Kuidas vältida büroos tekkivat paberiuputust

Kindlasti tuleb igaühele tuttav ette situatsioon, kus poole meetri kõrgusest kultuurikihist on vaja viie minuti jooksul vajalik dokument leida või kui mitte kuidagi ei suuda meenutada, millise nime all dokument arvutisse salvestati.

Annan mõned praktilised soovitused olukorra leevendamiseks. Loomulikult on parim lahendus dokumendihalduse infosüsteemi tellimine mõnest pädevast arvutifirmast, kuid väiksematele firmadele käib see kindlasti üle jõu ja majapidamine tuleb korrastada ikkagi.

Kuna tänapäeval koostatakse enamik dokumente arvutis, tuleks alustada sealse majapidamise korrastamisest. Kõigepealt tuleks luua korralik kataloogisüsteem, kus näiteks lepingud on omaette harus, kirjavahetus teises, tellimused kolmandas jne. Kuna uuemad operatsioonisüsteemid lubavad kasutada pikki failinimesid, saab kõik kataloogiharud nimetada vastavalt nende otstarbele (NB! Vältida tuleks täpitähtede, eriti õ-tähe kasutamist katalooginimedes).

Järgmise sammuna võiks mõelda arvutivõrgu kasutajatele ligipääsuõiguste määramisele erinevatele kataloogidele ja dokumentidele nende sees. Eriti konfidentsiaalsed dokumendid on soovitav krüpteerida vastava tarkvaraga. Sellega tagatakse sisu varjujäämine kõrvaliste pilkude eest.

Harva pööratakse firmades tähelepanu koopialehe maksumusele. Kui viis aastat tagasi Skandinaaviamaade firmasid külastades imestasime kohutava paberihulga üle nende kontorites, siis nüüd oleme edukate õpilastena ise samas seisus ja vaata et veel hullemas.

Suurt kokkuhoidu annaks igasuguse firmasisese paberimajanduse levitamine töötajatele näiteks elektronpostiga. Nii oleks ka ühistööna redigeerimist vajavaid dokumente lihtsam hallata. Enamik korralikke firmasiseseid elektronpostisüsteeme (MS Exchange, Novell Groupwise, ICL Teamware jne) lubab jälgida ka ringlusse lastava dokumendi teed ning viseerimise järjekorda. Sellisel juhul saab alati ülemusele meelde tuletada, et vajalik paber on tema kultuurikihti toppama jäänud. Samuti oleks kasulik ühendada dokumendikataloogid elektronpostisüsteemiga. Töötajatel on vaid üks kasutajaliides ning üks koht, mida jälgida ja kust otsida. Alles eespool toodud meetmete rakendamise järel võiks mõelda suurema dokumendihaldussüsteemi hankimise peale. Seal kuuluksid hallatavasse ringi ka paberi peal ringlevad dokumendid ning saab korraldada ka keerukamaid ringlus- ning arhiveerimisprotsesse.