Läbirääkimistel ära keskendu ainult hinnale

ASi Eviko juhataja Kaimo Sepa sõnul nendel tavamõistes tüüpläbirääkimisi ei esine. “Ampluaa on väga lai, läbirääkimised erinevad nii mahu kui ka detailsuse poolest,” kinnitas ta. Sepa sõnul on partnerite puhul oluline varasem kogemus – kui ettevõte tuleb läbirääkimistele esmakordselt, tehakse enne taustauuring.

Kõige tähtsama tegurina nimetab Sepp vastaspoole kompetentsust. “Eelistame neid, kellel on piisavalt nii kogemust kui ka kompetentsi.” Sepa sõnul on viisakas suhtlemisstiil samuti oluline ja kindel pluss, ent teadmiste puudumist see siiski ei korva.

OÜ Hansaviimistluse juhataja Veigo Gutmanni hinnangul kestab hange töö keerukusest sõltuvalt koos läbirääkimistega kolm-neli nädalat ning liigagi tihti sumbub see allhankija poolt vaadatuna selge tulemuseta. “Lõpliku otsuse saamiseks, juhul kui ei olda hanke võitja, peab allhankija ise aktiivne olema,” nentis ta. “Päris tihti ei saa peatööövõtja teatatud, et ei osutunud valituks.”

Järvsoo sõnul teevad endast lugupidavad ettevõtted enamasti kohe pakkumise, mis on mõlemale osapoolele sobiv. “Samas on pakkujate hulgas ka nn kalastajaid, kes esitavad turuhinnast mitu korda kallima pakkumise,” lisas ta. “Läbirääkimised kestavad seni, kuni võimaliku töövõtja pakkumise tingimused meid rahuldavad – pakkumise maksumus, tarneaeg ja tehniline lahendus on sama, meil on tellijaga kokku lepitud.”

Järvsoo märkis, et kui on tunda, et töövõtjad hakkavad võtma tarbetuid riske või tehakse pakkumisi alla omahinna, jätavad nad sageli need pakkumised esialgu läbirääkimistelt välja või lasevad pakkujal põhjendada seisukohta ja lahendust, millega on sellise maksumuse või muude tingimusteni jõutud.

Töövõtja valik tehakse alati projektimeeskonna, hankeosakonna ja divisjoni juhi koostöös, kaaludes kõiki aspekte. “Nende hulka kuulub näiteks maksumus, varasem kogemus, ettevõtte maine, maksetingimused, tarneaeg, oma tööjõu olemasolu või alltöövõtjate kasutamine, vahendaja või tehase esindaja olemasolu,” loetles ta.

Järvsoo sõnul sõltub töölõigu või materjali maksumus paljuski turul toimuvast ja sesoonsusest. “Kuivõrd eraettevõtete ehitatav on aastast aastasse samas suurusjärgus, mõjutavad turuolukorda riigi ja kohaliku omavalitsuse tellimused,” märkis ta. “Praegu, mil viimaseid on vähe või õigemini praktiliselt üldse mitte, on tekkinud olukord, kus töövõtjad on alakoormatud ja hinnalangus paljudes tööliikides paratamatu. Seda ei saa aga öelda materjalide ja seadmete kohta.”

Järvsoo lisas, et samas on ettevõtetel väga suur palgasurve, mis ei võimalda hinda allapoole lasta, pigem tehakse tööd vähemate inimestega ja väiksemas mahus ning makstakse töötajatele korrektsekt palka, kui et suurendatakse töötajate arvu ja töömahtu.Hanke läbiviimisel koostatakse Järvsoo sõnul reeglina pakkumise kutse, mis koosneb tekstilisest osast ja muudest dokumentidest ning joonistest. “Kutses on ära näidatud kõik meid huvitav – aeg, töö piiritlus, maksetingimused, garantii- ja kvaliteeditingimused jne,” rääkis ta. “Ülejäänu tuleb juba tehnilistest dokumentidest ja joonistest,” lisas Järvsoo.

Olulisim on usaldusväärsus

Riito Ehituse juhatuse liikme Toomas Trompi sõnul on nende läbirääkimisprotsess reglementeeritud ISO kvaliteedisertifikaadi küllaltki rangete nõuetega.

“Ei ole nii, et tullakse laua taha ja algab “lehmakauplemine”. Protsess on üldjuhul projektipõhine, selle keskseks lüliks meie poolt on projektijuht, füüsilisele kohtumisele eelneb allhankijatelt hinnapakkumiste küsimine, eesmärgiga selgitada välja potentsiaalsed tegijad,” märkis ta.Eeltöö teeb asja lihtsamaks

Laua taha kutsutakse ainult need, kelle hinnaklass ja usaldusväärsus on piisavad. Seetõttu ei muutu üldjuhul hinnad läbirääkimistel oluliselt, suuremad nihked võivad tekkida töövõtupiiride täpsustamisel.

Tromp lisas, et ettevõte on küllaltki palju panustanud oma töötajate koolitusse, sealhulgas läbirääkimiste koolitusse.“Meil on kümme inimest, kes projektides läbirääkimisi juhivad. Inimeste käekiri on kohati erinev, sellest võivad olla tingitud alltöövõtjate erinevad kogemused. Oleme koolitamisel alati rõhutanud, et peamine on ettevalmistustöö – läbirääkimistele eelnevate hinnapakkumiste saamine, nende analüüs ja pakkujate taustauuring,” rääkis Tromp.Hind on tihti määrav

Siiski on hinnast veelgi olulisem usaldusväärsus. “Meie poolt peab läbirääkija andmete kogumisel suutma hinnata, kas soodsa hinnaga alltöö pakkuja omab ka võimekust töö ära teha ja nõutekohaselt üle anda. Kui me selles kahtleme, ei sünni lepingut vaatamata soodsale hinnale.”

Läbirääkimised katkevad tema sõnul tavaliselt selle tõttu, et alltöövõtja ei ärata usaldust ja ei saa olla kindlad tema võimekuses. “Tõsi, mõnikord katkevad läbirääkimised ka põhjusl, et alltöövõtja ise sai parema töö ja rohkemaks tal võimekust ei jätku.”

Tromp soovitas tõrgeteta läbirääkimiste saavutamiseks alustada eeltööst. Kasuks tueb oskus hinnapakkumine esitada.“Me tavaliselt anname ette pakkumistabeli, paraku ei pea mitte kõik alltöövõtjad vajalikuks seda korrektselt täita ja kirjutavad sisse liialt palju välistusi ning lisatingimusi. Sellest pakkumised tavaliselt laua taha ei vii.”Tehtud töö kiidab tegijat

Teiseks on oluline referents – kui on ette näidata varasemad tõsised tööd, lähevad läbirääkimised sujuvamalt. “Eriti uutel turule tulevatel firmadel tuleks pöörata tähelepanu enda esitlemisele. Kui ikka firma aadress on kusagil Lasnamäe korteris, firmajuhid ei suuda seletada, kellega üldse nad kavatsevad töö ära teha ja ka ise ei tundu oma käitumiselt eriti usaldusväärsetena, siis on edulootus väike,” märkis Tromp.

Veel soovitas ta alltöövõtjatele, mitte püüda oluliselt mõjutada peatöövõtja pakutavaid lepingutingimusi. “Lepingud on pikad ja keerulised, see tuleneb mitte soovist alltöövõtjale “ära teha”, vaid peatöövõtulepingu tingimustest. Kui töö tehakse tähtajaks ja nõutava kvaliteediga, pole midagi karta.”

Tromp lisas, et allhangete lepingute sõlmimine ei ole anarhia, vaid üpris täpselt reglementeeritud protsess, mis sisaldab ka selliseid elemente nagu maksuvõla kontroll, taustauuring erinevatest registritest ning info kogumine varasemate tööde kohta.“Paraku on kindlasti eelis vanadel tuntud tegijatel, aga ka ­uutel ei maksaks karta – korrektne asjaajamine ja mõistlik hinnatase toovad edu.”

Autor: Ketlin Rauk, kaasautor