Urve Vilk • 11 jaanuar 2016

E-arvele üleminekuga kaasneb mitmeid müüte

OÜ Logistikapluss juhi Toomas Orutari sõnul ei saa tänu e-arvete süsteemile kroonilised arvete kaotajad enam väita, et arve ei ole neile kohale jõudnud.  Foto: Andres Haabu

Ehkki e-arveldus peaks suurendama efektiivsust ja vähendama kulusid, kardavad mõnedki ettevõtjad, et see on pigem aja ja raha lisakulu.

Omniva, Opus Capita ja Telema on suurimad Eesti turul tegutsevad e-arve-operaatorid. Kõigi kolme vahel toimub e-arvete rändlus – sarnane skeem nagu mobiilsideoperaatoritel.

Mis tahes Eesti kolme e-arvete operaatori klient saab teiste operaatorite klientidele arveid saata ja neid ka vastu võtta. See tähendab, et iga ettevõte peab valima vaid ühe operaatori. Dokumendi saatja võib olla kindel, et arved jõuavad rändlusega õige saajani nii era- kui ka avalikus sektoris.

Rändluse raames dokumentide edastamine ei ole kulukam kui nende saatmine ja vastuvõtmine ainult oma operaatori võrgus. Rändluslepe toetab igati riigi kavatsust muuta e-arveldamine era- ja avaliku  sektori vahel alates 2017. aasta algusest kohustuslikuks.

Allikas: Telema

Ehkki e-arveldusele ülemineku puhul võib raha olla mõne ettevõtte jaoks takistav tegur, ei tohiks see enamiku ettevõtete puhul nii olla, kuna suur osa kasutusel olevast raamatupidamistarkvarast oskab e-arveid vastu võtta ja saata, kirjutab 12. jaanuari Äripäev logistika rubriigis.

ASi Telema tootejuhi Ayrton Grossmanni sõnul ei saa öelda, et e-arvele üleminek oleks väikeettevõttele koormavam kui suurele. "Mõni  näide saadavast kasust – paranenud kliendirahulolu, kuna kliendil on e-arve kujul saadetud arvet oluliselt efektiivsem mentleda, ja efektiivsem raamatupidamine," loetles ta. "Pealegi on enamlevinud majandustarkvarad e-arvete saatmiseks ja vastuvõtmiseks juba täna võimelised," toonitas ta.Grossmann möönis, et e-arveldusele üleminek ei anna tohutut efekti, kui arveid on väga vähe. "Aga siiski on ettevõtetel pigem võita, kui kaotada, eriti pikas perspektiivis," märkis ta.

Kui saatmise poolel võib saadav kasu olla vähemnähtav, siis vastuvõtmise poolelt on see ilmselge. E-arve suurim eelis on Grossmanni sõnul see, et andmeid ei pea kaks korda sisestama, nagu seda paber- või pdf-arvete puhul tehakse. "Esimene kord sisestatakse andmed saatja poolt ja teine kord sisestatakse samad andmed vastuvõtja raamatupidamises," selgitas Grosmaann.

Raamatupidaja on Grossmanni sõnul haritud spetsialist, kelle aega ja oskusi on rumal raisata rutiinsele ostuarve andmete sisestamisele. Lisaks välistab e-arveldus vigade tekke, mida inimtöö puhul ikka juhtub.Oleme e-arvelduses ülejäänud Euroopaga võrreldes mahajääjate rollis. "On riike, kus e-arveid on palju enam kasutusel," tunnistas Grossmann. Selle üheks põhjuseks peab ta meil laialit levinud pdf-arvet, mida mujal esineb tunduvalt vähem.

Pdf-arve on vaheetapp e- ja paberarve vahel. "Ehkki see liigub interneti teel, ei ole pdf masinloetav ega -töödeldav. Arvuti seda automaatselt lugeda ei oska – näiteks sellel olevat tootekoodi, registrinumbrit või arveridu," selgitas Grossmann pdfi puudusi. Siiamaani peetakse aga pdf-arvet vahel e-arveks, mida see ei ole.

Mida tähendab e-arve ajastul mõiste originaalarve?

E-arve ajastul tekitab paljudes segadust originaalarve mõiste. Oli aeg, mil see tähendas pitsatite ja väljastaja ning saaja allkirjaga kinnitatud tähtsat paberit.

Arve on müüjalt ostjale esitatav, ärilist tehingut kajastav dokument, millel on märgitud kauba või teenuse nimetus, kogus ning tasumisele kuuluv hind. Selle, mis andmeid peab arve sisaldama, määrab ära seadus ning see kehtib võrdselt kõigile arvetele (paberarved, pdf-arved või e-arved), olenemata esitamise kujust.

Juhul kui arvest tehakse koopiaid, on originaalarve väljastatud arve esimene eksemplar. Kui müüja väljastab e-arve otse oma majandustarkvarast ostja majandustarkvarasse, on originaalarveks just see elektrooniline e-arve, mitte selle väljatrükk. Ka seadus tunnistab originaaliks e-arve.

Paljud ametiasutused, kes vajavad läbivaatamiseks ettevõtete dokumente, mitte ainult ei võimalda, vaid ka eelistavad tõendusmaterjali esitamist digitaalselt ja elektroonilisi kanaleid pidi.

Kahtlaste äritehingute puhul ei pruugi ka pitsati ja allkirjaga paberarve olla piisav tõend. Vahel tuleb tehingu toimumist tõestada pikema auditiga ja appi tulevad lepingud, saatelehed, maksekorraldused ja partnerite kirjavahetus. Kui kõik need dokumendid on elektroonsed, sujub asjaajamine palju lihtsamalt.

Raha väheste jaoks takistuseks

E-arveldusele ülemineku kartuses võib raha olla mõne ettevõtte puhul takistav faktor, märkis Grossmann, aga enamiku ettevõtete puhul ei tohiks see nii olla. "Enamik kasutusel olevast raamatupidamistarkvarast oskab e-arveid vastu võtta ja saata. See funktsionaalsus tuleb aktiveerida ning dokumendiedastuse võib julgelt jätta operaatorite hooleks," soovitas Grossmann. E-arve operaatoritel on e-arvete edastamiseks ja formaatide konverteerimiseks vajalik taristu ning oskused. Lisaks saab kasutada lisateenuseid.Tehniliselt pole e-arvele üleminek keerukas. Küll aga eeldab see ettevõtte sees protsesside muutmist ning nõuab vähemalt kahte osapoolt – saatjat ja vastuvõtjat. Partnerite kaasamine kipub praegu paljudele veel takistuseks olema.

Grossmanni sõnul puutuvad varem või hiljem e-arvetega kokku ka need, kes ei ole seotud avaliku sektoriga ega kaubandusvaldkonnaga. "Jaekaubanduses ei kujuta praegu enam keegi ette, et inimene seisaks kaubaga lao uksel ja enne ei saaks seda edasi viia, kui see on vastu võetud," kirjeldas ta kaubandussektorit.Grossmanni sõnul on raske prognoosida, kui kiiresti võiks toimuda üldine üleminek e-arveldusele. "Juba kümme aastat tagasi öeldi, et viie aasta pärast on kõik arved e-arve kujul, aga seda pole toimunud," nentis Grossmann.

Tema arvates peaks riik selles olema eestvedaja rollis. "Kui nõutakse, õpitakse e-arveid kasutama. Kõige suuremaks takistuseks ongi puudulik teavitustöö, sest ei osata näha efektiivsuse kasvu."

5 müüti e-arveldusest

Seoses üleminekuga paber- või pdf-formaadis arvetelt e-arvetele on liikvele läinud mitu müüti.

Pdf-arve on e-arveMeili teel edastatavad pdf-formaadis arved päris e-arved siiski ei ole. Pdf-arvetel olevat infot peab majandustarkvarasse enamasti ise kopeerima või andmeid sisse trükkima. E-arve on täielikult masinloetav ehk majandustarkvara suudab selle andmed automaatselt sisse lugeda.

E-arvetele üleminekuks peavad kõik hankijad hakkama saatma e-arveidKui e-arveid saadaksid kõik hankijad, oleks saavutatav sääst kõige suurem. Paraku ei juhtu see kohe, vaid võtab aega. Praegu pakuvad dokumendiliikluse operaatorid üleminekulahendusi, mis võimaldavad ühes elektroonses keskkonnas menetleda nii paber-, pdf- kui ka e-arveid.

E-arved on kasulikud ainult suurtele ettevõteteleKa väikesed ettevõtted saavad e-arvete kasutuselevõtuga oma protsesse tõhustada. Väheneb ostuarvete sisestamisele kuluv aeg, esineb vähem vigu ning kulutustest tekib selgem ülevaade. Suurte, mitme asukohaga ettevõtete jaoks on ajavõit  suurem, sest dokumentide ei pea enam füüsiliselt liigutama paigast teise.

E-arved suurendavad kulusidE-arvete juurutamisega kaasnevad tõesti teatavad kulud ja dokumendiliikluse operaatorid võtavad teenustasu. Ent pikemas perspektiivis e-arved hoopis vähendavad ettevõtte kogukulusid. Vabanenud aega saab kasutada kõrgemat lisaväärtust loovatele tegevustele nagu finantsplaneerimine ja -analüüs.

E-arvete kasutuselevõtmine on IT-projektE-arvetele üleminek on palju enamat kui järjekordne IT-arendusprojekt. E-arvete kasutuselevõtuga muutuvad mitmed äriprotsessid ja projekti tuleb kindlasti kaasata kõik seotud osapooled, sealhulgas ka tippjuhtkond. IT-lahenduste kohandamine on vaid üks projekti olulistest osadest.Allikas: Telema

Liigne aja- ja rahakulu

ASi Plaadipunkt juhi Riho Suuna sõnul nende firmal otsest kogemust e-arvetega pole. Ent küsimusi tekitab e-arveldusele üleminek mitmeid. "Väikesel firmal, millel on väga vähe tegemist avaliku sektoriga äri ajamisel, on kogu tehnilise progressi, edendamiste, kulude kokkuhoiu ja muu ”kasu” juures ilmselt tegemist järjekordse pakendiaruande, tuletõrjekontrolli või töökaitse sarnase aktsiooniga," märkis Suun. "Ehk siis (väike)firmadele koormise nii aja- kui ka rahakulu näol peale panemisega."  

Suuna sõnul võib e-arveldusele üleminek olla hea äri takvaraarendajale ja operaatoritele. "Aga ei näe, kust väikesele firmale kasu tõseb," ütles ta. "Raamatupidaja peab ikka aega raiskama ostuarvele otsa vaatamisega, konteerimisega või selle üle kontrollimisega. N-ö ostuinimene peab ikka ostetava, vähemalt uue toote, üle vaatama ja parameetrid, näiteks müügihinna, oma firma vajadustega kooskõlla viima jne," kirjeldas ta kõhklusi. Tunnistades samas, et muidugi oleks tore, kui automaadid osa rutiinsemaid asju ära korraldaksid.

Ka OÜ Puleium juhataja Kalle Pilt märkis, et ta e-arvete ideed ei poolda. "Sellega luuakse juurde veel väärtust mitteloovaid üksusi, kes soovivad saada mingisuguse osa käibest endale (e-arvete ettevõte, programmitootja jne). Lisaks sellele muutub raamatupidamine palju haavatavamaks, sest piisab vaid ühest tõrkest elektroonilises süsteemis ning hakkavad tekkima maksete viivitused, mis omakorda meie süsteemis kumuleeruvad," põhjendas ta. Lisades, et samas peab raamatupidaja ikka arved välja trükkima ja paberkandjal säilitama, seega ei vähene ka paberikulu," selgitas ta.

E-arveldamine avaliku sektoriga kohustuslik aastast 2017

E-arvete vastuvõtmine ja menetlemine muutub kogu Euroopa Liidus kohtustuslikuks 2018. aasta kolmandas kvartalis. Eesti riigi esindajad on otsustanud e-arvetele üle minna juba 2016. aasta jooksul. 

Ettevõtted saavad e-arvetele üleminekust selget majanduslikku kasu. Automatiseeritud arveldusprotsessidest saadav sääst on keskmiselt 1-2% käibest. Kogu Euroopa Liidus hoitakse e-arveldusega kokku üle 100 miljardi euro.

Täna kasutatakse e-arveid enim Taanis, Soomes ja teistes Põhjamaades. Eesti erasektori ettevõted edastavad e-arvetena 19%. E-arveldamine edeneb ka Lätis ja Leedus, seal on arvatav e-arvete osakaal 10% juures. Sellele vaatamata edastatakse suur osa arveid ikka veel paberil. 

Arved ei saa enam kaduma minna

OÜ Logistikapluss juhi Toomas Orutari sõnul suhtuvad nad e-arvetesse lugupidavalt. "Meie oleme selleks ajaks valmis, kui see kohustuseks muutub," märkis ta.

Orutar märkis, et e-arve süsteemi puhul ei saa kroonilised arvete kaotajad enam väita, et arve ei ole neile kohale jõudnud. "Igasugune innovatsioon, mis kiirendab äritegevust, on tervitatav," lisas Orutar. "Eesti on selles osas oma naaberriikidest suure sammu võrra ees," märkis ta. "Täna oma Läti ja Leedu klientidele ning partneritele arveid saates peame need veel firma templiga märgistama ja osa ettevõtteid soovib ainult originaal-, tembeldatud ja  allkirjastatud arveid postiga," rääkis ta.

ASi Estanc juhatuse esimees Vaido Palmik märkis, et kuna ettevõtte väljastatavate arvete maht on väike, on seni kõik arved väljastatud traditsioonilisel moel. "Sisendarvetest moodustavad e-arved seni väga väikse osa. Peamiselt laseme teenusepakkujal arved digiteerida ja elektroonilisele majasisesele kinnitusringile saata," rääkis ta.

"Tegeleme praegu uue ERP arendusega ja sellega seoses on meil majas valmisolek ja võimekus vajalikeks arendusteks olemas," lisas Palmik. "Riigi e-arvetele ülemineku plaan on meie seisukohast igati tervitatav, kuigi toob alguses kasutajatele kaasa arenduskulusid. Aastane üleminekuaeg tundub ettevõtja seisukohalt igati mõistlik ja piisav infosüsteemide ettevalmistamiseks."    

Kuidas ettevõtte andmetele ligi pääsetakse?

Kasutaja eksituse kaudu

E-kiri mingi lingi või manusega.

Kasutaja klikib mingit linki.

Kasutaja käivitab midagi.

Arvuti nõrkuse kaudu

Arvutis töötab programm mille nõrkuse kaudu on võimalik arvutit võrgust rünnata ja ekspluateerida.

Füüsiline ligipääs

Saab arvutile igakülgselt ligi ja võib paigaldada sellesse mida vaja – kas füüsilist “lisariistvara” või tarkvara.

Allikas: Security Software

Kuidas ettevõtte e-andmeid kaitsa?

Security Software'i müügijuhi Gert Müürsepa sõnul tagab turvalisuse inimeste käitumine. "Aga inimene on ekslik," tunnistas ta. Nii katsetatakse ahvatlusi veebilehel või e-kirjaga ja mängitakse inimeste nõrkuste peale. "Või siis loodetakse inimeste hooletuse peale, näiteks saadetakse koostööpartneri nimel kiri palvega kanda raha erandkorras teisele kontole kui tavaliselt," kirjeldas Müürsepp.

Vahel valitakse välja isegi konkreetne inimene, kellele hakatakse pakkumisi tegema. See on Müürsepa sõnul Eestis siiski veel vähem levinud praktika. "Igal juhul tasub olla skeptiline," rõhutas Müürsepp. "Ja kui miski on kahtlane, tasub alati arve saatjale üle helistada ja küsida, kuidas asjad tegelikult on."

Müürsepa hinnangul võib öelda, et e-arve on võrreldes pabearvega turvalisem käsitseda. "Kui arved tulevad ühte kanalit pidi, on erandeid kergem märgata – tekib kohe kahtlus, miks peab mõni arve teistmoodi laekuma kui tavaliselt," kirjeldas ta. Lisaks on inimeste töös alati vigu, mida automatiseeritud protsessis ei esine.

Pealegi vastutab turvalisuse eest teenusepakkuja, lisas Müürsepp. "Kui teenusepakkuja on süsteeme tööle pannes turvalisusele mõelnud, peaks see olema üldjuhul tagatud," märkis ta.

Müürsepa sõnul on riigisektoris arvuti kasutamisel kehtestatud nõuded, mida peab jälgima, ent erasektoris selliseid reegleid pole. "Tihti arvatakse, et kui tulemüür on peal, siis sellest piisabki, aga tegelikult see pole nii lihtne," tunnistas ta.

Autor: Kairi Oja, kaasautor

Hetkel kuum