuresti otsustavaks teguriks.

Mistra-Autex ASi juhataja Priit Tamme sõnul tehti uue majandustarkvara kasutuselevõtu otsus aastal 2002, mil turul midagi muud eriti polnudki. Lisaks oli olemas kohalik ja usaldusväärne tugi, kes seda programmi müüs, mistõttu ei jäänud ruumi ka kõhklusteks. "Kui täna peaks uuesti valima, siis kes teab," lisas Tamm.

"Majandustarkvara plussid ja miinused sõltuvad sellest, milliselt tasemelt majandustarkvara välja vahetatakse," märkis Neeme. Balti Veski puhul käis enne laopidamine ja müük ühes programmis ning raamatupidamine teises. Lisaks oli kasutusel veel väga palju MS Exceli lahendusi. Nüüdseks aga on kõik vajalikud protsessid kaetud ning kõikvõimalikud finantsraportid hetkega saadaval. Saksa sõnul on Dynamicsi suurim pluss hea ühildamine teiste süsteemidega, olgu selleks siis Qlikview' analüüsitarkvara, Magento e-poe platvorm vms. Klepikov tõi plussina välja samuti ühilduvuse Exceliga ning kasutajamugavuse. Tamm omakorda lisas, et tema jaoks on plussiks müüja hea tugiteenus. "inimesed, kellega suhtled, kellega programmi arendad, on läbi aastate samad olnud," selgitas Tamm.

Vajab lisainvesteeringuid. Miinusena tõi Neeme välja kesise võimekuse muude raportite koha pealt. "Kui finantsraportid on kasutatavad, siis müügi- ja muud aruanded ei ole eriti kasutuskõlblikud," lausus Neeme. Seega tuleb täiendavalt investeerida raportitesse. Võimalik on lasta vajalikud raportid arendajal valmis teha või kasutada Navisioni-väliseid lahendusi, nagu näiteks BI4, mis on Balti Veskis kastusel.

"Miinuseid ei ole siis, kui osata tellida ainult õigeid ja tõepoolest vajalikke mooduleid ja arendusi," kommneteeris Saks, kes usub, et Sangari puhul on nad sellega peaaegu täiuslikult hakkama saanud.

Tamm peab miinuseks seda, et programm pole eriti paindlik. Mõnesse Mistra-Autexi protsessi, kus on vaja toota ühel ajal samal masinal erinevaid tooteid, pole veel tootmise planeerimiseks häid lahendusi leitud.

Neeme sõnul peab majandustarkvara toetama eelkõige protsesse, kuid igal ettevõttel on ka periood, kus kasvades tuleb kõik protsessid üle vaadata. "Isegi kui väga tahaks vanaviisi, kuid kahjuks enam ei saa, siis uue majandustarkvara kasutuselevõtt on selle jaoks just kõige parem hetk," selgitas Neeme. Lisaks peab ta seda kasvamisega kaasnevaks paratamatuseks. Valida on, kas muuta oma protsesse või lasta arendajal kalli raha eest karbitoode meelepäraseks kohendada. Valiku peab igaüks ise tegema, märkis Neeme.

Tema sõnul parandab majandustarkvara eri tasemetel otsustamiseks vajaliku info kvaliteeti ja infovahetust ning selle liikumise kiirust. "Kõik vaadeldavad andmed on päevakajalised. Paranes ülevaade ressursside koormatusest ning omahinnaarvestus muutus kiireks ja lihtsaks, mis omakorda kiirendas ja lihtsustas tööd pakkumiste tegemisel."

Kiirem, täpsem ja kvaliteetsem. Ka Sangari puhul on paranenud andmeanalüüsi ja finantsanalüüsi kiirus, täpsus ning kvaliteet. Lisaks sellele on Sangari e-pood ühendatud majandustarkvaraga ning on veebiteenuste kaudu hakanud avaldama tooteinfot ning laoseisu oma partneritele. Saksa sõnul aitavad kõik need tegevused oluliselt aega kokku hoida ning suunata oma ressursse mitte ajaloo tuvastamisele, vaid tuleviku võimaluste ärakasutamisele. IPA puhul on uus tarkvara lihtsustanud andmesisestust ning andmete kuvamise võimalusi. Kõik see kokku parandabki töö efektiivsust.

Tamm lisas, et tema jaoks on kõige tähtsam, et kogu maja ehk finantsarvestus, tootmise planeerimine, laod, palgad jne on ühes programmis koos ning nii nagu oma vajadused arenevad, lisandub ka erinevate osade kasutuselevõtt. Näitena tõi ta välja, et praegu ei kasuta Mistra-Autex veel mitut programmi osa, kuid plaanis on need  sel ja tuleval aastal kasutusele võtta.

Lai võmalustering efektiivust tõsta. Lisaks majandustarkvarale kasutatakse ka teisi võimalusi ettevõtte efektiivsuse suurendamiseks. Näiteks kasutab Balti Veski benchmarkimist teiste sama valdkonna ettevõtetega nii Eestis kui ka välismaal. Neeme sõnul võtavad nad finants-, rentaablus- ning toimimissuhtarvud ning võrdlevad neid konkurentidega. IPA tegeleb lisaks tarkvarale ka protsesside jälgimisega, leidmaks võimalusi, kuidas neid optimeerida.

Tamm lisas, et nende puhul on üheks tulemuste mõõtmise vahendiks müük inimese kohta. "Muidugi tuleb arvesse võtta, et toodete grupid aasta-aastalt muutuvad, aga üldisemalt annab see hea pildi, kus ollakse ja kus oldi." Lisaks sõnas Tamm, et efektiivsust kasvatada on vaja eelkõige tootmises, vähendades praaki. Kuigi Mistra-Autexi sisemine praagi tase on 1,2% ning toodete praagiprotsent klientide juures on alla 0,01%, tuleb sellele tähelepanu pöörata. Praagi vähendamisel aitab kaasa tootmisoperatsioonide automatiseerimine. "Inimene eksib ja väsib alati, robot aga mitte," selgitas Tamm.

LISALUGU

Tarkvara tasuvust keeruline hinnata

Balti Veskis mõõdetakse majandustarkvara kasulikkust sellega, kui palju vabanes pärast tarkvara vahetust tööaega põhitegevusele ning kuidas paranes info kvaliteet ning selle saamise operatiivsus. "Eelnevalt kulus andmete sisestamise, kontrollimise, analüüsimise ning infovahetuse peale paar päeva nädalas," ütles Neem.

Saks sõnas, et majandustarkvara kasulikkus ehk tasuvusaeg on paradoksaalne. "Ühelt poolt sõi see justkui ära mitme aasta kasumi, kuid teiselt poolt ei oleks ilma korraliku majandustarkvarata ning selle ümber ehitatud süsteemita ettevõte ning kasvupotensiaal niisugune, nagu see just praegu on," selgitas Saks. IPA puhul on tulemuste mõõtmiseks erinevad KPId (key performance indicators), millega mõõdetakse ettevõtte tulemusi.

Mistra-Autex ASi juhataja Priit Tamme sõnul nemad otseselt majandustarkvara kasulikkust ei mõõda, kuna selle kasutamiseks on nii ehk naa vajadus, kuna maailmas on infovahetus nii kiireks läinud ja infot on nii palju, et selle paberil või Excelis hoidmine pole võimalik. "Rääkimata siis analüüsi tegemisest," lisas ta.

NUMBER

76 000

organisatsiooni enam kui 1,35 miljoni kasutajaga 130 riigis on usaldanud NAVi oma töö korraldamisel.

MIS ON MIS

Plussid

Mugav kasutada.

Lai kasutajaskond ning hea tehniline tugi.

Ühilduvus ettevõtte teiste tarkvarasüsteemidega ning piisavalt võimalusi süsteemi edasiarendamiseks.

Kaetud kogu tootmisprotsess ning hallatud kõik ressursid.

Lihtsustab andmesisestust ning andmete kuvamise võimalusi, parandab nii töö efektiivsust.

Miinused

Kehval tasemel müügi- ja muud aruanded. See tähendab täiendavat investeerimisvajadust raportitesse.

Mõnel juhul ei pruugi programm olla piisavalt paindlik.