Probleemid dokumentidega enne koosolekut
Äriseadustiku § 297 lõike 3 ja § 304 lõike 2 järgi lisatakse üldkoosoleku protokollile esindajate volikirjad, koosolekule esitatud kirjalikud ettepanekud ja avaldused ning koosolekul osalevate aktsionäride nimekiri.
Üldkoosolekul osalevate aktsionäride nimekirjale kirjutavad alla koosoleku juhataja ja protokollija, samuti iga üldkoosolekul osalenud aktsionär või tema esindaja. Seega peab enne üldkoosolekut olema aktsionäri jaoks selge, kas volikiri on nõuete kohaselt koostatud ning annab õiguse osalemiseks üldkoosolekul.
Äriseadustiku § 297 lg 4 nõuab üldkoosolekul osalemiseks kirjalikku volikirja (lihtkirjalik või notariaalselt tõestatud). Sagedamini esinevaks segadust tekitavaks asjaoluks on väljaspool Eestit välja antud ja ametiisiku poolt tõestatud volikirjad (sagedasti nn maksuvabade firmade volikirjad), mis on aktsionäri esindaja teadmatusest jäetud legaliseerimata Eesti välisministeeriumi ametiasutustes.
Enne koosoleku kokkukutsumist tasuks notarile näidata ka aktsiaseltsi aktsiaraamatut, mis on aluseks koosolekul osalevate aktsionäride nimekirja koostamisel. Sagedamini esinevad puudused on vead aktsiaraamatusse kantud aktsionäride nimede õigekirjas ning neile kuuluvate aktsiate järjekorranumbrites ning arvus. Esineb ka õiendamata mahakriipsutusi ning parandusi.
Hulgaliselt on üldkoosolekutel probleeme tekitanud isikusamasuse tuvastamise aluseks olev nn muu dokument peale passi. Juhatus, kutsudes kokku üldkoosoleku, võiks segaduste vältimiseks aktsionäridele ka passi kaasavõtmise vajalikkusest teatada. Notariaadiseaduse § 47 lg 1 sätestab, et notariaaltoimingu tegemisel tuvastab notar osalevate füüsiliste isikute või nende esindajate ning juriidiliste isikute esindajate isikusamasuse passi või seda asendava dokumendi alusel.
Eesti kodaniku isikut ja kodakondsust tõendavate dokumentide seadus sätestab, et isiku tõendamisel on aluseks Eesti ametiasutuse väljaantavad dokumendid, kui neil on foto, ees- ja perekonnanimi. Kahjuks puudub autojuhilubadel ametiasutuse nimi, mis on need väljastanud.
Autor: Gunnar Savisaar