IT-taristu ettevõtte Oixio juht: eduka kaugtöö võti on avatud suhtlemine ühises inforuumis

Kui koroona esimene laine tuli eelmise aasta kevadel ootamatult ja päevapealt, siis teise laine ajaks oli ettevõtetel aega valmistuda ning oma tehnoloogilisi lahendusi uuendada ja täiendada. Seega võib Telviku sõnul öelda, et ettevõtjad olid seekord tõesti paremini valmistunud. „Pandeemia on olnud suur väljakutse ka meile, 1990ndatel alguse saanud IT-ettevõtete Võrguvara ja MAX123 liitumisel loodud Oixiole. Oleme viimasel aastal olnud kodukontorites ja tegutsenud hübriidsüsteemil, seejuures värvanud juurde nii juhte kui ka spetsialiste. Värbamisi oleme teinud nii standardsete videovestlustena ja e-kirja teel kuni koos uue töötajaga koos pargis koertega jalutamiseni. On tõesti põnev aeg!”

Telvik nentis, et kaugtööle suundumine läks Oixios suhteliselt valutult. „Eks suvisel leebemal ajal puutusime omavahel ka füüsiliselt kokku, aga nüüd oleme taas mõned nädalad olnud kõik kodukontoriinimesed. Täna ei ole tegelikult suuri takistusi kaugtöö tegemiseks maksustamise, tehnoloogia ega ka muus osas, pigem on küsimus organisatsiooni enda kultuuris. Näen, et paljudes ettevõtetes on takistuseks olnud usaldamine, mis omakorda taandub tulemuse mõõtmise küsimustele. Kui inimese panust hinnatakse ainult selle pinnalt, kas ta on kontoris või ei, ei saagi seda usaldust tekkida. Täna on reaalsus aga see, et meil ei ole valikut.”

Töötaja töö mõõtmine ja eesmärgistamine on tegelikult kivi juhi kapsaaeda, sest juhid peavad olema kindlad, et neil on ülevaade oma organisatsiooni olukorrast ja käekäigust ning vastutama selle eest. „Kui varem mõeldi, et kodutöö on võimalus veeta tööpäevi veidi vabamalt, siis meie kogemus ütleb, et kodutöö ei ole sugugi pingevabam. Kodukontoris on oht ületöötamiseks ja stressi tekkeks, sest tööpäeva algus ja lõpp on defineerimata. Seega on kaugtööl olija puhul oluline enesedistsipliin, oskus teha õigel ajal pause ja konkreetseid kokkuleppeid ning tõmmata piir koduse elu ja töö vahele,” selgitas Telvik. „Lisaks on igaühe kodune olukord erinev – pered on erineva suurusega, inimesed elavad erinevatel pindadel. Ka kodustega tuleb paika tööajad panna sarnaselt nagu kehtivad kokkulepped kontoris.”

Telviku sõnul on tema jaoks tööaja arvestamisel asendamatuks abimeheks rakendus, millega jälgida oma ajakasutusust. Oluline on oma aega optimaalselt jaotada, kuna juba paar päeva ületöötamist maksab kätte ebaefektiivse töönädala näol.

Ta lisas, et Oixio on oma töötajaid igati usaldatud, ettevõtte eesmärk ja töötajate roll selles on hästi kommunikeeritud ning töötajad saavad iseseisvalt hästi hakkama. „Kui aga töötajad oleksid harjunud käehoidmise ning juhi mikromanageerimisega, oleks olukord palju raskem. Juht peab hoidma sisekommunikatsiooni heal tasemel, et oleks võimaldatud avatud koostöö ja töötajate motivatsioon oleks paigas. Ausalt öeldes on see juhi suurim väljakutse tänases olukorras, sest inimese aju on mustrite märkamise ja lünkade täitmise masin ning kui kommunikatsioon jääb puudulikuks, täidab aju ise need lüngad ja reeglina mitte positiivses võtmes.”

Seega peab kommunikatsioon kaugtöö puhul toimuma sagedamini kui tavarežiimis. Oixio eelis oli see, et olles äsja liitnud kaks ettevõtet, töötati juba enne koroonat kahe meeskonnaga kahes kontoris ning koostöö sujumiseks pandi kommunikatsioon väga täpselt paika – saadeti regulaarseid infokirju, toimusid koosolekud, suhtlemine oli avatud ning ka pisemas ringkonnas tehtud otsused kommunikeeriti kogu organisatsioonile, et kõik oleksid ühises inforuumis. Väga oluline on nii juhtidele kui ka kõigile teistele töötajatele mõelda tänases pingelises stressikeskkonnas ka oma sõnumite mõjule, sest vähem läbimõeldud sõnum võib mõjuda vastuvõtjale pingettekitavalt.

Juhi ülesanne on aru saada, mis on organisatsiooni üldine meeleseisunud ja tervikpilt, ent paraku üksikute inimestega kohtudes või suheldes tervikpilti ei kujune. Vaja oleks avatud suhtlust kõigi töötajatega. Seetõttu mõõdetakse Oixios igakuiselt inimeste rahulolu ning seda mitte ainult töö osas, vaid ka üldises mastaabis. Sest kui on näha, et töötaja meeleolu langeb ükskõik millisel põhjusel, võib see olla suure probleemi algus organisatsiooni jaoks.

„Ärge jätke inimesi üksi, hoidke avatud kommunikatsiooni, suhelge ausalt ja avatult ning pigem rääkige ka kehvadest asjadest, kui et pühite need vaiba alla! Oluline on tegutseda ja keskenduda õigele asjale ning mitte lasta välismüral organisatsiooni tegevust segada. Kohati on see töötajate jaoks raske ning üheks puudujäävaks aspektiks võib olla suhtlus oma kolleegidega. Kui varasemalt täitsid koosolekud muuhulgas ka suhtlemisrolli, siis täna on virtuaalsed arutelud läinud väga praktiliseks ja konstruktiivseks,” rääkis Telvik, kelle sõnul on aga oluline roll täita ka koosolekute mittekonstruktiivsetel osadel.

Oixio on lahendanud selle probleemi nii, et esimese koroonalaine ajal hoiti Teamsis üks koosolek alati avatud, et igaüks võis vabal hetkel sinna siseneda ja kolleegidega juttu ajada. Alguses kasutati seda võimalust väga palju, aga nüüd toimub selline virtuaalne „lobisemine” kord nädalas kindlal ajal. Lisaks tehakse koosolekute vahepeal virtuaalseid kohvipause, ühiseid hommikusööke, virtuaalpidusid ning isegi pokkeriõhtuid. Mitte kõigil, aga paljudel inimestel on igatsus oma kolleegide järele lihtsalt nii suur.

Tehnloogiliselt on kaugtöö väljakutseteks töövahendid ja ettevõtte ressursid, millele töötajad peavad turvaliselt ligi pääsema. „Eeldades, et saadame koju töötama kontoritöötajad, kes ei vaja spetsiifilisi töövahendeid peale arvuti, on neil kaugtööl vaja oma töönurka ja tööarvutit ning ideaalis töötamise võimalust omaette ruumis,” rääkis Oixio juht. Baastehnikana on tema sõnul oluline korralik tööarvuti, ergonoomiline töökeskkond ehk kontorilaud ja -tool, suur kuvar ja silmasõbralik valgustus. Kuna suur osa suhtlusest toimub veebi teel, on tähtsad ka kõrvaklapid, mürasummutusega mikrofon ja hea veebikaamera. „Nendeta ei ole suhtlus see, mis ta võiks olla! Ja meie ettevõttes on kokkulepe, et kaamerad on koosolekutel alati sisse lülitatud. Töötades hübriidlahendusena, kus osa seltskonnast osaleb koosolekul kodust ja teine osa kõik koos seminariruumist, võiks olemas olla ka hea konverentsitehnika.”

Lisaks on oluline kvaliteetne internetiühendus, mis võib kodukontorites probleeme tekitada, sest kodused seadmed ei ole reeglina mõeldud intensiivseks tööks, kus on kaks täiskasvanut on igapäevaselt videokoosolekutel. Ja muidugi turvalahendused ning virtuaalne privaatvõrk VPN. „Kahjuks nägime eelmise laine ajal, et küberturvalisusega ei ole ettevõtetel hästi. Kellel täna ei ole veel VPN-i töötajate jaoks võimaldatud, siis teadke, et see on organisatsiooni turvalisuse seisukohalt ülioluline!” pani Telvik südamele.

Küberturbeteadlikkus küll kasvab, ent ka ohud kasvavad Telviku sõnul väga kiiresti. „Kui juhile vähegi tundub, et ettevõtte andmebaaside ja tehnikataristuga kõik pole selge, tuleb kaasara ekspert ja lasta teha turvaaudit. Kindlasti ei tohiks kogu IT haldamist panna ühe IT-inimese õlule. Pudelikael ei saa olla nii kriitilises kohas, vaid halduse eest peab vastutama ikka meeskond. Ei saa olla nii, et kui IT-inimene töölt lahkub, lahkub ta koos kõigi organisatsiooni IT-alaste teadmistega. Erasektori jaoks on mugavaim omada kontrolli ja teenuse haldust, ent ülejäänud eest palgata vastutama IT-firma. Oma koduhoovi on auditeerida kindlasti keerulisem kui välispartneri kaasamine!”

Ettevõtjatega suheldes on Telviku sõnul üheks suureks murekohaks kodukontorite juures seadmete segakasutus. „Tegelikkuses võiks mõelda nii, et tööarvuti laenamine on nagu hambaharja laenamine. Lapsed ei kasuta vanemate töötelefoni ega arvutit ning vanemad ei kasuta töötegemisest laste arvutit. Kui muud võimalust ei ole, siis iga juhul on vähemalt seadmed kasutajad üksteisest virtuaalselt eraldada, sest organisatsioon ei saa võtta vastutust kõrvaliste inimeste käitumise eest!”.

Täna oleks tema hinnangul oluline kaardistada, kes töötajatest plaanib ka pärast viiruse taandumist jääda koju töötama ja kes naaseb kontorisse. Sealt saab astuda edasi vajalike tehniliste lahendustega. „Kui tegime mullu mais küsitluse, kes töötajatest plaanivad tavaellu naastes tulla tagasi kontorisse, vastas 80%, et nad plaanivad jääda kodukontorisse 2-4 päevaks nädalas. Tänaseks on see ajas muutunud ning nende inimeste protsent on langenud 50-le. Meie oleme seda meelt, et las inimene töötab sealt, kust tal on seda kõige mugavam teha, olenemata, kas on koroona või ei. Seega peame Oixios ka edaspidi arvestama hübriid töölahendusega.”

Oixio pakub äriklientidele turvalise toimiva IT-taristu loomist ning läbi selle konkurentsieelist. Oixio lahendada on kõik IT-ga seonduv, mis jääb internetiühenduse loomise ja tarkvaraarenduse vahele, olgu need töökohalahendused, andmekeskused, pilvelahendused, võrk või küberturvalisus.