17. märts 2015 kell 14:45

Läbirääkimistel ära keskendu ainult hinnale

OÜ Hansaviimistlus juhataja Veigo Gutmann tõdes, et läbirääkimised katkevad neil suhteliselt sageli just suuremate peatöövõtuettevõtetega.  Foto: Meeli Küttim

Enne lepingu sõlmimist toimuvatel läbirääkimistel all- ja peatöövõtja vahel tuleks täpselt paika panna kõik tingimused ning keskenduda mitte üksnes hinnale, vaid ka sellele, mida pakutud hind sisaldab.

ASi Eviko juhataja Kaimo Sepa sõnul nendel tavamõistes tüüpläbirääkimisi ei esine. “Ampluaa on väga lai, läbirääkimised erinevad nii mahu kui ka detailsuse poolest,” kinnitas ta. Sepa sõnul on partnerite puhul oluline varasem kogemus – kui ettevõte tuleb läbirääkimistele esmakordselt, tehakse enne taustauuring.

Kõige tähtsama tegurina nimetab Sepp vastaspoole kompetentsust. “Eelistame neid, kellel on piisavalt nii kogemust kui ka kompetentsi.” Sepa sõnul on viisakas suhtlemisstiil samuti oluline ja kindel pluss, ent teadmiste puudumist see siiski ei korva.

OÜ Hansaviimistluse juhataja Veigo Gutmanni hinnangul kestab hange töö keerukusest sõltuvalt koos läbirääkimistega kolm-neli nädalat ning liigagi tihti sumbub see allhankija poolt vaadatuna selge tulemuseta. “Lõpliku otsuse saamiseks, juhul kui ei olda hanke võitja, peab allhankija ise aktiivne olema,” nentis ta. “Päris tihti ei saa peatööövõtja teatatud, et ei osutunud valituks.”

Läbirääkimistel on Gutmanni sõnul määrav hind. “Tellime ju ise allhanget ja osaleme ka ise suurematel allhankepakkumistel,” selgitas ta. “Enamasti otsustab ikka hind, sõltumata asjaolust, et olen tihti kokku puutunud olukorraga, kus kõik saavad aru, et nn odavaim hind ei ole aus hind, vaid haltuura hind ehk sisaldab ökonoomitamist maksudega.” Just sel põhjusel teevad nemad ise allhankepakkumisi ehitusettevõtetele harva ja üritavad rohkem tellijatega otsekontakte luua.

Gutmann tõdes, et läbirääkimised katkevad neil suhteliselt sageli just suuremate peatöövõtuettevõtetega. “Seda sagedasti põhjusel, et allhankijale püütakse delegeerida peatöövõtja ülesandeid ja kohustusi.”

Gutmanni sõnul tuleb ette sedagi, et lepingut saab tõlgendada nii, et allhankija peaks vastutama eelneva töö kvaliteedi eest, mis sest, et vastutus lasub pigem töö tegijal ja peatöövõtjal. Gutmann märkis, et just seepärast on nad oma koostööpartneritest välistanud ühe konkreetse üsna suure Eesti ettevõtte, kes arvas, et viimistleja peaks vastutama müüritöö kvaliteedi eest. “See on absurdne, aga reaalselt ette tulnud juhtum,” kinnitas ta.

Eraobjektide läbirääkimised on lihtsamadAlar Anton, Finnlamelli Eesti OÜ tegevjuht

Meie ettevõttes sõltuvad läbirääkimised eelkõige sellest, kas tegemist on eraprojektide või suuremate objektidega.

Eraobjektide puhul on asi enamasti lihtsam – saadad projekti, pakud hinna.Seevastu riigiobjekti või ka lihtsalt suurema objekti puhul on kõik tunduvalt keerulisem ning ka protsess ise pikem ning pingelisem.

Sellistel puhkudel vaadatakse kõik punktid tõsiselt läbi, usaldust on märkimisväärselt vähem kui eraobjektide puhul. Arvesse tuleb võtta ka garantiisid ja kindlustusi.Ka see, kui kaua läbirääkimised kestavad, on väga erinev ja sõltub objektist. Eramaja puhul on aeg ehk maksimaalselt 1-2 nädalat, suure ehituse puhul võib kõik aga iga nädalaga muutuda.

Mõnikord juhtub ka seda, et läbirääkimised katkevad. Kui ikka vastaspool ütleb näiteks, et tema mingeid garantiisid ei anna ja sa oled juba nädal ­aega püüdnud neid ümber veenda, siis paratamatult tuleb lõpuks alla anda.

Leian, et peatöövõtjad on läbirääkimistel alltöövõtjatega võrreldes selges eelisseisus, eriti talvisel ajal, kui alltöövõtjatel on tööd vähem ning on võimalik oma tingimusi peale suruda.

Milliseid vigu enim tehakse?

Gutmanni sõnul keskendutakse ainult hinnale, hindamata seda, mida see sisaldab. Samas tuleb ette palju olukordi, kus ehitustöö tellimise ajal pole projekt piisavalt korrektne – laua ääres on läbirääkijad, kes tegelikult ei saagi üksteisest aru saada, sest täpset toodet või teenust ei suudeta projektiga kirjeldada, tõdes ta. “On justkui olemas objekt ja projekt, üks tellib, üks projekteerib, üks on peatöövõtja, üks teeb allhanget, aga valmivast või planeeritavast tööst saavad kõik erinevalt aru – see on tegelikult suur probleem ja kahjuks üsna sage.”

OÜ Astlanda Ehitus projektijuhi Paul Järvsoo sõnul on hanked ja läbirääkimised nende ettevõttes allutatud kvaliteedi- ja juhtimissüsteemile. “Hanke paiknemine üldkalendergraafikus on paika pandud hankegraafikuga, mis on hankeosakonna ja projektimeeskonnale aluseks hangete korraldamisel,” selgitas ta.

Olenevalt hangitava töölõigu või ostumaterjali eripärast kestab hange nädalast kuni kuuni, arvestamata tarneaega. “Hanke käigus küsitakse pakkumist võimalikult paljudelt pakkujatelt, reeglina üritame protsessi kaasata ka neid ettevõtteid, kellega varasemat koostöökogemust pole,” lisas ta.

Õngitsetakse paremat hinda

Järvsoo sõnul teevad endast lugupidavad ettevõtted enamasti kohe pakkumise, mis on mõlemale osapoolele sobiv. “Samas on pakkujate hulgas ka nn kalastajaid, kes esitavad turuhinnast mitu korda kallima pakkumise,” lisas ta. “Läbirääkimised kestavad seni, kuni võimaliku töövõtja pakkumise tingimused meid rahuldavad – pakkumise maksumus, tarneaeg ja tehniline lahendus on sama, meil on tellijaga kokku lepitud.”

Järvsoo märkis, et kui on tunda, et töövõtjad hakkavad võtma tarbetuid riske või tehakse pakkumisi alla omahinna, jätavad nad sageli need pakkumised esialgu läbirääkimistelt välja või lasevad pakkujal põhjendada seisukohta ja lahendust, millega on sellise maksumuse või muude tingimusteni jõutud.

Edukaks läbirääkimiseks:

Tee ära eeltöö – hinnapakkumine, taustauuring

Esitle ennast, jaga infot varasemate tööde kohta

Saada läbirääkimistelaua taha kompetentsed inimesed

Viisakas suhtlemisstiil on kindel pluss

Koolita töötajaid, ka läbirääkimiste protsessi teemal

Anna tagasisidet otsuse kohta ka siis, kui partner valituks ei osutunud

Töövõtja valik tehakse alati projektimeeskonna, hankeosakonna ja divisjoni juhi koostöös, kaaludes kõiki aspekte. “Nende hulka kuulub näiteks maksumus, varasem kogemus, ettevõtte maine, maksetingimused, tarneaeg, oma tööjõu olemasolu või alltöövõtjate kasutamine, vahendaja või tehase esindaja olemasolu,” loetles ta.

Järvsoo sõnul sõltub töölõigu või materjali maksumus paljuski turul toimuvast ja sesoonsusest. “Kuivõrd eraettevõtete ehitatav on aastast aastasse samas suurusjärgus, mõjutavad turuolukorda riigi ja kohaliku omavalitsuse tellimused,” märkis ta. “Praegu, mil viimaseid on vähe või õigemini praktiliselt üldse mitte, on tekkinud olukord, kus töövõtjad on alakoormatud ja hinnalangus paljudes tööliikides paratamatu. Seda ei saa aga öelda materjalide ja seadmete kohta.”

Järvsoo lisas, et samas on ettevõtetel väga suur palgasurve, mis ei võimalda hinda allapoole lasta, pigem tehakse tööd vähemate inimestega ja väiksemas mahus ning makstakse töötajatele korrektsekt palka, kui et suurendatakse töötajate arvu ja töömahtu.Hanke läbiviimisel koostatakse Järvsoo sõnul reeglina pakkumise kutse, mis koosneb tekstilisest osast ja muudest dokumentidest ning joonistest. “Kutses on ära näidatud kõik meid huvitav – aeg, töö piiritlus, maksetingimused, garantii- ja kvaliteeditingimused jne,” rääkis ta. “Ülejäänu tuleb juba tehnilistest dokumentidest ja joonistest,” lisas Järvsoo.

Olulisim on usaldusväärsus

Riito Ehituse juhatuse liikme Toomas Trompi sõnul on nende läbirääkimisprotsess reglementeeritud ISO kvaliteedisertifikaadi küllaltki rangete nõuetega.

“Ei ole nii, et tullakse laua taha ja algab “lehmakauplemine”. Protsess on üldjuhul projektipõhine, selle keskseks lüliks meie poolt on projektijuht, füüsilisele kohtumisele eelneb allhankijatelt hinnapakkumiste küsimine, eesmärgiga selgitada välja potentsiaalsed tegijad,” märkis ta.Eeltöö teeb asja lihtsamaks

Laua taha kutsutakse ainult need, kelle hinnaklass ja usaldusväärsus on piisavad. Seetõttu ei muutu üldjuhul hinnad läbirääkimistel oluliselt, suuremad nihked võivad tekkida töövõtupiiride täpsustamisel.

Tromp lisas, et ettevõte on küllaltki palju panustanud oma töötajate koolitusse, sealhulgas läbirääkimiste koolitusse.“Meil on kümme inimest, kes projektides läbirääkimisi juhivad. Inimeste käekiri on kohati erinev, sellest võivad olla tingitud alltöövõtjate erinevad kogemused. Oleme koolitamisel alati rõhutanud, et peamine on ettevalmistustöö – läbirääkimistele eelnevate hinnapakkumiste saamine, nende analüüs ja pakkujate taustauuring,” rääkis Tromp.Hind on tihti määrav

Siiski on hinnast veelgi olulisem usaldusväärsus. “Meie poolt peab läbirääkija andmete kogumisel suutma hinnata, kas soodsa hinnaga alltöö pakkuja omab ka võimekust töö ära teha ja nõutekohaselt üle anda. Kui me selles kahtleme, ei sünni lepingut vaatamata soodsale hinnale.”

Läbirääkimised katkevad tema sõnul tavaliselt selle tõttu, et alltöövõtja ei ärata usaldust ja ei saa olla kindlad tema võimekuses. “Tõsi, mõnikord katkevad läbirääkimised ka põhjusl, et alltöövõtja ise sai parema töö ja rohkemaks tal võimekust ei jätku.”

Tromp soovitas tõrgeteta läbirääkimiste saavutamiseks alustada eeltööst. Kasuks tueb oskus hinnapakkumine esitada.“Me tavaliselt anname ette pakkumistabeli, paraku ei pea mitte kõik alltöövõtjad vajalikuks seda korrektselt täita ja kirjutavad sisse liialt palju välistusi ning lisatingimusi. Sellest pakkumised tavaliselt laua taha ei vii.”Tehtud töö kiidab tegijat

Teiseks on oluline referents – kui on ette näidata varasemad tõsised tööd, lähevad läbirääkimised sujuvamalt. “Eriti uutel turule tulevatel firmadel tuleks pöörata tähelepanu enda esitlemisele. Kui ikka firma aadress on kusagil Lasnamäe korteris, firmajuhid ei suuda seletada, kellega üldse nad kavatsevad töö ära teha ja ka ise ei tundu oma käitumiselt eriti usaldusväärsetena, siis on edulootus väike,” märkis Tromp.

Veel soovitas ta alltöövõtjatele, mitte püüda oluliselt mõjutada peatöövõtja pakutavaid lepingutingimusi. “Lepingud on pikad ja keerulised, see tuleneb mitte soovist alltöövõtjale “ära teha”, vaid peatöövõtulepingu tingimustest. Kui töö tehakse tähtajaks ja nõutava kvaliteediga, pole midagi karta.”

Tromp lisas, et allhangete lepingute sõlmimine ei ole anarhia, vaid üpris täpselt reglementeeritud protsess, mis sisaldab ka selliseid elemente nagu maksuvõla kontroll, taustauuring erinevatest registritest ning info kogumine varasemate tööde kohta.“Paraku on kindlasti eelis vanadel tuntud tegijatel, aga ka ­uutel ei maksaks karta – korrektne asjaajamine ja mõistlik hinnatase toovad edu.”

Autor: Ketlin Rauk, kaasautor

Hetkel kuum